Документы и архив
Open in Telegram
По вопросам сотрудничества по экспертизе ценности, архивной обработке, аудиту делопроизводства пишите на info@archiv63.ru . По вопросам обучения и приобретения вебинаров на webinar@archiv63.ru Личка @EvgeniyaKozhanova
Show more2 207
Subscribers
-124 hours
-47 days
-1330 days
Data loading in progress...
Similar Channels
Tags Cloud
Incoming and Outgoing Mentions
---
---
---
---
---
---
Attracting Subscribers
September '26
September '260
in 0 channels
August '26
+3
in 0 channels
Get PRO
July '26
+11
in 0 channels
Get PRO
June '26
+16
in 0 channels
Get PRO
May '26
+131
in 0 channels
Get PRO
April '26
+25
in 0 channels
Get PRO
March '26
+416
in 0 channels
Get PRO
February '26
+46
in 0 channels
Get PRO
January '26
+53
in 0 channels
Get PRO
December '25
+90
in 0 channels
Get PRO
November '25
+48
in 0 channels
Get PRO
October '25
+123
in 1 channels
Get PRO
September '25
+184
in 0 channels
Get PRO
August '25
+46
in 2 channels
Get PRO
July '25
+47
in 0 channels
Get PRO
June '25
+20
in 0 channels
Get PRO
May '25
+62
in 0 channels
Get PRO
April '25
+42
in 0 channels
Get PRO
March '25
+58
in 0 channels
Get PRO
February '25
+38
in 0 channels
Get PRO
January '25
+583
in 0 channels
Get PRO
December '24
+30
in 0 channels
Get PRO
November '24
+6
in 0 channels
Get PRO
October '24
+12
in 0 channels
Get PRO
September '24
+713
in 0 channels
| Date | Subscriber Growth | Mentions | Channels | |
| 10 September | 0 | |||
| 09 September | 0 | |||
| 08 September | 0 | |||
| 07 September | 0 | |||
| 06 September | 0 | |||
| 05 September | 0 | |||
| 04 September | 0 | |||
| 03 September | 0 | |||
| 02 September | 0 | |||
| 01 September | 0 |
Channel Posts
Коллеги, предлагаю вам дайждест августа!
Все полезности со ссылками на них на всех площадках я традиционно собрала в одном посте. Тема у нас была сложная:
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
✔️Список учетных документов, которые должны быть в любом корпоративном архиве, и их связь между собой
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Номенклатура дел – описи дел структурных подразделений»
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Описи дел структурных подразделений («сдаточные» описи) – годовые разделы описей дел
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Описи дел структурных подразделений («сдаточные» описи) – Книга учета поступления и выбытия дел
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Годовые разделы описей дел – Книга учета поступления и выбытия документов – Лист фонда»
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Полный разбор цепочки учетных документов в архиве
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Бесплатная Карта учета документов в архиве. В ней подробно рассказывается о каждом учетном документе: для чего он нужен, где взять форму и что именно в нем фиксируется. Дополнительно в Карте есть небольшой тест для оценки каждого учетного документа. Ключ к тесту очень простой: там, где «да», все хорошо. Любой другой ответ – точка роста для документа. Надо сделать так, чтобы было «да».
✔️Видеоуроки по учету в архиве. В каждом видеоуроке разбираем одну связку документов.
⏺Урок 1. Номенклатура дел и сдаточные описи
От закрытой номенклатуры дел и итоговой записи к разделу идем к описям дел структурных подразделений: постоянного хранения, дел со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу.
⏺Урок 2. Сдаточные описи и годовой раздел описи дел
Тренируемся на моей любимке – описи дел по личному составу. Собираем ее из нескольких сдаточных описей.
⏺Урок 3. Книга учета поступления и выбытия документов и дел
В первую очередь записи в нее вносятся на основе сдаточных описей. Во вторую – на основе некоторых других документов, также фиксирующих поступление и выбытие документов в/из архива. В уроке посмотрим все предусмотренные формой Книги случаи.
⏺Урок 4. Лист фонда
Общее количество ВСЕХ документов, ВСЕХ категорий считаем и наблюдаем его динамику в Лист фонда. Отталкиваемся от годовых разделов описей и некоторых других документов.
Стоимость каждого урока 990 рублей.
⏺Можно купить сразу все со скидкой за 3500 рублей.
Цены не облагаются НДС.
Важное об уроках:
➖Как всегда, работаем в реальном времени. Я показываю готовые заполненные формы и объясняю, как и что в них вносить.
