Андрей Шешенин | Ивент Университет

Казалось бы, само собой очевидно, что без плана невозможно выполнить ни одно сложное дело. Тем не менее нам очень трудно сесть и написать подробный план.   Почему мы не любим планировать? Этому есть очень простое и чисто физиологическое объяснение. Для любого человека крайне важно контролировать ситуацию вокруг. Этот механизм заложен в нас природой несколько миллионов лет назад, и он позволил человечеству выжить как виду. Но что такое планирование, как не путешествие по неизведанной местности? Мы садимся за стол, чтобы проложить правильный путь к цели по территории для которой нет карты. Конечно же инстинкт, заложенный в нас природой сопротивляется этой задаче. Давайте представим, что мы с вами на совещании в офисе. И руководитель проекта говорит: «Нам нужно составить план». Он подходит с красным маркером к белой доске и пишет цифру «1» затем смотрит на вас и спрашивает: «Что у нас самое важное»? В этот момент все идеи, которые копошились в вашей голове как по команде разбегаются и прячутся кто где может. Почему? Потому, что каждая из них не готова назваться самой главной. «НУ! У кого есть хорошая идея?» спрашивает начальник и мысли прячутся еще дальше, так как определить хорошая это идея или нет вы сейчас точно не готовы, для этого надо хорошенько все обдумать. Согласитесь, именно так все и происходит на большинстве совещаний. И причина этого не в том, что у кого-то мало идей, а в том, что в этой модели перепутаны все этапы жизненного цикла планирования. На самом деле, ваш мозг лучший планировщик. Вы постоянно планируете каждое свое действие даже не задумываясь об этом.

Все мы согласны, что организация мероприятий — проектный бизнес. Однако, давайте разберемся с самим понятием. Что же такое «проект»? Лично я предпочитаю самое широкое определение проекта: «Любой результат для достижения которого требуется более одного действия — это проект». Вот определение из учебника по менеджменту: «Проект — это совокупность задач или мероприятий, связанных с достижением запланированной цели, которая обычно имеет уникальный и неповторяющийся характер». Что общего в этих определениях? цель/результат мероприятия/действия Иными словами нам нужно определить цель и что-то сделать для её достижения, тогда это проект. Значит просто что-то делать без цели и визуализировать цель без каких-либо действий — это не проектный бизнес. Хотя я очень часто вижу, как наши коллеги собираются на креативное совещание, чтобы что-то придумывать и планировать, не договорившись об общем понимании цели мероприятия. Гораздо реже, но встречаются организаторы, которые придумывают идею и начинают фантазировать, но так никогда и не делают ни одного действия, чтобы воплотить эту идею в жизнь. Поставьте побольше огоньков, и я расскажу вам почему людям сложно планировать и как научиться это делать правильно. #обучение

Кино про нашу профессию снимают мало. Но когда снимают, то выходят неувядаемые шедевры. Психологический триллер режиссёра Дэвида Финчера на тему игры в альтернативной реальности — «Игра» (1997 г.) Несмотря на звёздный дуэт Майкла Дугласа и Шона Пенна, коммерчески фильм вышел не очень удачным. Думаю средней публике было сложно следить за неожиданными и резкими поворотами сюжета. Однако для организатора мероприятий этот фильм рассказывает о его мечте — мероприятии для 1 человека с неограниченным бюджетом. Смотрите и делитесь мнениями в комментариях. #мысли

