Websoft

Есть люди, которые интуитивно раскладывают задачи по полочкам, отсеивают лишнее и укладываются во все дедлайны. Есть те, кому просто нужно больше времени, чтобы разобраться в своей работе и расходовать силы максимально эффективно. А есть сотрудники, которые систематически хватаются за все подряд, постоянно суетятся, но при этом неизменно срывают сроки и показывают не лучшие результаты. Встроенные навыки тайм-менеджмента даны не всем. Как отсутствие навыков управления временем мешает работе? Сидит человек, делает отчет на завтра. Вдруг приходит сообщение в рабочий чат: просьба срочно прислать фотографии СММ-менеджеру. Одновременно на почту падает письмо с напоминанием о совещании в следующий понедельник. Сотрудник вспоминает, что к совещанию нужно подготовиться. И вот уже забыты и отчет, и просьба срочно отправить фотографию... А к вечеру не готовы ни то, ни другое, ни третье. Сотрудник в панике: как же так, он весь день работал, а толку шиш. А ведь срочная задача у него была всего одна, и та – на пять минут. Если навыков тайм-менеджмента нет, сотрудник испытывает стресс от каждой новой задачи. Это мешает ему сосредоточиться на имеющейся работе, и из-за этого он стрессует еще больше. И еще менее эффективен. Такой вот замкнутый круг. Как помочь? Если вы руководитель – первое время планируйте работу вместе с сотрудником, когда ставите задачу. На день, неделю, месяц – как будет удобнее. Во-первых, помогите разбить масштабные задачи на подзадачи. Научите сотрудника "есть слона по частям". Во-вторых, помогите определить последовательность шагов, выбрать самое срочное и важное. Согласно принципу Парето, на 20% задач уйдет 80% времени, а 80% пользы принесут только 20% всех действий. Это, кстати, касается не только масштабных долгосрочных задач, но и ежедневной рутины, для которой есть регулярные дедлайны. Лучше всего планировать в день как минимум одну подзадачу их долгосрочного проекта, а остальное время забивать рутиной согласно матрице Эйзенхауэра, распределив постоянные задачи по осям важности и срочности. В-третьих, закладывайте "подушку безопасности" – дополнительные 30% времени на выполнение неожиданных задач и доработку. Так сотрудник убережет себя от срыва сроков. И еще несколько простых советов, которые можно дать сотруднику: – фиксировать все поступающие задачи; – все, что можно сделать за две минуты – делать сразу и вычеркивать; — ставить напоминания о событиях и дедлайнах — периодически пересматривать и актуализировать списки задач; – если случился "затык" – лучше перейти к следующей задаче, а к этой вернуться позже. А еще посоветуйте человеку прислушаться к себе: обратить внимание, когда он "в ударе", и планировать сложную и интенсивную работу именно на это время.

Есть люди, которые интуитивно раскладывают задачи по полочкам, отсеивают лишнее и укладываются во все дедлайны. Есть те, кому просто нужно больше времени, чтобы разобраться в своей работе и расходовать силы максимально эффективно. А есть сотрудники, которые систематически хватаются за все подряд, постоянно суетятся, но при этом неизменно срывают сроки и показывают не лучшие результаты. Встроенные навыки тайм-менеджмента даны не всем. Как отсутствие навыков управления временем мешает работе? Сидит человек, делает отчет на завтра. Вдруг приходит сообщение в рабочий чат: просьба срочно прислать фотографии СММ-менеджеру. Одновременно на почту падает письмо с напоминанием о совещании в следующий понедельник. Сотрудник вспоминает, что к совещанию нужно подготовиться. И вот уже забыты и отчет, и просьба срочно отправить фотографию... А к вечеру не готовы ни то, ни другое, ни третье. Сотрудник в панике: как же так, он весь день работал, а толку шиш. А ведь срочная задача у него была всего одна, и та – на пять минут. Если навыков тайм-менеджмента нет, сотрудник испытывает стресс от каждой новой задачи. Это мешает ему сосредоточиться на имеющейся работе, и из-за этого он стрессует еще больше. И еще менее эффективен. Такой вот замкнутый круг. Как помочь? Если вы руководитель – первое время планируйте работу вместе с сотрудником, когда ставите задачу. На день, неделю, месяц – как будет удобнее. Во-первых, помогите разбить масштабные задачи на подзадачи. Научите сотрудника "есть слона по частям". Во-вторых, помогите определить последовательность шагов, выбрать самое срочное и важное. Согласно принципу Парето, на 20% задач уйдет 80% времени, а 80% пользы принесут только 20% всех действий. Это, кстати, касается не только масштабных долгосрочных задач, но и ежедневной рутины, для которой есть регулярные дедлайны. Лучше всего планировать в день как минимум одну подзадачу их долгосрочного проекта, а остальное время забивать рутиной согласно матрице Эйзенхауэра, распределив постоянные задачи по осям важности и срочности. В-третьих, закладывайте "подушку безопасности" – дополнительные 30% времени на выполнение неожиданных задач и доработку. Так сотрудник убережет себя от срыва сроков. И еще несколько простых советов, которые можно дать сотруднику: – фиксировать все поступающие задачи; – все, что можно сделать за две минуты – делать сразу и вычеркивать; — ставить напоминания о событиях и дедлайнах — периодически пересматривать и актуализировать списки задач; – если случился "затык" – лучше перейти к следующей задаче, а к этой вернуться позже. А еще посоветуйте сотруднику прислушаться к себе: обратить внимание, когда он "в ударе", и планировать сложную и интенсивную работу именно на это время.

