Умный офис | Konica Minolta

➡️ При внедрении СЭД 61% компаний не используют метрики эффективности Как компании оценивают эффективность проектов внедрения систем электронного документооборота? Ответы на этот вопрос, полученные в ходе нашего исследования, оказались неожиданными. 🟣Самая популярная метрика эффективности — длительность процесса. Ее применяли в своих проектах 20% опрошенных компаний. 🟣По 15% набрали такие показатели, как производительность и срок окупаемости. 🟣Однако большинство респондентов — 61% — сообщили, что не проводят оценку с помощью специфических метрик эффективности. Исходя из этих данных, можно сделать вывод, что современные компании чаще всего воспринимают СЭД как базовый, безусловно необходимый инструмент, эффективность которого не требуется подтверждать дополнительными измерениями. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса. ®️

➡️ Автоматизация — это дорого? Первый вопрос, который возникает при обсуждении проекта автоматизации, — это его стоимость. Будь то потоковое сканирование, СЭД, RPA, BI или любой другой инструмент — внедрение требует дополнительных затрат, после оценки которых проект иногда и заканчивается, не начавшись. Насколько это логично? Хорошие инструменты стоят денег, потому что дают лучший результат. Если вы любите свежевыжатый сок по утрам, то вряд ли давите апельсины руками, а для красивого газона на даче нужна газонокосилка, а не ножницы. Техника повышает качество повседневной жизни, технологии делают то же для бизнеса. Нельзя оценивать их лишь по расходам, не беря в расчет эффект от внедрения. ➡️ Попробуем посчитать рационально. 🔵Во-первых, будем оценивать не абсолютную величину затрат, а совокупную стоимость владения (ТСО). Она складывается из базовых капиталовложений и эксплуатационных, растянутых во времени. Если решение в абсолютных цифрах оценено в 5 млн рублей и этот бюджет выглядит слишком большим для вашей компании, его стоит разложить на фактические затраты с учетом сроков. Например, вы платите 2 млн сразу, а остальная сумма разбита на платежи в течение двух лет — и это совсем другая финансовая нагрузка. 🔵Во-вторых, нужно включать в оценку не только расходы, но и эффект от внедрения. ➡️ Посчитаем, во сколько обходится реализация задачи, которую нужно автоматизировать? Возьмем ручное поточное сканирование и распознавание документов: допустим, эту задачу выполняют четыре операциониста, которые обходятся компании в 3 млн рублей в год. Автоматизированная система стоит 5 млн на два года, обеспечивая этот же процесс. Тем самым вы получаете не лишние расходы, а экономию в 1 млн рублей за два года. Вносим в расчет возможность масштабирования системы на другие задачи, типы документов или подразделения, и видим еще большую эффективность. Сюда же — снижение вероятности ошибок, возникающих при обработке документов. Этот эффект сложно оценить в деньгах, но за основу можно взять условную цену ошибки. Если человек допускает 1 ошибку на 100 документов и каждая обходится в ХХ рублей, то с помощью автоматизации мы приближаем этот риск — и эти потери — к нулю. Любая система автоматизации нацелена на сокращение операционных затрат при одновременном повышении производительности. Проще говоря, цифровой инструмент позволит обрабатывать больше сущностей за меньшие деньги. При таком взгляде автоматизация превращается не в дорогой расход, а в инвестицию в рост эффективности бизнеса. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Сфера современного ИТ настолько широка, что может включать, кроме собственно технологий, элементы маркетинга, PR, продаж, ораторского искусства и даже педагогики с психологией. Все это соединяется в роли ИТ-евангелиста. Гость нового выпуска “Пути в IT” — Дарья Тюльпа, IT-евангелист Топливного дивизиона Росатома и один из идеологов технологического евангелизма в России. Когда-то, заглянув вглубь технологий, Дарья увлеклась самой идеей цифровизации — и теперь профессионально увлекает ею других. 🔵Как говорить о пользе новых инструментов с 23 тысячами человек? 🔵Почему точечные внедрения не работают? 🔵Зачем знать нейрохимию для успеха цифровизации? 