➖Теории минимум, это короткие практические уроки.
➖Учет показан только для документов на бумажном носителе.
| 2 | ⚙️ Коллеги, а теперь давайте соберем систему учета документов в архиве в одно целое.
Мы уже разобрали, из чего она состоит, посмотрели учетные документы в виде связок, одну за другой. Теперь попытаемся посмотреть целиком, что за чем идет и из чего вытекает.
1️⃣Все начинается с номенклатуры дел. Важно: с закрытой номенклатуры дел. В ней мы видим, сколько единиц хранения каждого дела поступит в архив.
2️⃣ Дела передаются в архив по сдаточным описям. В сдаточных описях мы должны встретить именно то количество единиц хранения каждого дела, которое видели в закрытой НД.
3️⃣ Из сдаточных описей мы собираем архивные описи. Вот буквально складываем из нескольких «сдаток» один годовой раздел и переносим в него те единицы хранения, которые нам передали.
4️⃣ При каждом приеме документов (а также при каждом выбытии) мы делаем запись в Книгу учета поступления и выбытия дел. Записи о приеме делаются на основе сдаточных описей!
5️⃣ Потом делаем запись в листе фонда. О поступлении документов записи в лист фонда вносятся на основе архивных описей (годовых разделов). Тут же выдается общее количество и его динамика. Прочие, гораздо более редкие ситуации (выбытие документов, поступление неописанных документов) фиксируются в листе фонда на основе записей в Книге учета.
❗️Нюанс:
Учету подлежат только документы ПСХ, 10+, по личному составу (то, что хранится ДОЛГО). Документы со сроками до 10 лет включительно мы, так и быть, допускаем в архив, но не в систему учета!
Если вы еще не забрали мою бесплатную Карту учета документов в архиве, то сделайте это, начните с нее. В ней гораздо подробнее рассказывается о каждом учетном документе: для чего он нужен, где взять форму и что именно в нем фиксируется.
🧑💻 Дополнительно в Карте есть небольшой тест для оценки каждого учетного документа. Ключ к тесту очень простой: там, где «да», все хорошо. Любой другой ответ – точка роста для документа. Надо сделать так, чтобы было «да». | 219 |
| 3 | Ну, и последняя четвертая связка в учете документов:
Годовые разделы описей ➡️ Книга учета поступления и выбытия документов 🤩 Лист фонда
😳Да, последняя связка вот такая усложненная, в ней задействованы 3 документа.
В разные разделы листа фонда включается информация из описи и из Книги учета.
Первый раздел – информация о фонде. Наименование, дата первого поступления документов, история переименований.
Второй раздел – количество неописанных документов. Напоминаю: неописанных – это не 5-летки, которые вам втюхали, а ПСХ, ЛС, 10+, которые по каким-то причинам попали в архив в своем первозданном виде / не обработанными / не внесенными в опись.
Третий раздел – все описанные дела. На мой взгляд, не хватает разделения по носителям, но эту мысль нужно еще хорошо продумать. Во всяком случае, когда создавалась форма листа фонда, явно и в помине не было никаких ЭН-БН, а с тех пор форму не меняли.
Третий раздел самый главный. Мы заполняем его на основе архивных описей и актов, фиксирующих выбытие. В этом разделе показана динамика изменения объема документов общего и по категориям в рамках одного фонда, который находится на хранении в архиве организации. Лист фонда, пока не закрыт делопроизводством, не получает никаких итоговых записей. Мы ведем его до тех пор, пока храним фонд.
🔥Можно ли вести лист фонда в электронном виде? Да, как и Книгу, пожалуй, и нужно. В четвертом уроке о листах фонда я показываю и заполняю его пример в экселе, причем каждую часть листа фонда делаю на отдельной вкладке. Так можно бесконечно «отращивать» каждую таблицу, не заботясь о том, что информация из одного раздела начнет мешать информации из другого.
Четвертый урок цикла – про заполнение листа фонда. Как всегда, заполняю на ваших глазах с комментариями.
Купить весь цикл со скидкой можно тут. | 241 |
| 4 | Ну, и последняя четвертая связка в учете документов:
Годовые разделы описей – Книга учета поступления и выбытия документов - Лист фонда
Да, последняя связка вот такая усложненная, в ней задействованы 3 документа.
В разные разделы листа фонда включается информация из описи и из Книги учета.
Первый раздел – информация о фонде. Наименование, дата первого поступления документов, история переименований.