Дорогие коллеги! Мы запустили серию вебинаров по следам прошедшей недавно конференции Websoft.Пратика. К их ведению мы приглашаем наших клиентов: они покажут свои кейсы и расскажут о собственном опыте HR-автоматизации самых разных процессов. С удовольствием приглашаем вас на первый вебинар: 28 апреля 2022 в 12.00 Алина Сумарокова из Московского индустриального банка расскажет о том, как построить учебный портал на базе Websoft HCM, не прибегая к доработкам и используя только стандартные возможности Websoft HCM. Подробно рассмотрим следующие вопросы: 1. Как сделать Учебный портал современным, используя только коробочные шаблоны Websoft HCM? 2. Построение адаптации сотрудников «Путеводитель новичка — Модульная программа — План обучения». 3. Организация каталогов в Администраторе Websoft HCM и формирование отчетов в сложной орг. структуре. 4. Как мы организовали Банк знаний без модуля Библиотека? 5. Лайфхак: Как провести КВС через Опросы. Логика организации процедуры. Ждем вас! Регистрация: https://news.websoft.ru/webinar/webinar-info.html?code=28042022 И еще скоро подготовим график следующих встреч.

Этот фрагмент из британского сериала забавно, но очень точно показывает, что бывает, если компания не занимается адаптацией сотрудника (спойлер: несмотря на успех на новом месте, героиня его все же покинула). Впрочем, сейчас в необходимости поддержать новичка в первые месяцы работы, кажется, уже никто не сомневается. Однако нам еще есть, что сказать на эту тему. Обучение персонала часто персонализировано в той или иной степени. В зависимости от позиции, способностей и потенциала сотрудника для него подбираются курсы, которые принесут ему и компании больше всего пользы. Однако вводный, адаптационный курс нередко делают универсальный, один для всех. И новички с разным бэкграундом, попав в его жернова, справляются с ним по-разному. А перед компанией стоит прямо противоположная задача: найти к каждому из них такой подход, чтобы привести их работу к единому требуемому стандарту. По-настоящему эффективный адаптационный курс должен быть гибким и изменяемым. Короткие модули-уроки по 5-15 минут, учебные объекты для повторного использования. Вводное тестирование поможет определить сильные и слабые стороны каждого новичка и собрать для них индивидуальные курсы из модулей. Можно даже добавить дополнительные курсы из библиотеки, если тест покажет потребность в них. В результате подготовка принесет максимальный эффект: каждый сотрудник будет знать, что и зачем ему нужно, как он будет использовать это в своей работе.

Адаптация в «Зените» Эта игра слов имеет буквальное значение: за два года автоматизированная адаптация на платформе Websoft HCM (WebTutor) стала привычной частью процесса обучения новичков в подразделениях российского банка «Зенит». Задача: перенести программу адаптации новых сотрудников с «бумаги» в электронный формат и автоматизировать процесс. Условия В 2018 году в связи с активным ростом розничной сети в банке запустили систему «Школа нового сотрудника» с электронными курсами и очными тренингами, чтобы выводить новичков на нужный уровень всего за месяц. Параллельно в блоке малого и среднего бизнеса сотрудники заполняли Дневник адаптации — файл в формате Word с теорией и практическими заданиями на 21 день. Контролировать учебный процесс и обновлять его было сложно, а хранить материалы и результаты – неудобно. Стало понятно: без автоматизации инструмента дальше дело не пойдет. Полгода потребовалось на анализ и составление программы. Пилотирование длилось около месяца, все работы банк осуществил своими силами. Решение на платформе Websoft Сначала инициаторы проекта составили описание каждодневных действий для трех ролей участников процесса адаптации: новый сотрудник, наставник (опытный сотрудник, назначенный руководителем) и руководитель (может также выполнять роль наставника). 1. Алгоритм программы адаптации – Бизнес-тренер проводит с новичком и руководителем установочную сессию и излагает план мероприятий на время испытательного срока. – Бизнес-тренер отправляет запрос на запуск программы адаптации сотрудникам, отвечающим за дистанционное образование. – После формирования программы руководителю и сотруднику приходит уведомление. Руководитель выбирает на Портале обучения наставника, и ему тоже приходит уведомление. 2. Особенности заданий В первые дни сотрудник и наставник получают простые задания: знакомство с коллективом, деловой обед с наставником/руководителем. Затем – изложение сути работы: знакомство со стандартами, ссылки на памятки, новые задания. Постепенно сотрудник получает задачи практического характера: назначить встречу, пообщаться с клиентом (с наставником, потом самостоятельно). В итоге через 21 день он знает продукты, умеет работать в ПО, выполняет непосредственные обязанности. 3. Работа с наставником В первые дни наставник плотно занят новичком: комментирует задания, знакомит с ПО, показывает возможные ошибки. На 8-й, 15-й и 21-й день сотрудник, руководитель и наставник встречаются, чтобы обсудить процесс и результаты. Каждое утро наставник проверяет остаточные знания и даёт рекомендации. Каждый вечер – собирает впечатления от рабочего дня, обсуждает домашнее задание. Если наставник занят, сотрудник сам может ознакомиться с материалами по ссылкам. 4. Методика обучения В программу «зашиты» дистанционное и очное обучение на весь рабочий день. Ежедневно для новичка активируются 2-3 курса, прохождение фиксируется в системе. 5. Отчетность Отчет на портале позволяет руководителю и обучающим понимать, на каком этапе адаптация. Также дорабатывается отчет, позволяющий отслеживать комментарии наставника и сотрудника в рамках программы. Итоги – Рабочая система, ценность которой осознают новые сотрудники, их руководители, бизнес. – Упрощенная процедуру адаптации новых сотрудников банка. – Руководителю/наставнику не нужно думать о заданиях, он понимает, что должен дать сотруднику, чтобы тот вышел на результат. – Система гибкая и удобна для обновления и трансформации. Кейс в деталях: https://blog.websoft.ru/2021/01/onboarding.html