🔵И как обойтись без материальной мотивации? Если вы интересуетесь технологиями, участвуете в выстраивании цифровой бизнес-среды, а возможно, хотите стать ИТ-евангелистом в своей компании — после этого выпуска вы точно найдете, о чем подумать. И, как всегда, ждем ваших комментариев! @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ Договорный процесс — приоритетная область автоматизации документооборота Деятельность любого бизнеса сопровождается оформлением договоров, количество которых исчисляется тысячами. Эта работа, с одной стороны, трудоемкая и рутинная, с другой — крайне ответственная. Неудивительно, что именно договорной процесс большинство компаний автоматизируют в первую очередь: 77% участников нашего исследования отметили, что используют СЭД на этом направлении. Внедрение автоматизированных систем не только экономит время сотрудников, но также ускоряет составление и согласование договоров, делает их движение прозрачным и контролируемым, минимизирует риски ошибок и нарушений, чреватых финансовыми последствиями. Кроме того, более чем в половине компаний-респондентов автоматизированы и другие функциональные области: 🔵канцелярия (входящие и исходящие документы) — 63% 🔵хранение первичной документации — 59% 🔵кадровый электронный документооборот — 52% @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ Роботизация связана с увольнениями? С тех самых пор, когда появились первые механические станки, и до сегодняшней технореволюции с роботами-доставщиками на улицах городов — автоматизация вызывает у людей тревогу. Роботы отберут у нас работу? Что мы будем делать, если все задачи автоматизируют? Сопротивление цифровизации, внедрению автоматизированных систем в компаниях часто основано именно на этих опасениях. Их важно понимать, принимать — и развеивать. Для начала вспомним те самые механические станки. За пару веков с их появления работы не стало меньше — ее хватает сильно подросшему населению планеты. Более того, в последние годы речь чаще заходит о дефиците рабочих рук, а не работы. ✔️Идея и цель автоматизации в том, чтобы не заменить людей роботами, а облегчить им жизнь. В любом рабочем процессе есть рутинные операции, не требующие интеллектуального погружения. Их нельзя проигнорировать, приходится тратить рабочее время. Такие механические операции и берут на себя роботы. ✔️Это выгодно людям — и самим сотрудникам, и владельцам бизнеса. Прежде всего, возрастает производительность. Если вручную оператор может обработать за день 10 комплектов документов, то с применением программных роботов он обработает 25. Это ускорение процессов, сокращение расходов, рост эффективности труда и предприятия в целом. Второе и не менее важное — возможность освободить человеческие ресурсы для более сложных задач, где требуется анализ и осмысление, креатив, принятие решений. Роботизация не приводит к увольнениям, а позволяет людям решать интересные творческие задачи. Машина должна работать, человек — думать: этот принцип IBM может стать девизом цифровой трансформации в любой компании. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ Тенденции внедрения СЭД в разных функциональных областях Исследование ИТ-зрелости российских компаний подтвердило, что СЭД — одно из лидирующих направлений на рынке автоматизированных систем: те или иные инструменты уже используют 91% респондентов. При этом более половины из них начали внедрение электронного документооборота еще 5-6 лет назад, что говорит о достаточной зрелости технологии и ее востребованности бизнесом. Представители компаний определяют СЭД как “гигиенический минимум” для бизнеса и отмечают кратный рост производительности и скорости исполнения поручений после внедрения. Среди тех 9% опрошенных, которые еще не используют СЭД-решения, большинство планирует начать с автоматизации процессов в трех областях: 🔵договорная работа, 🔵канцелярия, 🔵электронный архив. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ Технология RPA — возможность для роста Большой блок нашего исследования посвящен использованию технологии RPA. 44% респондентов заявили, что программные роботы не применяются в их компаниях, и 66% из них не планируют внять их в бизнес-процессы и в дальнейшем. Какие выводы можно сделать? С одной стороны, мы видим, что компаниям не хватает информированности о технологии RPA и ее преимуществах для бизнеса. Работать в этом направлении — задача разработчиков и поставщиков технологических решений. С другой — сейчас отличный момент для предприятий, чтобы сделать рывок и опередить конкурентов. Роботизированная автоматизация обладает огромным потенциалом трансформации: это возможность повысить производительность труда, снизить расходы, оптимизировать бизнес-процессы, улучшить качество продуктов и услуг. Внедрив RPA, компания выйдет на новый уровень эффективности, что станет ее преимуществом на конкурентных рынках. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ Автоматизация против кризиса Один из важных результатов нашего исследования: больше трети компаний (35%) увеличивают затраты на ИТ, несмотря на внешние факторы. Это позволяет говорить о формирующемся понимании, что ИТ-фундамент предприятия и его постоянное развитие служат залогом успеха в будущем. Инфляция, сбои в цепочках поставок, нестабильность рынков — в этих условиях необходимо сокращать расходы и повышать эффективность бизнеса, не теряя в качестве обслуживания клиентов. Автоматизация бизнес-процессов — быстрый способ повысить производительность за счет сокращения рутинных задач, снизить количество ошибок, уменьшить стресс для сотрудников и улучшить сервис для клиентов. Цифровые инструменты помогают делать больше теми же ресурсами — поэтому инвестировать в них не менее, а даже более рационально в сложные для бизнеса периоды. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

В нашем календаре всегда много интересных бизнес-событий. Рады поделиться впечатлениями от еще одного из них — наша компания приняла участие в XIV конференции ITSMF, которая прошла 12 апреля в Москве. ITSMF 2024 — профессиональная конференция, которая каждый год становится большим событием для российского ИТ-сообщества. И в этот раз здесь собрались яркие эксперты, чтобы обсудить практики управления ИТ-процессами, представить новые инструменты и кейсы и просто пообщаться с единомышленниками о том, что важно и интересно. Нам тоже, конечно, было чем поделиться. Станислав Парфёнов, директор по ИТ, сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям, стал спикером секции «Управление» с докладом «От практического опыта создания сервисной модели к интеграционному бизнесу по ITSM». Станислав рассказал о том, как Konica Minolta, проходя путь от производителя техники к сервисной компании, развивала свою экспертизу в вопросах использования ITSM. Благодарим организаторов и участников встречи за возможность разделить свой опыт с коллегами и получить множество новых мыслей и идей.

➡️ Удаленка и гибридный режим — норма для современного бизнеса? Да, это новая бизнес-реальность — так считает большинство участников нашего исследования. Оно показало, что гибридный режим — сочетание очной и дистанционной работы — установлен в 70% компаний. На полностью очном режиме пока остаются 27% респондентов. А вот полностью удаленный формат со времен пандемии практически не прижился: сегодня так работают лишь 2% компаний. Представители компаний отмечают, что возможность работать в гибридном режиме стала обязательным требованием со стороны молодых профессионалов: дизайнеров, ИТ-специалистов, маркетологов. А следствием оказалось снижение корреляции между локацией и уровнем оплаты: финансовые ожидания региональных специалистов, прежде всего в ИТ, приближаются к столичным. Переход на гибридный режим заставляет компании перестраивать внутренние процессы и усиливать ИТ-инфраструктуру. Для распределенных команд стабильные и функциональные цифровые системы становятся жизненной необходимостью, залогом эффективного взаимодействия и бесперебойной работы. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