Второй раздел – количество неописанных документов. Напоминаю: неописанных – это не 5-летки, которые вам втюхали, а ПСХ, ЛС, 10+, которые по каким-то причинам попали в архив в своем первозданном виде /не обработанными / не внесенными в опись.
Третий раздел – все описанное. На мой взгляд, не хватает разделения по носителям, но эту мысль нужно хорошо продумать. Во всяком случае, когда создавалась форма листа фонда, явно и в помине не было никаких ЭН-БН, а с тех пор форму не меняли.
Третий раздел самый главный. Мы заполняем его на основе архивных описей и актов, фиксирующих выбытие. В этом разделе показана динамика изменения объема документов общего и по категориям в рамках одного фонда, который находится на хранении в архиве организации. Лист фонда, пока не закрыт делопроизводством, не получает никаких итоговых записей. Мы ведем его до тех пор, пока храним фонд.
Можно ли вести лист фонда в электронном виде? Да, как и Книгу, пожалуй, и нужно. В четвертом уроке о листах фонда я показываю и заполняю его пример в экселе, причем каждую часть листа фонда делаю на отдельной вкладке. Так можно бесконечно «отращивать» каждую таблицу, не заботясь о том, что информация из одного раздела начнет мешать информации из другого.
Четвертый урок цикла – про заполнение листа фонда. Как всегда, заполняю на ваших глазах с комментариями.
Купить весь цикл со скидкой можно тут. | 1 |
| 5 | ☀Уважаемые коллеги, встречайте учетную связку № 3! Думаю, вы ее ждали. Она не так очевидна, как между сдаточными и архивными описями, но она должна быть в ваших архивах.
Сдаточные описи 🤩 Книга учета поступления и выбытия дел
Форма книги есть в Правилах-2023. Вы можете освоить ее самостоятельно, а можете обратиться к моему видеоуроку, в котором я заполняю эту форму на ваших глазах.
В Книге мы фиксируем факты приема и выбытия документов. Важно: документов «архивных категорий», то есть ПСХ, 10+, ЛС. Всякая 5-10-летняя мелочь в книгу учета не попадает.
Прием фиксируется по сдаточным описям. Попробуйте сами заполнить эту форму, и вы сразу поймете: если есть хорошая «сдатка», то все довольно просто. Если нет хорошей «сдатки», то принимать у себя самого – ну такое себе.
Выбытие фиксируется по разным документам, преимущественно это акты. Акт об уничтожении, акт о неисправимых повреждениях, акт о передаче документов в другой архив.
Отдельно идет учет неописанных документов. И снова: неописанных – не значит, что это 5-10-летки, которые не описываются по определению. Неописанных – это, например, экстренный прием документов от филиала, который вдруг решили ликвидировать, а архивом в нем никто не занимался. Даже если неучтенка, то это все равно ПСХ, 10+, ЛС.
Ежегодно в январе в Книге учета делается итоговая запись о поступлении и выбытии документов за последний год. Этот учет ведется в пределах
а) календарного года
б) по всему архиву целиком, то есть суммарно по всем фондам, которые вы храните.
❗️Других документов, которые ведут учет именно по этим категориям,в архиве нет. Учетные формы не дублируют друг друга, а вытекают одна из другой🔗. Лист фонда фиксирует другие вещи, об этом завтра.
Можно ли вести Книгу в электронном виде? 👨💻Можно и нужно вести в электронном виде, настраивать формулы, делать вкладки по годам.
❤️Пример Книги, заполнение ее в реальном времени по всем показателям (прием, выбытие, неучтенка) вы увидите в третьем уроке моего цикла видеоуроков об учете документов. Можно весь цикл купить целиком со скидкой, можно каждый урок по отдельности. Уроки остаются у вас навсегда.
❤️ Друзья, расскажите в комментариях, ведете ли вы Книгу учета? Правильно ведете, что в нее вносите? Появилось ли у вас понимание, зачем это делать? | 266 |
| 6 | Уважаемые коллеги, встречайте учетную связку № 3! Думаю, вы ее ждали. Она не так очевидна, как между сдаточными и архивными описями, но она должна быть в ваших архивах.
Сдаточные описи – Книга учета поступления и выбытия дел
Форма книги есть в Правилах-2023. Вы можете освоить ее самостоятельно, а можете обратиться к моему видеоуроку, в котором я заполняю эту форму на ваших глазах.
В Книге мы фиксируем факты приема и выбытия документов. Важно: документов «архивных категорий», то есть ПСХ, 10+, ЛС. Всякая 5-10-летняя мелочь в книгу учета не попадает.