Эффективность корпоративного обучения очень трудно измерить. Большинство экспертов сходятся в том, что корректно определить уровень возврата инвестиций (ROI) от корпоративного обучения удается лишь в очень немногих случаях, поскольку оно идет в сцепке с другими мероприятиями. Тем не менее, изучение и анализ метрик поможет вам увидеть зоны роста и найти возможности для оптимизации. Сегодня – самые важные HR-метрики в области обучения персонала в формате карточек. Другие карточки: – Метрики подбора персонала – Метрики развития сотрудников

Удобство складывается из мелочей. QR-коды – это как раз такая мелочь. С тем, для чего раньше был необходим компьютер, сейчас на раз-два справляется простенький смартфон. А вместо того, чтобы вбивать пальцами адрес страницы или запрос, теперь достаточно навести камеру телефона на QR-код – он сам отправит вас к нужной информации. Смартфоны сейчас есть у всех. QR-коды можно использовать во множестве HR-процессов. Хотите познакомить новичка с компанией? Разместите в зоне общего доступа код, ведущий на корпоративный сайт или аккаунт в соцсетях. У сотрудника есть жалоба или предложение? Вот код с ссылкой на форму для заполнения. В обучении, когда человеку требуется масса новой информации, QR-коды особенно полезны. Преподаватель очного тренинга может создать QR-коды со ссылками на полезные презентации (электронные курсы, тесты, электронные книги и т.д.) в базе знаний. Распечатка раздается или вешается в аудитории, а материалы доступны мгновенно – обучаемому достаточно отсканировать код. Такой способ тем более удобен для электронного обучения. Например, для непрерывного обучения по промышленной или пожарной безопасности можно разместить на видном месте (на территории предприятия, на оборудовании, на бумажной инструкции) QR-коды со ссылкой на электронный курс или тест. Обычно для генерации QR-кодов нужно специальное ПО, которое создает ссылки на веб-страницы для просмотра в браузере. А если для обучения используется мобильное приложение? Мы встроили генерацию прямо в интерфейс WebSoft HCM. QR-код для любого объекта генерируется в один клик и может вести как на учебный портал (в браузере) так и в мобильное приложение Websoft Mobile. Сотрудник, в свою очередь, сканирует код смартфоном – с помощью механизмов ОС телефона или внутри Websoft Mobile – и готов немедленно приступить к обучению, тестированию, чтению и так далее. Такая мелочь, что кажется, о ней и говорить не стоит. Но именно такие простые вещи делают жизнь удобнее, а работу – эффективнее.

Перфекционизм – такое же мнимое благо, как трудоголизм. Слишком тонка грань, за которой желание идеально выполнить задачу трансформируется в страх провала, мешающий даже приступить. В итоге такой сотрудник превращается в прокрастинатора и живет по заповеди «Лучше сделать хорошо, но никогда, чем кое-как и сегодня». Почему перфекционизм вредит? В своем стремлении к совершенству перфекционисты тратят уйму ресурсов, как физических, так и ментальных. Они боятся начинать, если не уверены в результате. Они настолько фиксируются на своих ошибках – даже потенциальных, что не могут сосредоточиться на работе. При этом они совершенно не готовы признавать свои промахи и воспринимают критику в штыки. А эффективность страдает. Что с этим делать? Психология видит причину перфекционизма в низкой самооценке, а истоки последней кроются в детстве. Впрочем, мы так глубоко копать не будем, но попробуем разобраться, что делать с последствиями. Желание быть совершенным сотрудником, который в совершенстве выполняет свою работу, может, само по себе и неплохо. Но идеал недостижим просто в силу постоянной переменчивости условий жизни и работы. А сейчас мир меняется настолько быстро, что эталонов просто не существует – многое приходится изобретать на ходу. И как теперь разберешь – идеально у тебя получилось или нет? Тут будет уместно вспомнить один из наших постов об адаптации – в нем мы говорили о страхе признаться, что чего-то не знаешь. А ведь ошибаться и учиться на своих ошибках, узнавать новое, пробовать разные способы решения задачи, чтобы выбрать наиболее удачный – это нормально. Говорите об этом с сотрудниками и предлагайте свою помощь. Например: 1. Помогайте ранжировать задачи. В своем желании все сделать идеально сотрудник может упустить по-настоящему важную задачу и убить время на что-то незначительное. Расскажите, кто и как будет использовать результаты работы, и определите, для каких задач критичны сроки, для каких – качество, а что можно отложить или делегировать. 2. Давайте обратную связь. Обсуждайте задачи, хвалите за достижения, спрашивайте о сложностях, предлагайте вместе подумать над решением проблем. 3. Договоритесь с сотрудником действовать постепенно. Шаг за шагом вносите корректировки, и желаемый результат будет достигнут. Нужно только с чего-то начать.

