ابوالفضل بجانی | Abolfazl Bejani

چه زمانی یک کار واقعاً «تمام شده» است؟ یکی از ابهام‌های رایج در کارهای سازمانی این است که هرکس برداشت متفاوتی از عبارت «کار انجام شد» دارد. برای کارشناس، ممکن است همین‌که پیش‌نویس را آماده و ارسال کرده باشد، کار تمام‌شده تلقی شود؛ برای مدیر، شاید پایان کار زمانی باشد که اصلاحات اعمال، تأییدها دریافت و نسخه نهایی آماده ابلاغ شده باشد؛ و برای بهره‌بردار، کار فقط هنگامی تمام است که خروجی بدون توضیح اضافی قابل استفاده باشد. مفهوم Definition of Done یا «تعریف انجام‌شدن» برای رفع همین فاصله میان برداشت‌ها شکل گرفته است. تعریف انجام‌شدن، مجموعه‌ای از معیارهای روشن، مشترک و ازپیش‌توافق‌شده است که تعیین می‌کند یک کار در چه شرایطی واقعاً کامل، قابل تحویل، قابل استفاده و منطبق با سطح کیفیت مورد انتظار است. به بیان ساده، این مفهوم مرز میان «روی کار فعالیت شده است» و «کار به نتیجه رسیده است» را مشخص می‌کند. برای مثال، تدوین یک شیوه‌نامه صرفاً با پایان نگارش متن تمام نمی‌شود. ممکن است متن نوشته شده باشد، اما هنوز تعارض میان مواد برطرف نشده، اطلاعات و تاریخ‌ها کنترل نشده، نظر واحدهای تخصصی دریافت نشده، اصلاحات مدیریتی اعمال نشده، صفحه‌آرایی نهایی نشده یا نسخه PDF بدون اشکال تهیه نشده باشد. در چنین وضعی، محصولی تولید شده است، اما هنوز نمی‌توان آن را «انجام‌شده» دانست. یک شیوه‌نامه زمانی واقعاً تمام‌شده است که محتوای آن کامل و منسجم باشد؛ مسئولیت‌ها، فرایندها و حدود اختیار روشن شده باشند؛ ابهام و تعارض مهمی باقی نمانده باشد؛ اطلاعات، اعداد، تاریخ‌ها و استنادها کنترل شده باشند؛ اصلاحات مورد توافق اعمال شده باشند؛ قالب نهایی آماده باشد؛ تأیید مسئول ذی‌صلاح دریافت شده باشد و نسخه‌ای مشخص، معتبر و قابل ابلاغ در اختیار سازمان قرار گیرد. این مفهوم با «فهرست وظایف» تفاوت دارد. فهرست وظایف می‌گوید چه اقداماتی باید انجام شود؛ اما تعریف انجام‌شدن مشخص می‌کند با چه شواهدی می‌توان گفت مجموعه آن اقدامات به یک نتیجه کامل و قابل اتکا تبدیل شده است. برای نمونه، عبارت «گزارش مسابقات تهیه شود» یک وظیفه است؛ اما تعریف انجام‌شدن آن می‌تواند این باشد: اطلاعات همه استان‌ها دریافت و کنترل شده باشد، آمار با مستندات تطبیق داده شود، نتایج فنی تأیید شوند، گزارش تحلیلی و تصویری تکمیل گردد، متن بازبینی شود، نسخه نهایی به تأیید مسئول مربوط برسد و فایل‌های قابل ویرایش و قابل انتشار در محل رسمی ثبت شوند. تعریف انجام‌شدن همچنین با «مهلت تحویل» یکی نیست. مهلت مشخص می‌کند کار تا چه زمانی باید به پایان برسد؛ اما تعریف انجام‌شدن می‌گوید در آن زمان، خروجی باید چه ویژگی‌ها و چه سطحی از کیفیت را داشته باشد. ممکن است فایلی در موعد مقرر ارسال شود، اما چون ناقص، کنترل‌نشده یا غیرقابل استفاده است، هنوز تمام‌شده محسوب نشود. پیش از آغاز هر مأموریت، بهتر است تیم درباره چند پرسش به توافق برسد: خروجی نهایی دقیقاً چیست؟ چه اجزایی باید حتماً تکمیل شوند؟ چه کنترل‌های محتوایی، فنی، مالی، حقوقی یا اداری لازم است؟ چه کسی باید خروجی را بررسی و تأیید کند؟ فایل یا محصول در چه قالبی باید تحویل شود؟ چه خطاها، ابهام‌ها یا اقدامات بازی نباید باقی مانده باشد؟ کار در چه وضعیتی واقعاً آماده استفاده، ابلاغ یا انتشار است؟ هرچه پاسخ این پرسش‌ها روشن‌تر باشد، احتمال اختلاف، دوباره‌کاری، تحویل ناقص و اتلاف زمان کمتر می‌شود. در مقابل، وقتی تعریف انجام‌شدن وجود ندارد، کارها میان چند وضعیت مبهم معلق می‌مانند: «تقریباً آماده است»، «فقط یک اصلاح کوچک دارد»، «برای تأیید فرستاده شده»، «نسخه نهایی هنوز نیامده» یا «من فکر می‌کردم مسئولیت این بخش با واحد دیگری است». ارزش مدیریتی این مفهوم فقط در کنترل کیفیت نیست. تعریف انجام‌شدن، مسئولیت‌ها را شفاف می‌کند، امکان تحویل‌گیری واقعی را فراهم می‌سازد، کیفیت را از سلیقه افراد مستقل می‌کند و میان مدیر، مجری و بهره‌بردار زبان مشترک می‌سازد. البته تعریف انجام‌شدن نباید به فهرستی طولانی، تشریفاتی و دست‌وپاگیر تبدیل شود. معیارها باید ضروری، روشن، قابل سنجش و متناسب با اهمیت کار باشند. برای یک پیام اداری کوتاه، چند معیار محدود کفایت می‌کند؛ اما برای یک شیوه‌نامه ملی، اعزام ورزشی، قرارداد، گزارش رسمی یا برگزاری رویداد، تعریف انجام‌شدن باید دقیق‌تر و چندلایه‌تر باشد. در نهایت، کار زمانی تمام نشده که دیگر روی آن کار نمی‌کنیم، از زمان آن عبور کرده‌ایم یا فایل را برای کسی فرستاده‌ایم. کار زمانی تمام شده است که آنچه وعده داده‌ایم، با کیفیت توافق‌شده، کنترل لازم و قابلیت استفاده واقعی تحویل شده باشد. «انجام کار» یک فعالیت است؛ اما «انجام‌شدن کار» یک وضعیت قابل اثبات است.