Прием фиксируется по сдаточным описям. Попробуйте сами заполнить эту форму, и вы сразу поймете: если есть хорошая «сдатка», то все довольно просто. Если нет хорошей «сдатки», то принимать у себя самого – ну такое себе.
Выбытие фиксируется по разным документам, преимущественно это акты. Акт об уничтожении, акт о неисправимых повреждениях, акт о передаче документов в другой архив.
Отдельно идет учет неописанных документов. И снова: неописанных – не значит, что это 5-10-летки, которые не описываются по определению. Неописанных – это, например, экстренный прием документов от филиала, который вдруг решили ликвидировать, а архивом в нем никто не занимался. Даже если неучтенка, то это все равно ПСХ, 10+, ЛС.
Ежегодно в январе в Книге учета делается итоговая запись о поступлении и выбытии документов за последний год. Этот учет ведется в пределах
а) календарного года
б) по всему архиву целиком, то есть суммарно по всем фондам, которые вы храните.
Можно ли вести Книгу в электронном виде? Можно и нужно вести в электронном виде, настраивать формулы, делать вкладки по годам. Просто сделайте раз в год распечатку, т.к. форма предусматривает личную подпись ответственного за хранение.
Пример Книги, заполнение ее в реальном времени по всем показателям (прием, выбытие, неучтенка) вы увидите в третьем уроке https://documentyiarchiv.getcourse.ru/page44 моего цикла видеоуроков об учете документов. Можно весь цикл купить целиком со скидкой, можно каждый урок по отдельности. Уроки остаются у вас навсегда. https://documentyiarchiv.getcourse.ru/page46
Друзья, расскажите в комментариях, ведете ли вы Книгу учета? Правильно ведете, что в нее вносите? Появилось ли у вас понимание, зачем это делать? | 1 |
| 7 | Доброго понедельника, друзья!
Продолжаем изучать вопросы учета документов, и сегодня вторая связка, совсем простая:
Сдаточные описи ➡️ годовые разделы описей дел
Если вы давно на меня подписаны, то вы эту связку хорошо знаете. Речь о том, что:
1️⃣ каждое СП сдает в архив документы по сдаточным описям,
сдаточные описи оформляются по отдельности на каждую категорию дел,
2️⃣ после приема всех документов архивист сводит сдаточные описи в годовые разделы архивных описей.
Суть в том, что заполняют сдаточные описи работники СП, каждый свою. Архивист проверяет сдатки перед приемом-передачей и убеждается, что все они корректны. Остается только соединить их в годовые разделы архивных описей. Лучше всего – путем применения команд «копировать – вставить».
Как это делать на практике, показано во втором уроке моего цикла видеоуроков об учете документов в архиве. В нем мы собираем опись дел по личному составу из сдаточных описей нескольких СП, в том числе из той описи, что составляли на 1-м уроке.
Все 4 видеоурока можно приобрести все вместе со скидкой. | 271 |
| 8 |  Первая связка, которая участвует в учете документов, это связка «номенклатура дел – опись дел структурного подразделения».
❗️Крайне важно: чтобы номенклатуру дел вообще приняли в этот хоровод, она должна быть закрыта. Что такое закрытая номенклатура дел? Это НД с заполненной третьей графой и итоговой записью. Без этой информации участие НД в учете документов бессмысленно.
По описям дел структурных подразделений отправляются в архив документы ПСХ (+ДЛО), со сроками хранения 10+, по личному составу. Я называю их «дела архивных категорий», потому что единого термина для них нет.
Документы со сроками хранения до 10 лет, конечно, могут быть переданы в архив, но в учете документов они не участвуют и ни в одном учетном документе, кроме номенклатуры дел, не звучат!
Количество единиц хранения дел архивных категорий, передаваемых в архив, мы берем из закрытой номенклатуры дел. По каждой категории составляется сдаточная опись. Количество единиц хранения каждой категории передаваемых дел должно совпадать с их количеством по номенклатуре.
На картинке к этому посту вы видите мои замечание к проекту описи дел. Как раз-таки не совпадает количество: СП показывает 5 единиц хранения, а по факту их 2 или 1. Так быть не должно, это антипример учета, или пример учета, которого нет, или он сломан в самом начале цепочки.
Полную связку номенклатура дел – сдаточная опись с цифрами и реальными примерами можно посмотреть в первом из 4-х видеоуроков об учете дел в архиве. Все 4 видеоурока доступны по ссылке. | 285 |
| 9 | Уважаемые коллеги, продолжаем тему учета документов в архиве.