Импортозамещение в HR: как внедрить новый программный продукт? Прекращение работы зарубежного софта в России и невозможность оплатить продукты иностранных поставщиков затронули область HR-автоматизации, поэтому перед многими компаниями встала задача импортозамещения. Тут, как говорится, у нас есть две новости: плохая и хорошая. Плохая: импортозамещение не провести одним кликом мышки – это полноценный проект по внедрению нового программного продукта. Хорошая: вы уже это делали, вы знаете свой бизнес, свои процессы и систему, которой пользовались прежде, как свои пять пальцев. Из своего опыта вы почерпнете информацию, которая поможет вам выбрать подходящий отечественный продукт. Вот шаги, которые вам нужно сделать для импортозамещения: 1. Анализ задач Хорошенько изучите то, чем уже пользуетесь. Какие недостатки есть у вашего старого продукта автоматизации? Какие функции оказались вам не нужны? Какие HR-задачи так и остались нерешенными? Не ищите точный аналог. Проанализируйте реальные потребности и планы на развитие – что вам нужно сейчас, что потребуется в перспективе – и составьте новый список требований. Это поможет вам найти долгосрочное решение. 2. План проекта Исходите из установки, что вы начинаете полноценный новый проект. Это значит, что вам нужны руководитель, ресурсы и достаточное количество времени. Спешка может очень дорого стоить. 3. Анализ данных Определите, что обязательно нужно перенести из одной системы в другую, а чем можно пожертвовать, чтобы не увеличивать объем и стоимость работ . Во-первых, у вас наверняка есть данные, которыми никто не пользуется или которые вот-вот устареют. Во-вторых, из-за различий в архитектуре систем полная миграция обычно невозможна. 4. Анализ нового программного продукта Тут важно обратить внимание на несколько факторов. Во-первых, убедитесь, что продукт вам действительно подходит. Если в продукте используются западные технологии – вы рискуете, поскольку неясно, сколько они еще будут доступны. Привлеките ваших IT-специалистов, чтобы убедиться, что новый софт создан на собственных или открытых технологиях. Во-вторых, сузьте выбор: чем он шире, тем вам будет сложнее остановиться на чем-то одном. Изучите сайты, опросите коллег и выберите 3-4 системы, которые максимально близки к тому, что вам нужно. А их проанализируйте глубже. В-третьих, не гонитесь за инновациями. Вам нужна рабочая система, а новое решение может оказаться очень сырым. Обратите внимание на те продукты, которые отвечают вашим задачам, уже успешно внедрялись и работают на российском рынке. В-четвертых, постарайтесь не превратить свою систему автоматизации в «лоскутное одеяло». Дробность элементов из разных систем вызывает проблемы с управлением, обновлением и развитием, поскольку все они работают по-разному. Если при переходе получится сократить количество систем до одной с широкими возможностями для интеграции – вы только выиграете. 5. Обучение пользователей Любое импортозамещение – это новая система для пользователей, с новым интерфейсом, структурой, внутренней логикой. А еще это стресс, и оставлять людей с ним наедине нельзя. Планируйте миграцию открыто, оповестите сотрудников заранее, чтобы они сохранили нужные материалы и просто были готовы, организуйте обучение и поддержку – и переход будет почти безболезненным. 6. Коммуникация с IT Вашим IT-специалистам нужно принять новую систему, понять, как она администрируется, что они могут сделать, а что нет. Поэтому будьте с ними на связи и привлеките их к выбору нового продукта, иначе система у вас будет, но сделать с ней вы ничего не сможете. Резюмируя изложенное: планируйте импортозамещение в HR, исходя из собственных задач. И используйте замену системы как возможность: – провести апгрейд существующих инструментов, – внедрить то, что вы не могли делать с предыдущим ПО, – отсечь лишнее. Подробнее – в блоге генерального директора Websoft Алексея Королькова на HR-Portal: https://hr-portal.ru/blog/importozameshchenie-v-hr-kak-pereyti-na-novyy-programmnyy-produkt