Эта история о мероприятии на оформление которого был выделен весьма скромный бюджет. В этом кейсе очень ярко проявились все составляющие хорошего декорационного оформления мероприятия. Оно было эффективным, функциональным, точно соответствовало бренду и укладывалось в бюджет. ⠀ В начале 2000-х годов существовала крупная компьютерная компания Novell. Для этой компании очень важными людьми были IT-специалисты, работающие на производствах. Хотя решение о покупке принимали директора, именно айтишники рекомендовали те или иные продукты. Естественно, Novell стремилась наладить с ними как можно более близкие отношения. Каждый год они организовывали специальный форум, на который приезжали айтишники со всей России. ⠀ Клиенту было принципиально важно разделить большое помещение общего зала на несколько классов и компьютерную лабораторию. Причём во всех этих зонах работа должна была идти одновременно. Соответственно, необходимо было обеспечить хорошую звукоизоляцию. ⠀ Я искал такое решение, которое отвечало бы всем задачам декорационного оформления. В то время все программные продукты продавались на CD упакованные в картонные коробки с яркими этикетками и логотипами. ⠀ Мы произвели несколько тысяч больших коробок c логотипом и рекламными образами. На площадке мероприятия эти коробки мы использовали как кирпичи. Из них было построено практически всё: ресепшен, все стены, разделявшие классы и другие пространства. Такой материал позволил нам возводить стены и перегородки почти в любом месте. Так как внутри коробок был воздух, такая стена создавала прекрасную звукоизоляцию. Внешне все это выглядело не просто красиво, но даже грандиозно. ⠀ Куда ни посмотри, взгляд всегда натыкался на десятки логотипов клиента. Кроме того, эта декорация передавала абсолютно понятный для участников мероприятия образ, так как они однозначно ассоциировали эти коробки с продуктами компании. ⠀ #кейс #фишки PS Пишите в комментарии про самые нестандартные декорационные решения, которые видели.

Я люблю жизнь за яркие эмоции и общение с людьми. Область организации мероприятий - это квинтэссенция яркой жизни и общения. Это профессия, которая может принести счастье и достаток тому, кто ее поймет и полюбит. Я очень страдаю, когда вижу плохие мероприятия. Как повар, который видит плохо приготовленную рыбу, и злится, что рыба умерла зря и ее придется выбросить, я злюсь за зря потраченные деньги и время людей, за обманутые ожидания и не родившееся счастье. Плохое мероприятие как аборт. Убивают то, что могло бы родиться, расти и приносить счастье. Чтобы этого было как можно меньше, я хочу заразить всех коллег своим отношением к профессии, хочу чтобы они ее поняли и полюбили. Хочу дать им ключи ко всем секретам и путь к успеху. Но это не 1 замок на секретной двери, это скорее как ларец в сундуке. Нужно сначала открыть 1 замок, чтобы найти следующий и так далее. Все студенты идут к одной главной ценности. К гусыне с золотыми яйцами. Она - свой успешно работающий и масштабируемый бизнес. Но не все до нее доходят. Большинство останавливаются в зале со скатертью самобранкой, которая обеспечивает им комфортную жизнь, получив уверенную квалификацию и стабильную зарплату на ивент-рынке. Другие останавливаются на складе золотых яиц и становятся их верными хранителями и распорядителями. В реальной жизни они становятся супер специалистами со способностью вести клиента и управлять проектами. Они получают долю прибыли от проектов без рисков, которые есть у владельцев бизнеса. Но путь всегда один - от крепостных ворот к гнезду гусыни по темному и запутанному лабиринту. Пройти его нужно весь, либо от начала, либо из той точки, где сейчас находится заблудившийся в лабиринте ученик. #обучение #мысли