Учим учет, так сказать🤭
Учет документов – это последовательность заполненных учетных форм:
Номенклатура дел ➡️ сдаточные описи
Сдаточные описи ➡️ годовой раздел архивной описи
Сдаточные описи ➡️ Книга учета поступления дел и документов
Годовые разделы ➡️ Лист фонда
Осуществляя учет, считаем содержимое нашего архива от информации о каждой единице хранения до общего количества томов в архиве вашей организации за все годы его существования, с динамикой по всем категориям.
Я записала для вас 4 видеоурока.
🚩
Урок 1. Номенклатура дел и сдаточные описи
От закрытой номенклатуры дел и итоговой записи к разделу идем к описям дел структурных подразделений: постоянного хранения, дел со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу.
🚩
Урок 2. Сдаточные описи и годовой раздел описи дел
Тренируемся на моей любимке – описи дел по личному составу. Собираем ее из нескольких сдаточных описей.
🚩
Урок 3. Книга учета поступления и выбытия документов и дел
В первую очередь записи в нее вносятся на основе сдаточных описей. Во вторую – на основе некоторых других документов, также фиксирующих поступление и выбытие документов в/из архива. В уроке посмотрим все предусмотренные формой Книги случаи.
🚩
Урок 4. Лист фонда
Общее количество ВСЕХ документов, ВСЕХ категорий считаем и наблюдаем его динамику в Лист фонда. Отталкиваемся от годовых разделов описей и некоторых других документов.
❤️Стоимость каждого урока 990 рублей.
Можно купить сразу все со скидкой за 3500 рублей.
Цены не облагаются НДС.
Важное об уроках:
⚪️Как всегда, работаем в реальном времени. Я показываю готовые заполненные формы и объясняю, как и что в них вносить.
💜Теории минимум, это короткие практические уроки.
3️⃣Учет показан только для документов на бумажном носителе.
❗️В основном все то, что я рассказываю в видеоуроках, построено на Правилах-2023 и методических рекомендациях к ним. Если я допускаю какую-то самодеятельность, то обязательно это проговариваю. Так, например, я оптимизировала итоговую запись к номенклатуре дел и лист фонда😊. Все это, конечно, комментируется.
Выбирайте тот урок, который вам нужнее, друзья!
💬По всем вопросам – добро пожаловать в комментарии, или пишите на почту webinar@archiv63.ru. | 257 |
| 10 | Коллеги, давайте продиагностируем вашу систему учета документов в архиве. То, что есть. Да, я понимаю, что у кого-то может не быть ничего, у кого-то разрозненные документы. Но это и не главное. ☝Главное, чтобы у архивиста в голове было понимание того, как должно быть, и это самое сложное. От понимания до системы всего несколько технических шагов.
Вот 6 вопросов, которые покажут, как оно у вас. Отвечать можно в комментариях, в личку, а можно просто для себя.
❓понимаете ли вы последовательность учетных документов, почему именно так, а не иначе?
❓знаете ли связь номенклатуры со сдаточными описями?
❓понимаете ли роль годового раздела и как составлять его путем сведения описей, а не ручного набора текста?
❓знаете ли, когда появляется книга учета и какие описи – сдаточные или «архивные» звучат в ней?
❓понимаете ли назначение листа фонда?
❓можете ли составить себе дорожную карту прохождения всего пути учета? | 219 |
| 11 |  Учет документов не выполняется стихийно, начиная с того документа, который попал в руки архивисту. Или в какой-то момент приходит гениальная идея: 🤪а не переписать ли мне все дела в архиве, чтобы у меня был единый реестр всех моих документов? Это же удобно!
Это не удобно – раз, система учета уже есть, и не нужно придумывать ничего нового – два. Надо только разобраться, что за чем идет и какая форма что считает.
🤨Почему эта система не проговаривается в нормативно-методической документации именно как последовательность действий, а показана там кусками, не понятно. Но это мы как раз сейчас исправляем.
Мне вообще кажется, что авторы Правил и МР за последние 10 лет ни разу не заполняли собственноручно, например, лист фонда. Иначе бы у листа фонда была другая форма, ну уж хотя бы учитывались ЭД. Буду рада ошибиться.
Я вам предлагаю бесплатную карту учета, коллеги. Можно скачать и изучать. В ней: последовательность документов, функционал каждого, по каждому документу – 5 диагностических вопросов, чтобы проверить свой.