12 новых фишек Websoft HCM Мы всегда говорим: автоматизация – процесс не конечный, а постоянный. Просто потому что мир меняется, бизнес меняется, подходы в управлении и взаимодействии внутри компании тоже меняются. А значит – и мы меняемся постоянно, чтобы каждый новый релиз Websoft HCM отвечал запросам заказчиков и даже опережал их. Перечислим основные нововведения прошлого года, которые будут полезны для вас в 2022-м. 1. Новый интерфейс портала С конструктором интерфейсов и акцентом на возможность контроля работы и обучения персонала со стороны руководителей. Благодаря подходу low-code создать гармоничный, визуально понятный и удобный портал под конкретные задачи сможет даже простой HR-специалист, а не программист. 2. Новые интерфейсы для HR Системы эволюционируют. И Websoft HCM мы тоже начали перестраивать так, чтобы сложное внутреннее устройство управлялось легко. Поэтому интерфейс для HR прост и понятен. 3. Развитие средств коммуникации с удаленными сотрудниками Платформа уже интегрирована с Teams, Zoom и Webinar.ru. Кроме того, мы выпустили новую версию виртуального класса. 4. LXP — Learning eXPerience Этот подход позволяет уйти от привычной концепции обязательного обучения. Теперь сотрудники могут сами организовать свое обучение, вести тематические каналы, ленты, обмениваться опытом, выявлять экспертов и проводить обучение на любую тему при помощи новых сервисов. 5. Облачные электронные курсы Это обновляемая библиотека из более чем 100 курсов, которые вы можете использовать в учебных программах. Мы поддерживаем технологию xApi, которая дает возможность использовать курсы с любого сервера, включая облачные, если компания использует свою СДО внутри сетевого периметра. 6. Прокторинг 2.0 Мы полностью переработали систему прокторинга. Теперь проктор может не только наблюдать за происходящим в кадре самостоятельно, но фиксировать нарушения при помощи автоматики: например, засекать посторонние голоса и лица, шпаргалки. Нагрузка между прокторами распределяется равномерно. 7. Рекомендательный сервис Он автоматически формирует для пользователя рекомендации по обучению и умеет работать с нейросетями. 8. Новые готовые решения Это дополнительные приложения внутри платформы Websoft HCM для управления процессами – оценкой, постановкой целей, обучением и т.д.. Вы можете выбрать самые актуальные и запустить их без специальной подготовки. 9. Новая версия Websoft Mobile Теперь ваши сотрудники могут получить доступ к сервисам системы с мобильного телефона. 10. Дополнительные HR-сервисы «в коробке» Управление отпусками и графиками, учет рабочего времени, формирование проектных команд с точки зрения компетенций сотрудников. 11. Новый механизм API Мы верим в открытость. Поэтому документировали API и всю систему так, чтобы интеграция платформы с внешними системами стала еще проще. 12. Переезд в Яндекс.Облако Что особенно актуально в контексте импортозамещения, между прочим! Для переезда мы решили ряд технических задач внутри Websoft HCM. В частности, реализовали поддержку микросервисной архитектуры, благодаря чему теперь можем использовать Kubernetes для развертывания системы. Кроме того, мы создали механизм Websoft Inventa для управления платформой в облаке, который умеет динамически подстраиваться под нагрузку и при необходимости разворачивать дополнительные сервера. Что еще добавить? Не софтом единым: качество сервиса для нас тоже в приоритете. Поэтому мы ввели новый формат работы техподдержки с заказчиками – не с помощью привычных заявок, а в чате. Четверть года уже прошла. Это означает, что у нас есть новые карты в рукаве, и мы уже постепенно выкладываем их на стол. Так что подписывайтесь и будьте в курсе новых возможностей!

Сотрудники постоянно "кочуют" с позиции на позицию, и перемещения эти могут быть горизонтальными или вертикальными. Бывает, что HR-специалисту кажется, что сотрудники развиваются, а они, в свою очередь, жалуются на отсутствие развития и уходят. Что именно пошло не так, где возникло противоречие, помогут увидеть метрики развития. О метриках подбора персонала мы писали тут: https://t.me/WebsoftHR/508

Мобильное приложение для сотрудников большой сети Один из свежих кейсов от WebSoft – это приложение для сети магазинов «Магнит». «Магнит» – одна из ведущих розничных сетей по продаже продуктов питания в России. На 30 июня 2021 года компания насчитывала 22 344 торговых точек в более чем 3 800 населенных пунктах 67 регионов, а в программе лояльности участвовали более 50 млн человек. В такой крупной сети вопрос обучения сотрудников стоит остро. Рассказываем, как мы с этим справились. Задачи: 1. Обучить сотрудников огромной сети по единым стандартам. 2. Создать комфортные условия для обучения сотрудников на рабочем месте. 3. Организовать непрерывное обучение вне зависимости от внешних обстоятельств (например, пандемии, которая сделала очное обучение невозможным). Условия: В «Магните» работает около 300 000 сотрудников разных категорий. Это продавцы и водители, кладовщики и другой персонал, и все они нуждаются в обучении – очном и дистанционном. Дистанционное компания развивает на базе платформы Websoft HCM с 2019. Но поскольку количество ПК для обучения в магазинах и логистических центрах «Магнита» ограничено, зато у 80-85% сотрудников есть смартфоны, очевидным показалось решение внедрить мобильное приложение. Решение от Websoft 1. Мобильное приложение на платформе Websoft HCM Относительно мобильной версии портала у приложения есть ряд плюсов. Во-первых, мобильное приложение позволяет скачать учебные материалы и изучать их в автономном режиме, что актуально для удаленных населенных пунктов с медленным интернетом. Во-вторых, пуш-уведомления служат дополнительным каналом связи с сотрудниками. В-третьих, мобильное приложение интерактивно, может настраиваться под предпочтения пользователя и дает больше других возможностей. 2. Возможности приложения Сотрудник может скачать приложение с сервиса либо отсканировать QR-код. При авторизации адрес сервера не указывается: для компании это было очень важно с точки зрения пользовательского опыта. В кастомизированном приложении сотруднику доступны курсы, тесты и опросы, которые разбиты на категории тегами. Карточки курсов открываются до запуска плеера. Все назначенные материалы доступны в персональном разделе «Мое обучение». А раздел «Рекомендованное обучение» — это готовый виджет со списком курсов, которые могут быть интересны пользователю. А если у сотрудника появились вопросы, на помощь ему придет бот с готовыми ответами. 3. Особенности внедрения В «Магните» решили настроить и использовать свое уникальное приложение с глубокой кастомизацией и дополнительно настроить Android-версию, что потребовало участия администраторов-инфраструктурщиков, DevOps-специалистов, системных аналитиков, разработчиков, представителей службы информационной безопасности. В результате плеер курсов, тестов и опросов из ядра коробочной версии были изменены под корпоративный дизайн, а интерфейс приложения – полностью переработан. Также реализована интеграция с решением по дополненной реальности от компании ARGUMENT. Для защиты конфиденциальных данных в сети потребовалось разграничить уровни доступа. Итоги – Удобный образовательный сервис позволяет сотрудникам учиться в любом месте и в удобное время. – Доступ к знаниям есть даже в режиме офлайн. – Сотрудники могут отслеживать результаты обучения и при необходимости повторять нужное. На достигнутом в «Магните» останавливаться не планируют: еще не все возможности портала перенесены в приложение. Например, в нем еще появятся подраздел «Моя команда» с успехами сотрудников (для руководителей), поиск мероприятий, усовершенствованная система уведомления, база знаний и аналитика для корпоративной академии. Кейс в деталях: https://blog.websoft.ru/2022/03/300-66.html