Сегодня я хочу поделиться с вами ответами, которые я дал на вопросы одной студентки Ивент Университета. 1. Как совмещать семью и такую ненормированную профессию? (Вы как отец знаете все нюансы). Совмещать непросто. Причем сложность тут не дети, а супруг (а). Большинство людей рассчитывают на регулярность в семейной жизни и отсутствие супруга (и) по ночам, конечно раздражает. Какой выход? Мы в сложные периоды своей жизни договаривались о границах. Например, после 21:00 никакой работы. Или на обеде только общаемся друг с другом, не прерываясь ни на какие дела. Такие, пусть даже небольшие, островки исключительного внимания помогают пережить другие сложные моменты. 2. Насколько внешность играет решающую роль в данном бизнесе? (это вопрос решаемый, но важный) Не играет никакой роли. Вообще профессионалы в event самая толерантная группа людей. Мы ценим друг друга по человеческим и профессиональным качествам и нам не важен пол, раса, национальность или сексуальная ориентация человека. Такие отношения сложились исторически. В 90-е к нам ко всем относились как к «странным». Даже наоборот, тебе скорее доверяли проект если думали, что ты не такой как все. Мы серые кардиналы. Мы не выходим на сцену и не выступаем перед публикой, так что нас не знают в лицо и внешность нам не важна. Но важен стиль, вкус и аккуратность. 3. Соцсети — главный продукт продвижения? Не продукт, а инструмент. Тут все зависит от того, кто наша цель. Если мы хотим делать частные проекты, то без соцсетей нам не выжить. Если корпоративные, то от них нет большого проку. Но как профессионал, Вы должны следить за своим обликом в сети. Вы можете не сомневаться, что ваш работодатель или клиент обязательно пойдет и посмотрит на вас в соцсетях. Вы как ивент-продюсер должны строить собственный бренд. С сильным личным брендом вы будете экономить на услугах почти всех поставщиков. Однако, прежде всего все будут ценить Ваши профессиональные качества. Прокачать их можно в Ивент Университете. #обучение #мысли

Когда мы организуем мероприятие — мы в ответе за всё. И часто ивент-менеджер единственный, кто рядом в критический момент. Врача на площадке нет на 90% мероприятий. Да и зачем он нужен в центре города на деловой конференции? Но ведь всё может случиться: кто-то упал в обморок, подавился, потерял сознание. Счёт идёт на минуты — и Вы или спасёте, или растеряетесь. 🎯 Именно поэтому я убеждён: навыки первой помощи — обязателен для каждого ивент-менеджера. Что особенно важно: — Оценка обстановки. Первая ошибка — бросаться помогать, не убедившись в безопасности. — СЛР (сердечно-лёгочная реанимация) — это просто. И жизненно важно. — Приём Геймлиха — не только из кино. Может спасти при удушье. — Дефибриллятор — не страшная штука. Нужно всего раз разобраться, как им пользоваться. — И, конечно, важно не верить «советам из детства» вроде запрокидывания головы при носовом кровотечении. 📌 Первая помощь — это не медицинские знания, а ответственность и готовность действовать. Это не про «геройство» — это про профессионализм. Я не могу включить такую подготовку в программу Event University. Но всегда рекомендую пройти такое обучение с командой на курсах МЧС. 💬 А вы сталкивались с экстренной ситуацией на мероприятии? Как справились? Поделитесь опытом — это важно. И обязательно отправьте этот пост коллеге. #обучение #мысли #фишки