⚙️ Система учета документов в архиве выглядит так:
В номенклатуре дел учтено количество единиц хранения ➡️ каждый том с уточненным заголовком, крайними датами и количеством листов передан в архив по сдаточной описи и это зафиксировано в книге учета поступлений ➡️ все документы за календарный год, полученные по сдаточным описям, учтены в архивной описи и помещены в лист фонда.
На практике документы заполняются в той последовательности, которая указана на картинке:
Номенклатура дел ➡️ сдаточная опись ➡️ архивная опись ➡️ книга учета поступления и выбытия ➡️ лист фонда.
Вопросы, коллеги? | 236 |
| 12 | Коллеги, проверьте, у вас в архиве есть все необходимые документы?
✅ Номенклатура дел на 2026 год
✅ Описи дел структурных подразделений
✅ Архивные описи
✅ Книга учета поступления и выбытия дел и документов
✅ Лист фонда
Следующий вопрос: вы уверены, что они правильно связаны между собой?
Видите ли, даже наличие учетных документов еще не означает, что в архиве действительно работает система учета.
Например:
❎️ по факту дела не совсем соответствуют номенклатуре;
❎️ заголовки в описи просто переносятся из номенклатуры без уточнения;
❎️ количество переданных дел по сдаточной описи не совпадает с годовым разделом "большой" описи;
❎️ каждый годовой раздел приходится фактически собирать вручную;
❎️ в книге учета не всегда учтены приемы дел;
❎️ данные из листа фонда не сходятся с другими учетными документами.
Самое неприятное здесь то, что каждый документ по отдельности может выглядеть совершенно нормально, а между собой они "не бьются".
Ошибка обнаруживается, только когда начинаешь проверять связи между учетными формами.
Я сделала вам «Карту учета дел в архиве». Она бесплатна, ее можно забрать прямо сейчас.
Что внутри:
📌 схема последовательности документов в единой системе учета;
📌 по каждому документу информация: где он ведется, когда нужен, зачем нужен, что в него вносим, где взять форму и какое место он занимает в цепочке;
📌 по пять вопросов для проверки каждого вашего документа.
Можно забирать карту, проверять свою систему, делать выводы.
Возможно, вы обнаружите, что проблема не в отсутствии какого-то документа, а в том, что один документ не сходится с другим.
Забрать карту бесплатно
После заполнения формы карта придет вам на e-mail. Если не пришла - проверьте папки Спам и Промоакции. | 289 |
| 13 |  +1Актуальное по комментариям: коллеги не понимают номенклатуру дел и воспринимают ее как нечто раздражающее, нужное неизвестно зачем только архивисту🙄.
Ситуация неприятная, но довольно обычная, друзья. Более того, неизбежная, если напоминать коллегам о существовании НД раз в год.
Переломить ее можно. Понадобится немного твердости и кое-какое время. Способ проверен мной лично, и он работает.
Номенклатура дел в какой-то момент должна стать необходимостью. К вам обращается коллега по вопросу получения документа/комментария по документу/поиска документа, а вы в ответ: «Мне нужен индекс по номенклатуре дел, без него я не смогу корректно ответить на ваш вопрос».
Еще вчера могла? Да, но с сегодняшнего дня система работает по-другому. Нужен индекс.
В идеале бы еще совместить номенклатуру с СЭД, чтобы регистрационные карточки требовали проставления индекса регистрируемого документа.
Разумеется, для этого в СП действительно должна была быть передана номенклатура дел на 2026 год.
Так постепенно номенклатура дел поднимется со дна забвения и превратится в актуальный рабочий документ. Дополнительный эффект: СП наконец начнут ее читать, очень удивляться тому, что в ней написано, и вносить правки. То есть она еще и станет актуальной. А номенклатура, напоминаю, это наше первое звено в системе учета документов организации.
Поделить, что ли, вашими лайфхаками по выведению номенклатуры дел из сумрака на свет актуальности? | 229 |
| 14 | ❗️Учет документов архива в Правилах архивного дела❗️
Изучение учета начнем, как я люблю, с норм. Правила архивного дела дают список обязательных документов для учета. Процитирую сразу три пункта:
116.Основными единицами учета архивных документов являются архивный фонд, единица хранения.
117.Сведения об объеме и составе единиц хранения указываются в архивных учетных документах. Обязательные и вспомогательные архивные учетные документы ведутся для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.