➡️ Сервисный подход изменил наш взгляд на управление ИТ. ITSM, ITIL, service desk системы — это методы и инструменты, которые позволяют поставщикам ИТ-услуг (внутренним и внешним) нести ценность бизнесу, говорить с ним на одном языке и помогать быть эффективнее. Гость нового выпуска подкаста «Пути в IT», основатель и генеральный директор Radiant System Алексей Юсов — знает все о сервисном подходе. Вместе с ним мы обсудили: 🔵в чем разница между ITSM и ITIL, 🔵почему при развитии service desk-системы нужно стремиться не к идеалу, а к балансу, 🔵как service desk помогает масштабировать бизнес в реальных кейсах 🔵и какие типы систем оптимальны для разных компаний. Смотрите с нами, оставляйте комментарии и делитесь своим опытом использования инструментов для управления ИТ-сервисами. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Хотим поделиться новостью: наша компания приняла участие в XIX Форуме директоров по закупкам, который состоялся 21 марта в Москве в отеле Radisson Collection. На мероприятии мы были заявлены в статусе Серебряного спонсора. В рамках форума наши специалисты выступили с презентацией на тему "Автоматизация процесса закупки с помощью RPA. Как снизить нагрузку на специалиста отдела закупки в 5 раз и быстро обработать очередь заявок на закупку", которая вызвала большой интерес у участников. Спикеры - Егор Говорков, руководитель группы продуктового маркетинга офисных и ИТ решений, и Виктор Волков, директор департамента логистики и закупок НПК Генериум, рассказали участникам форума о передовых технологиях и практических решениях в области автоматизации процессов закупок. На нашем стенде было продемонстрировано решение для автоматизации закупочного процесса на базе системы 1С и RPA-платформы Robin. Хотим поблагодарить всех участников за внимание и интерес к нашему решению. Подробнее о кейсе Konica Minolta & Generium можно почитать по ссылке.

➡️ В какие ИТ-системы инвестируют компании разных отраслей? Компании внедряют ИТ-системы, чтобы оптимизировать процессы и повысить эффективность решения бизнес-задач. Для каждой отрасли характерны свои ключевые задачи и подходы к ведению бизнеса — логично, что в зависимости от сферы деятельности организации выбирают разные цифровые инструменты. Это подтверждает и наше исследование: в планах автоматизации компаний на 2024 год определилась заметная отраслевая специфика. 🟢Промышленные предприятия считают приоритетом внедрение ERP-систем — так ответили 56% респондентов из отрасли. Собирая на одной платформе данные по всем бизнес-процессам, ERP помогает эффективнее управлять предприятием, снижать расходы, повышать производительность и прибыль. 🟢ИТ и телеком-сектор отдает предпочтение развитию направлений AI/ML и нейросетей — на них пришлось 45% ответов. В условиях растущих объемов данных технологии ИИ и BigData — фактор успеха в этих отраслях. 🟢Финансовый сектор в первую очередь заинтересован в развитии CRM — их назвали 65% участников. Причина снова очевидна: в высококонкурентном клиентском бизнесе результат определяет качество сервиса, которое кратно растет при внедрении CRM. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Приоритетные направления IT-инфраструктуры: во что инвестировать в первую очередь? Исследование Konica Minolta Business Solutions Russia выявило направления ИТ-инфраструктуры, стабильно лидирующие на протяжении последних лет. В 2023 году цифры оказались такими: 🔵ERP — 45%, 🔵СЭД — 43%, 🔵CRM — 32%. Отметим, что годом раньше результаты были близкими, лишь первые два места поменялись местами. Можно ожидать схожую картину и в 2024-м. При этом можно выделить еще несколько перспективных направлений, демонстрирующих явный рост интереса со стороны компаний: RPA, AI / ML и Process Mining. Быстрее всех завоевывают внимание нейросети: 30% в 2023 году против 19% в 2022-м. Еще один значимый вектор — замещение важных для функционирования иностранных систем, ушедших с российского рынка. За два года переход на отечественное ПО (как минимум частичный) провела половина компаний, принявших участие в исследовании. Интересно, что в их числе в основном крупные предприятия. Тогда как небольшие и средние компании (до 500 АРМ) пока еще остаются на иностранном ПО, определяются с планами или готовятся к переходу. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.