Продолжим разговор об эффективности персонала и психологических факторах, которые на нее влияют. Кажется, что трудоголик в коллективе – великое благо: работает от зари до зари, берет переработки, не отказывается выйти в выходной. Но долго ли продлится такой запал? Так недолго и до эмоционального выгорания, которое сделает работу почти невозможной. Получается, что трудоголизм – это проблема не только отдельно взятого человека: он может стать и проблемой организации. Что делает человека трудоголиком? Причины могут быть разными. Одни люди не умеют распределять ресурсы и отдыхать, расслабляться. Другие буквально подсаживаются на работу в условиях дедлайна и на чувство эйфории от окончания очередного проекта. Третьи компенсируют переработками отсутствие отношений или проблемы в семье. При этом сам сотрудник может и не замечать, что с ним что-то не так. Что делать HR-специалисту? На что обратить внимание и как помочь трудоголику? Первый звоночек, предупреждение о надвигающемся выгорании – частые ошибки со стороны сотрудника. Помарки, опечатки, забывчивость. Вдруг то, что всегда шло как по маслу, требует от трудоголика огромных усилий. Простые задачи даются с трудом. Посоветуйте сотруднику прислушиваться к себе и не пренебрегать перерывами: иногда достаточно всего на пару минут покинуть рабочее место и сделать несколько глубоких вдохов и выдохов. Поговорите с сотрудником, опираясь на наши советы по обратной связи. Подчеркните его достижения, проявите участие и предложите помощь. Например с ранжированием задач или делегированием: назначьте коучинг или дополнительное обучение на эту тему. Проверьте, давно ли человек был в отпуске: возможно, самое время предложить ему взять паузу. Эффективность сотрудника зависит не только от того, как он работает, но и от качества отдыха – напоминание об этом никогда не будет лишним.

Раз мы рассказываем об опыте внедрения автоматизации HR на конкретных примерах, стоит описать и наш подход в целом. Проект по внедрению платформы Human Capital Management от Websoft может стать сложным и продолжительным для компании. Его можно реализовать собственными силами заказчика (если есть свои квалифицированные специалисты), а можно позвать на помощь нас. Мы сделаем все сами или скооперируемся с вашей командой. Взвесьте все «за» и «против», оцените свои возможности и выберите самый подходящий вариант: 1. Вы находите среди наших коробочных решений с открытой документацией, те, что вам подходят, и внедряете их сами. 2. Коробочное решение вам подходит, но с оговорками: нужна адаптация. На этот случай у нас есть методология экспресс-внедрения, когда основные типовые процессы мы очень быстро настраиваем под потребности заказчика. Буквально неделя – и процесс запущен! 3. Ваши бизнес-процессы настолько специфичны, что экспресс-внедрения недостаточно: нужна глубокая кастомизация системы. Websoft в таких обстоятельствах работает максимально гибко, внедряя автоматизацию по разным моделям: – Классический водопадный метод: пишем техническое задание, потом внедряем. – Аgile-подход: мы шаг за шагом, итерация за итерацией, движемся к максимальной автоматизации, но не хватаемся за все подряд и решаем задачи по мере возникновения. Платформа Websoft HCM довольно масштабная и сложная, поэтому мы не только даем нашим заказчикам этот инструмент, но и учим его эффективно использовать. Для этого у нас есть: – Портал для обмена знаниями с базами знаний, сообществами и обсуждениями. – Электронные курсы для самостоятельного изучения. – Учебные программы для разработчиков и администраторов системы. – Очные консультации. – Help Desk: оперативная техподдержка, в которой мы отвечаем на вопросы и разбираемся с ошибками и замечаниями. – Service Desk, через которую нам можно поручить выполнение тех или иных задач. Настроив процессы, вы создадите собственную версию Websoft HCM, которая поможет как HR, так и сотрудникам и руководителям. Мы в этом уверены, потому что занимаемся автоматизацией уже более 20 лет и продолжаем совершенствовать платформу здесь и сейчас, отвечая на самые актуальные запросы – запросы бизнеса в общем и вашей компании в частности.