118.В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов (рекомендуемый образец приведен в приложении N 23 к Правилам), лист фонда (рекомендуемый образец приведен в приложении N 24 к Правилам), опись дел, документов, опись электронных документов; дело фонда (…).
Мы будем работать только с обязательными учетными документами, перечисленными в пункте 118.
☀️Что мне тут нравится:
✅Обозначены единицы учета – то, что мы должны считать.
✅Обязательных учетных документов не так уж много, и они, так или иначе, упоминаются в Правилах.
🌩Что мне не нравится:
🚫Не показана система, то есть последовательность учетных документов. Опись не следует за листом фонда, увы.
🚫Не показано самое начало цепочки – номенклатура и сдаточные описи подразделений.
❓Коллеги, сами для себя ответьте на вопрос (а кто хочет, в комментариях): понятна ли вам связь между номенклатурой дел, сдаточной описью, архивной описью, книгой поступления и листом фонда? | 260 |
| 15 | 🩷Чем отличается архив от склада🩷
К сожалению, ко многим дверям табличка «Архив» прибита явно незаслуженно. И у меня на это 5 причин (с), то есть признаков.
Вот они:
⚪️Документы в архив принимаются коробами, папками, пачками, но не единицами хранения.
💜Нет связи между номенклатурой дел и архивными описями, между описями и описанием фонда.
3️⃣Нет системы приема документов. Любой дурак в любой момент может притащить в архив все что угодно, хоть новогоднюю елку🎄, хоть приказы о приеме.
🙂Архивист не понимает, что писать в Книгу учета поступления дел и документов, хотя знает, что она должна быть. Важно: не понимает не потому, что глупый, а потому, что не владеет информацией для внесения в Книгу.
🌟Необходимость найти один документ в архиве вызывает переполох 😬, обязанность «там рыться» перекидывают друг на друга до последнего, а потом говорят, что документ не нашли. Виноват архивист.
💬Коллеги, если не сложно, напишите в комментариях, какие из этих пяти признаков есть в вашей компании? Можно просто поставить цифру или цифры.
А я объявляю тему ближайших недель:
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
🪩Что будем разбирать:
✔️Нормы, куда без них. Какие учетные документы должны быть у архивиста по правилам.
✔️Взаимосвязь между учетными документами от номенклатуры дел до листа фонда (и да, она есть, это вообще-то звенья одной цепочки🔗)
✔️Каждый учетный документ по очереди
И вообще, посмотрим на систему учета документов целиком. Большое видится на расстоянии, знаете ли. Что-то я сегодня прямо сыплю цитатами😉. | 261 |
| 16 |  Уважаемые коллеги, держите традиционный список полезных постов и материалов прошедшего месяца. А скорее, прошедшей темы: электронные документы.
🗺Юзабилити ЛНА. Что это такое и как выглядит.
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
🙂Главные термины из сферы хранения электронных документов: электронный документ, СЭД, СХЭД, гибридное дело, гибридный документ
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
👍Что такое метаданные? Стараюсь объяснить максимально просто
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
➕ ГОСТ по метаданным. Короткое описание и сфера применения
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
❌Работник отозвал согласие на обработку персональных данных. Что делать в архиве и в СХЭД?
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
🌟Гибридные документы со сроком хранения 5 лет и «постоянно». Когда можно оставить все как есть, а когда нет?
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
💻Получить запись нашего совместного с компанией Directum открытого вебинара о сравнении, применении, выборе СЭД и СХЭД
💻Вебинар о внесении изменений в инструкцию по делопроизводству на основе новых методрекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2025. Работа с разделом «Распорядительные документы». Программа и тарифы.
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК | 301 |
| 17 | Уважаемые коллеги, если вы хотите получить запись нашего совместного с компанией Directum вебинара о СЭД и СХЭД, переходите по ссылке и заполняйте форму! | 320 |
| 18 | Гибридный документ со сроком хранения 5 лет и «постоянно»
Два вопроса о гибридных документах я объединила в один. Так даже лучше.
❗Напомню, что гибридный документ – это документ, часть которого существует на бумажном носителе, а часть электронная. В отличие от гибридного дела, гибридный документ не является нормой, их нужно не допускать в своем делопроизводстве, а если допустили, то стараться от них избавиться.
🔴Ситуация 1. Авансовый отчет электронный, а документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции), бумажные.
В этой ситуации я бы специально ничего не делала и оставила, как есть.