Мне повезло отвечать за яркие большие проекты на трех олимпиадах: в Ванкувере, в Лондоне и в Сочи. Сегодня я хочу рассказать о первом из них. О том, что у нас будет проект на олимпиаде в Ванкувере я узнал за 3 месяца до ее открытия. В начале ноября 2009 года, мы с семьей отдыхали в Египте, куда вывезли из холодной Москвы нашу 3-х месячную дочку. Примерно на второй день отпуска мне позвонила мой заместитель и объявила, что РЖД хотят срочно организовать конференц-звонок. На этом звонке наш клиент сообщил нам, что РЖД подписывает партнерское соглашение с оргкомитетом Сочи 2014 и нам надо будет обеспечить участие РЖД в программе Русского дома в Ванкувере. С тех пор, практически все время, которое моя семья проводила у моря или в бассейне, я торчал в лобби отеля — единственном месте, где ловил интернет и занимался координацией подготовки проекта. Несмотря на позднее решение нам удалось получить отличную площадку для стенда РЖД в «Русском доме». Дизайн стенда мы заказали у немецких дизайнеров, так как у них был опыт работы и с нами, и с канадской продакшн-компанией. Мы придумали много интересных идей для этого проекта. Например, часть стенда представляла интерьер вагона поезда, а вместо окон были экраны. Для них мы подготовили специальные фильмы, и гости Русского дома могли путешествовать на этом виртуальном поезде по самым живописным уголкам России. В баре подавали гостям чай в традиционных для железной дороги подстаканниках. Гости могли сфотографироваться на специальном фоне и получить свою фотографию в одном из известных туристических мест России. Вроде бы все было хорошо и интересно, но мне не хватало какого-то ключевого элемента, который бы стал символом всего проекта. И вот уже в Москве, почти перед самым Новым Годом меня осенила гениальная идея. Что все иностранные туристы увозят из России в обязательном порядке зимой? Ушанки! На тот момент существовало неписаное правило. Все болельщики на олимпиаде носили форму от Bosco. Эти костюмы с традиционным узором и надписью «Russia» были общепризнанной униформой для российских туристов в Ванкувере. Форма эта была двухцветная красная с белым или белая с красным (эти же цвета составляли фирменный стиль РЖД). Но вот общепринятого головного убора для нее не было. Тогда мы срочно заказали и отправили в Ванкувер 4 000 ушанок из искусственного меха. Половина из них были красными с белым мехом, а половина чисто белыми с красными завязками. На месте, куда в армии прикрепляют кокарду, мы поставили крупный металлический значок с логотипом РЖД. Этот аксессуар моментально завоевал популярность у всех сотрудников и гостей Русского дома. Например, на фото выше момент, когда вице-премьер Александр Жуков на открытии Русского дома дарит нашу ушанку координатору МОК Жану Клоду Кили. Вскоре мы поняли, что наши ушанки настолько востребованы, что их можно использовать как местную валюту. Например, нам не хватило выделенной квоты аккредитаций. Делегация РЖД была очень большой. Мы получили дополнительные бейджи за 10 наших ушанок. Но мало этого. Мы «расплачивались» ими за услуги даже вне Русского дома. Пришли большой компанией в ресторан. Нет свободных столиков. Две шапки в подарок и столик нашелся. В обмен на такую ушанку я даже получил возможность купить один из первых iPhone, которые тогда не продавались в России, а в Канаде стоили около 100$. К закрытию Олимпийских Игр почти все российские болельщики на улицах Ванкувера ходили в наших ушанках. Это стало таким же написанным правилом, как и форма от Bosco. #кейс

Бюджет и смысл Отвечаю на вопрос: Нужно ли предлагать клиенту что-то сверх его запроса, даже если это выходит за рамки бюджета? Прежде всего, хочу сказать, что не бюджет должен быть критерием того, что мы предлагаем клиенту, а целесообразность. Если например клиент не просит фото и видеосъемку корпоративного мероприятия, но мы уверены, что потратив несколько миллионов на ивент стоит потратить несколько тысяч, чтобы получить полезные для дальнейшей работы материалы, то мы это предлагаем. Мы ведь не зря называем себя ивент-агентство. Как агент мы должны действовать максимально в интересах клиента. Предлагать добавить нужное и сократить лишнее. Вообще запрос клиента - это его понимание требований к мероприятию, но ведь именно мы считаем себя профессионалами и значит должны руководствоваться не только запросом, но и своим профессионализмом. Только не понимайте это как разрешение делать предложения с превышением бюджетных рамок. Особенно в рамках тендера вы обязаны подготовить проект, который укладывается в обозначению сумму. Но можете сделать и дополнительные рекомендации, если они сделают проект лучше. #обучение #фишки