Ошибки в процессе адаптации персонала Если в вашей компании предусмотрена программа адаптации новых сотрудников – это уже хорошо. Но выполняет ли она свои задачи? Все ли в ней продумано и несет пользу? Или она исполняет скорее декоративную роль? Хорошая программа адаптации должна привить сотруднику культуру и ценности компании, сделать его лояльным и дать почувствовать себя частью коллектива, снизить тревожность новичка и помочь ему быстрее приобрести необходимые навыки. Если этого не происходит – в процесс закралась ошибка. Поговорим о самых частых ошибках в адаптации персонала и поразмышляем, как их исправить. Слишком большой объем информации Новый коллектив, новый офис и новые обязанности – для человека уже стресс. А если попытаться уместить в первый день оформление документов, пару тренингов и тестовое задание – новичок будет нервно смотреть на дверь и задумается, возвращаться ли ему завтра. Адаптация – это вопрос не одного-двух дней, не недели и даже не месяца. Лучше всего организовать процесс так, чтобы он не занимал больше пары часов в день и длился не менее двух месяцев. Так человек успеет постепенно освоиться в коллективе, «въехать» в работу, усвоить новые знания и начать их применять. Отсутствие поддержки со стороны опытных сотрудников Новичок не должен быть один. Брошенный в новой обстановке без понимания, к кому обратиться за помощью, он может адаптироваться бесконечно долго, но так и не преуспеть. Это сказывается и на его самооценке, и на качестве работы, а от этого никто не выиграет. Более опытный коллега или наставник поможет человеку быстрее влиться в коллектив, объяснит существующие порядки и оперативнее руководителя ответит на простые вопросы. А их у новых сотрудников обычно очень много! Отсутствие четких ожиданий Даже если новичок пришел выполнять знакомую работу, с компанией он только знакомится. А ведь он наверняка захочет сразу произвести приятное впечатление на коллег и руководителя. Но как это сделать, если не знаешь критериев оценки? Сразу ставьте цели: объясняйте, зачем они ставятся, и как их достичь. Убедитесь, что новый сотрудник хорошо понимает, чего от него ждут. И обязательно давайте обратную связь! Гиперфиксация на образе компании «Я – последняя буква в алфавите», это мы знаем с детства. Но постоянное громкое «мы» попахивает антиутопией, не правда ли? Никто не хочет жить в антиутопии. «Мы транслируем такие-то ценности. У нас такая-то миссия, и вы должны ее разделять». На обучении – море красивых слайдов о компании и никакого интерактива. Конечно, каждый сотрудник – часть организации, шестеренка её сложного механизма. Но в первую очередь – человек, личность. Его идеи, его стремление к личному развитию смогут добавить ценности компании и принести синергетический эффект, если дать новичку открыто делиться мыслями и задавать вопросы. И, разумеется, задавайте вопросы сами! Так вы составите лучшее представление о новом сотруднике и его потенциале, а также поймете, как сделать адаптацию еще лучше.

Неверные решения в найме могут привести к миллионным убыткам. Однако в области HR есть десятки метрик, которые помогают видеть процессы в деталях, вовремя фиксировать отклонения и предотвращать проблемы. Оцифровка процессов кажется очень сложной, но лучше построить эту систему один раз, чтобы облегчить себе жизнь на годы вперед. Тем более, что и придумывать HR-специалисту ничего не нужно: всё придумано до нас. Мы сделали удобные карточки с описанием главных метрик для HR-менеджера, и будем публиковать их каждую неделю, так что оставайтесь на линии. Начнем с первого этапа в HR-цикле — с подбора. Как вы отслеживаете все коммуникации с клиентами в CRM-системе, так же должны фиксировать и данные о взаимодействии с кандидатами.

Оцифровка HR-процессов за 6 месяцев «РУСАЛ» — один из крупнейших в мире производителей алюминия. Всего за полгода нам удалось создать почву для повышения уровня вовлеченности и производительности более 50 тысяч (!) сотрудников компании с помощью WebSoft HCM. Рассказываем, как провести глобальную трансформацию «на лету». Задачи: 1. Унифицировать, комплексно оцифровать и синхронизировать HR-процессы. 2. Построить систему управления полным жизненным циклом развития персонала. 3. Интегрировать единую систему управления персоналом в инфраструктуру предприятия. 4. Создать общее цифровое пространство для обучения, оценки и развития. Условия: «РУСАЛ» имеет сложную структуру. Группа компаний – это большое количество юридических лиц, каждое из которых подходило к цифровизации HR-процессов по-разному. Отсюда сложности в части управления, мониторинга и сбора актуальной статистики. Решение от Websoft Мы запустили сразу несколько HR-процессов на базе Websoft HCM. 1. Адаптация сотрудников Обучение назначается сотрудникам автоматически при приеме на работу или переводе. Затем система отслеживает результаты и присваивает квалификации, на основе которых будет планироваться дальнейшее обучение. 2. Дистанционное обучение и тестирование «РУСАЛ» предлагает сотрудникам более 300 электронных курсов, которые используются почти во всех HR-процессах. E-learning портал на базе WebSoft HCM позволяет сотрудникам получать безопасный доступ к курсам и тестам с любого устройства и подавать заявки на прохождение курсов с ограниченным доступом. 3. Очное обучение Система фиксирует информацию о датах мероприятий, заполненности групп, загрузке преподавателей, используемых помещениях и оборудовании на основе данных процесса адаптации, индивидуальных планов развития (ИПР), заявок от сотрудников и планов обучения. На E-learning портале отображаются календарь, форма заявки и результаты обучения. 4. Обязательное обучение Для тех, кому требуется регулярно подтверждать свои знания, система отслеживает время очередного прохождения учебной программы и заранее назначает активность. Этот процесс позволяет сотрудникам подтверждать квалификацию, не отвлекаясь от работы, что обеспечивает непрерывность производственного цикла. 5. Оценка компетенций Помимо встроенных средств оценки (для различных случаев), в системе настроена интеграция с внешним оценочным центром (Linkis). Из WebSoft HCM инициируется процесс оценки, после чего система принимает результаты из Linkis. Все результаты отображаются в личном кабинете сотрудника на E-learning портале. 6. Кадровый резерв В программу «Кадровый резерв» может попасть любой сотрудник. Процесс формирования и согласования заявок в WebSoft HCM реализован с учётом особенностей иерархии в компании. Для согласованных кандидатов может быть назначена оценка компетенций или запущен процесс формирования ИПР. 7. Индивидуальные планы развития (ИПР) После формирования и утверждения ИПР на E-learning портале всеми согласующими система автоматически назначает сотруднику учебные активности, а также отслеживает статус и результат их прохождения. 8. Сбор потребностей в обучении для планирования бюджета Через руководителей подразделений собирается и передается информация о потребностях в обучении. На основе консолидированных данных система планирует затраты на обучение в следующий период. Итоги Взамен разрозненных систем, автоматизирующих отдельные HR-процессы, нам вместе с заказчиками и партнерами (компанией GMCS) удалось: – Создать единую цифровую платформу ГК «РУСАЛ» с унифицированными и стандартизированными HR-процессами. – Организовать сквозной и прозрачный процесс развития и управления человеческим капиталом. – Обеспечить возможность принимать более эффективные кадровые решения и повышать удовлетворенность сотрудников через систему корпоративного обучения и профессионального развития. Кейс в деталях: https://www.tadviser.ru/index.php/%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82:AL+_(%D0%B1%D1%8B%D0%B2%D1%88%D0%B0%D1%8F_%D0%A0%D1%83%D1%81%D0%B0%D0%BB)_(WebSoft_HCM)