Наверное, в компании распечатывают электронный авансовый отчет и прикрепляют к нему чеки. Что же, это неизбежно при работе с гибридными документами. Но дешевле оставить все как есть, чем сканировать чеки, прикреплять к отчету, каким-то образом отмечать на бумажных чеках, к какому отчету они относятся… Этим вряд ли будут заниматься в бухгалтерии, тут на самом деле проще распечатать электронный документ.
😑Да, ситуация ненормальная и один документ хранится на двух носителях. Но его бумажную часть хотя бы не нужно подшивать.
🔴Ситуация 2. ЛНА электронный, а листы ознакомления к нему бумажные, причем они находятся в разных филиалах.
А вот здесь мы имеем дело с документом постоянного хранения. Документ ПСХ – это отдельный учет в архивной описи и полная архивная обработка («подшивка») бумаги.
❗️Здесь придется вкладывать ресурсы в архивную обработку и по полной программе прочувствовать, как гибридный характер документа умножает затраты на его хранение.
✔️Электронный ЛНА хранится так, как полагается электронному документу: в зависимости от того, завершен или нет, или в СЭД, или в СХЭД/на внешнем носителе.
✔️Вместе с ним должны храниться скан-копии листов ознакомления, так как они – неотъемлемая часть документа.
✔️Подлинники листов ознакомления придется сканировать и либо собирать с филиалов для централизованной подшивки в будущем, либо в филиалах распечатывать ЛНА и прикладывать к нему подлинные листы ознакомления.
✔️Когда ЛНА будет закрыт делопроизводством, проводим полную архивную обработку: первый том электронный, а последующие, состоящие из копии ЛНА и подлинных листов ознакомления, - бумажные.
❗️В действующей делопроизводственной терминологии понятия «гибридный документ» нет, нет и никаких рекомендаций по обращению с ними.
Но в любом случае подлинник документа подлежит хранению в соответствии с правилами архивного дела. Раз уж подлинник документа «живет» на двух носителях, то и храниться будет на двух.
Вопросы, коллеги? | 383 |
| 19 | ❓Вопрос: если работник отозвал согласие на обработку своих персональных данных, то что делать с документами в архиве? Как убрать ПДн из СХЭД, если СХЭД обеспечивает неизменяемость документов?
Ответ: ничего не делать, никак не убирать.
Работник вправе отозвать свое согласие на обработку персональных данных. На этот счет есть установленные алгоритмы действий, но осуществляются эти действия в Отделе кадров, а не в архиве.
♎️В п. 2 ст. 1 ФЗ «О персональных данных» говорится о том, что положения этого закона не распространяются на архивные документы. А архивными считаются все документы после 1 января года, следующего за годом, в котором они были завершены делопроизводством.
Это было основание из нормативного документа. Есть еще письмо Минфина РФ от 24 апреля 2023 г. N 07-01-09/37355, в котором эта же ситуация рассматривается в точки зрения подачи отчетности о таком работнике, и в этом письме тоже говорится о нераспространении ФЗ «О ПД» на архивные документы.
🤯Ну и как вы себе это представляете: отзывает человек свое согласие на обработку ПД, и что же теперь, напалмом выжигать его имя из всех документов? Вычеркивать, замазывать корректором во всех приказах по личному составу, а заявления сжигать, стирать электронные документы с жесткого диска, диск для верности бросить в кислоту, а сервер освятить?
Во-первых, это бред.
❗️Во-вторых, большинство документов по личному составу хранятся 50 лет, и за уничтожение их раньше этого срока организации получают вполне реальные штрафы.
Таким образом, архивных документов как на бумажном носителе, так и электронных, отзыв работником согласия на обработку персональных данных не касается.
Вопросы, друзья🫶?
Документы и архив в Максе
Документы и архив в ВК | 279 |
| 20 | 💣Друзья, приветствую всех!
Благодарю всех присоединившихся к сегодняшнему вебинару о СЭД и СХЭД и компанию Directum за возможность поговорить с аудиторией на эту тему!
Немного организационной информации: запись вебинара будет направлена зарегистрированным участникам в течение 2-3 дней.
В ходе эфира были вопросы, на которые мы с коллегами не успели ответить. Часть из них я зафиксировала, напишу для вас ответы в ближайшее время. Это вопрос о том, что делать с электронным документом, если работник отозвал согласие на обработку своих персональных данных и два вопроса по гибридным документам: об авансовом отчете и листах ознакомления.
😢Есть ли еще вопросы, уважаемые коллеги? На что смогу – отвечу! Пишите в комментариях. | 269 |