🎤 Представьте: арена ревёт, прожекторы освещают небо, а Бейонсе — буквально летит над залом в бархатном красном кабриолете. Всё, как всегда: эпично, дерзко, идеально. Но вдруг... Кадиллак начинает опасно крениться. Бейонсе — в воздухе. Машина — под углом в 45 градусов. Под ней — тысячи фанатов. 😳 И вот тут начинается самое интересное. «Стоп. Стоп. Стоп.» Спокойно. Чётко. Без паники. Так говорит артист мирового уровня, когда срывается один из главных элементов её шоу. Она держится за трос, улыбается в микрофон, благодарит публику за терпение и… выглядит королевой, даже когда техника подводит. 🌟 Через пару минут она уже на земле. Её осторожно отстёгивают, она уходит за кулисы и возвращается — чтобы закончить шоу. И не просто закончить, а подарить залу фразу, которую разорвало соцсети: «Я знаю, если я упаду — вы меня поймаете». 🔥 Публика — в восторге. TikTok взрывается. Фанаты цитируют старую шутку из тура 2010 года: «КТО-ТО БУДЕТ УВОЛЕН». А сама Бейонсе? На следующее утро — снова на сцене. Всё по плану. 📸 А в Instagram она выкладывает фото с того самого момента и подписывает: «Я люблю тебя, Хьюстон». Без истерик. Без жалоб. Только любовь и уровень. 👉 Вот как работают звёзды, когда всё идёт не по плану. Урок для каждого, кто делает шоу: будь готов ко всему и улыбайся, даже если под тобой качается сцена. 💬 А вы бы смогли так спокойно отреагировать если бы такое произошло на Вашем мероприятии? Или ударились бы в панику и поиск виноватых? Пишите в комментах, делитесь, шлите друзьям. Пусть знают, как выглядят настоящие профи. #фишки #кейс #мысли

В моей практике был очень необычный проект. Ко мне обратился клиент, для которого мы уже сделали два небольших мероприятия. Это была одна из крупных российских частных строительных компаний. Шел июль, и в компании задумались о приближающемся Дне строителя. Это августовское мероприятие всегда было кошмаром для отдела кадров. И вот почему. Компания возникла в середине 90-х, когда несколько предприимчивых прорабов бросили работу в бывшем советском строительном предприятии, которое тогда стояло без заказов, и начали зарабатывать ремонтами квартир и частных домов. С тех пор прошло более 15 лет. Теперь это была сильная, успешная компания с тысячами сотрудников. Но все оставались верны сложившейся с момента основания традиции отмечать профессиональный праздник совместным выездом на природу. Первые несколько лет это было несложно. 20–30 единомышленников прекрасно проводили время за шашлыками, но в последние годы ситуация кардинально поменялась. На праздник приглашали только прорабов и руководителей центрального офиса, но и их уже было более 300 человек. 90% из них — мужчины, привыкшие пить водку в серьезных количествах. В итоге каждый праздник был «украшен» драками, поисками сотрудников по кустам и другими следствиями крайней степени алкогольного опьянения. Так что задача на мероприятие нам была поставлена совершенно четко: «Сделайте так, чтобы все не напились!» Стоит ли говорить, что идея отказаться от спиртного или ограничить его количество на мероприятии даже не рассматривалась. Нужен был другой способ. И мы его нашли. Для профессионала поведение публики на мероприятии вполне предсказуемо. Я точно понимал, что люди пьют тогда, когда у них есть на это время. Следовательно, надо было их занять чем-то интересным на все время праздника. Кроме склонности к алкоголю, наша аудитория отличалась и другими, более положительными качествами. Например, это были физически крепкие, увлеченные и азартные люди. Они любили свою профессию, ценили компанию и уважали руководство. Этим я и воспользовался. Мы разбили гостей на 4 команды и разработали программу конкурсов и увлекательных занятий на все время мероприятия. Там были и спортивные игры, и массовые танцы, и викторина по истории компании. Ключевым конкурсом было строительство небоскребов из картонных коробок. Непременным моим условием было участие в каждой из команд руководителей компании. Мои расчеты подтвердились. Начиная с первого конкурса все увидели, что руководители принимают в развлечениях самое активное участие. Подчиненные уже не могли сидеть в стороне. Вскоре азарт взял свое, и уже сами гости настаивали на все более активных заданиях и конкурсах. Нечего и говорить, что праздник удался. Большую часть закупленного спиртного клиент увез с собой в офис. Лучшим свидетельством того, что я справился с поставленной на мероприятие задачей, стал комментарий начальника службы безопасности компании: «Впервые в моей практике они все дошли до автобусов на своих ногах!» #фишки #кейс