Что изменилось и что стало главным в HR-автоматизации в марте-2022? Мне всегда нравилось разбираться в сложных вещах. Я получаю от этого огромное удовольствие, и чем сложнее задача - тем лучше. Чтобы быстро понять, как работает конкретная сфера - мы приглашаем экспертов, формируем гипотезу и проверяем ее на соответствующей аудитории. Так мы делаем на стратсессиях. И вчера мы построили панельную дискуссию на конференции Websoft.Практика именно так. Мы разбирались, что сейчас происходит и что актуально в сфере HR-автоматизации. Эксперты из Магнита, Ростелекома, Спортмастера и Websoft делились своим видением, а 150 профессионалов дополняли и ранжировали идеи. Вот главные темы: 1. Что сейчас происходит? 2. Какие задачи HR-автоматизации создают пользу для бизнеса сейчас? 3. Что важно сделать в ближайшие полгода? Чтобы использовать графики, учтите, что это конференция отечественного вендора (к примеру, поэтому задача импортозамещения получила умеренный приоритет, поскольку большинство уже её решили).

Актуальные вопросы HR-автоматизации – одна из множества тем, которые мы обсуждали на конференции Websoft.Практика. Самое главное в наглядных графиках.

Мы часто размышляем о том, что сотрудник компании – «винтик» в системе. Но даже винтики со временем ржавеют, а шестеренки стачиваются. А сотрудник – не набор функций, а живой человек со всеми вытекающими последствиями, и его эффективность может варьироваться по самым разным причинам. Стоит сразу развести понятия «продуктивность» и «эффективность». Можно сделать пятьдесят звонков и мало чего добиться. Можно весь день корпеть над документами и получить пшик. Можно сидеть на работе до полуночи и не сделать даже необходимый минимум. Почему так происходит? Причины разные: от опыта работы сотрудника или соответствия его навыков его обязанностям до его характера или темперамента. Часто понять, что не так, можно только из прямого разговора. Но в российских компаниях открытый диалог – явление нечастое, просто так сложилось исторически. Подчиненные боятся вовремя признаться, что чего-то не понимают, а руководители молчат до тех пор, пока не начнутся проблемы. Между тем, сотруднику важно знать, что здесь и сейчас он все делает правильно, и если он не получает этого подтверждения, оценки своей работы, то оказывается в состоянии неопределенности, и его мотивация снижается. Что делать? Компании в лице сотрудников, участвующих в HR-процессах, следует делать первый шаг и выходить на диалог. И отнюдь не только тогда, когда работник «накосячил»! Цель обратной связи для компании – подтвердить, что работник справляется со своими обязанностями, или скорректировать его действия в лучшую сторону. Цель получения обратной связи для работника – увидеть, как его воспринимают коллеги, и осознать свою ценность для компании. Как давать обратную связь? 1. Предупредите сотрудника о встрече заранее, чтобы он успел спланировать рабочее время, обдумать свои достижения и ошибки и просто морально подготовиться. Неожиданность может стать источником стресса, и эффективного разговора не получится. 2. Будьте спокойны, контролируйте эмоции и не переходите на личности. 3. Если нужно что-то скорректировать – предлагайте свои варианты решения и обсуждайте их, давайте советы. Чем меньше неопределенность – тем конструктивнее будет разговор. 4. Обратная связь – это не монолог: сотрудник тоже должен иметь возможность высказаться. Спросите, что у него получается, а что нет, почему, по его мнению, так происходит. Вы можете не видеть ситуацию в целом, и его ответы помогут вам достроить картину, а сотрудник поймет, что его голос слышен. 5. Примите решение вместе, обсудите дальнейшие действия и резюмируйте разговор. По сути, во время сеанса обратной связи вы с сотрудником калибруетесь – соотносите его цели в компании и цели компании в целом. И если вы видите будущее одинаково – вы на верном пути. Сотрудник получит нужную мотивацию, а компания – эффективного работника.