Документы и архив
Відкрити в Telegram
По вопросам сотрудничества по экспертизе ценности, архивной обработке, аудиту делопроизводства пишите на info@archiv63.ru . По вопросам обучения и приобретения вебинаров на webinar@archiv63.ru Личка @EvgeniyaKozhanova
Показати більше2 208
Підписники
+124 години
-17 днів
-330 днів
Триває завантаження даних...
Схожі канали
Хмара тегів
Вхідні та вихідні згадування
---
---
---
---
---
---
Залучення підписників
жовтень '26жовт '26
жовтень '260
в 0 каналах
вересень '26
+11
в 0 каналах
Get PRO
серпень '26
+3
в 0 каналах
Get PRO
липень '26
+11
в 0 каналах
Get PRO
червень '26
+16
в 0 каналах
Get PRO
травень '26
+131
в 0 каналах
Get PRO
квітень '26
+25
в 0 каналах
Get PRO
березень '26
+416
в 0 каналах
Get PRO
лютий '26
+46
в 0 каналах
Get PRO
січень '26
+53
в 0 каналах
Get PRO
грудень '25
+90
в 0 каналах
Get PRO
листопад '25
+48
в 0 каналах
Get PRO
жовтень '25
+123
в 1 каналах
Get PRO
вересень '25
+184
в 0 каналах
Get PRO
серпень '25
+46
в 2 каналах
Get PRO
липень '25
+47
в 0 каналах
Get PRO
червень '25
+20
в 0 каналах
Get PRO
травень '25
+62
в 0 каналах
Get PRO
квітень '25
+42
в 0 каналах
Get PRO
березень '25
+58
в 0 каналах
Get PRO
лютий '25
+38
в 0 каналах
Get PRO
січень '25
+583
в 0 каналах
Get PRO
грудень '24
+30
в 0 каналах
Get PRO
листопад '24
+6
в 0 каналах
Get PRO
жовтень '24
+12
в 0 каналах
Get PRO
вересень '24
+713
в 0 каналах
| Дата | Залучення підписників | Згадування | Канали | |
| 01 жовтня | 0 |
Дописи каналу
И еще момент, друзья, которым хочется поделиться относительно сшивания документов.
На видео – распространенная, к сожалению, история: документы, подшитые в термопереплет, пластик с металлическим корешком. Возможно, он как-то называется, не могу сказать.
❗️Так делать нельзя❗️ Архивные документы – категорически нельзя.
Чаще всего именно в бухгалтериях шьют документы в это безобразие. Да, получается красиво. Но через 5 лет эта же бухгалтерия будет требовать уничтожить красоту. Доживет ли до уничтожения аппарат, который вот это вот склеивает – большой вопрос. Если не доживет, или если и бухгалтерии-то уже нет, а сшивы есть, то архивисту будет нелегко.
Поделитесь опытом, как вы снимаете этот переплет, если нужно?
❓Вот, например, совершенно реальная история: когда-то аудиторская компания передавала в таких обложках свои заключения. Сегодня у вас на обработку 10 единиц хранения, в каждой примерно 100 листов. Аудиторское заключение в БН, ПСХ, надо шить в картон. Аппарата нет. Как будете снимать?
| 2 | Что не так на фото? Ответы на пост с фотографиями
Напомню, мы говорим о полной архивной обработке документов.
✅Фото 1 – переплетенные книги покупок и продаж.
Не так здесь то, что эти документы в принципе прошли полную архивную обработку. Их срок хранения – 5 лет (ПТУД, ст. 276). Даже если бухгалтерии правдами и неправдами удалось всучить их архивариусу в хранилище, то ни о какой подшивке даже речи не идет. Нумеровать, писать обложки и заверители пятилеткам, прошивать их – дорого и бессмысленно. Хранить – так и быть, но не сшивать однозначно.
✅Фото 2 – нумерация листов. Здесь все написали правильно. Лишняя цифра должна быть зачеркнута. Был резонный вопрос, а какая из цифр лишняя Договоримся, что все-таки мы все делаем изначально правильно, и цифра архивиста написана карандашом, как и первые 12. Лишняя тут 9.
✅Фото 3 – признаки тома. Тоже было много правильных ответов: пятый том трудовых договоров за год, а как его отличать от четырех предыдущих и всех последующих? Нужно дополнять заголовок буквами, например, «на С - У».
🙏Я благодарю всех, кто написал ответы, и желаю вам чудесных выходных! | 145 |
| 3 | Коллеги, я вижу, что в канале сильно не хватает навигации. Этот пост – ради нее, я его закреплю и буду постепенно дополнять.
Весь этот год по несколько недель мы занимаемся одной темой. Сначала шли в ритме 1 месяц = 1 тема, сейчас просто несколько недель = 1 тема. В конце каждого периода я публикую дайджест: в одном посте ссылки на все полезные материалы по теме месяца.
Это – навигационный пост. Выбирайте тему, которая вас интересует, переходите по ссылке, и вы увидите актуальные материалы, начиная с 2026 года, которые вам готов предложить мой канал. Если не нашли «свою» тему – пишите в личку, помогу чем смогу.
⬇️ Под каждой ссылкой – список полезных постов, бесплатных и платных продуктов по теме. Выбирайте самый подходящий.
🧮 Закрытие номенклатуры дел
🪂 Приказы и другие распорядительные документы
🤝 Документы по личному составу + новые Методрекомендации к Правилам-2023 и ГОСТ Р 7.0.97-2025
и отдельным постом бесплатные вебинары по ним
🤔 Локальные нормативные акты
🤍 Электронные документы
🖍 Учет документов в архиве
🖥 Сайт с моими платными продуктами и услугами
🙂 Об авторе | 194 |
| 4 |  +2Коллеги, предлагаю вам 3 фотографии. На всех трех есть ошибки в полном оформлении дел. Найдете? | 190 |
| 5 | Коллеги, а что у вас с перешиваниями? Бывает ли такое, что приходится менять в уже сшитом деле лист, или менять листы местами, переносить лист в другую часть тома, добавлять, перемещать документ в другое дело… Я могу долго перечислять, это все из практики.
Главное, что дело давно (или недавно) сшито, а тут подарочек.
Есть организации, для которых это норма жизни, и перспектива перешить десяток-другой томов из-за замены формулировки никого не смущает.
А как у вас? Можно проголосовать реакцией и поделиться в комментариях:
🔥Перешив – вариант нормы
❤️Бывает иногда
👍Никогда не перешивали | 254 |
| 6 |  Ой, какую классную штуку я вам сделала!
🤩Руководство по полному оформлению документов на бумажном носителе🤩
Совершенно бесплатно разбирайте, друзья!
Что вы получите: в письме-отбивке придет pdf-файл, в котором вы найдете описание каждого шага процесса сшивания документов. Еще есть реальные картинки и образцы титульного листа, внутренней описи и листа-заверителя.
Если вы чувствовали себя неуверенно в обработке документов, то мое руководство вас поддержит и поможет. Во всяком случае, я на это надеюсь❤️
Засим – хорошей пятницы и приятных выходных!🍂 | 258 |
| 7 |  +2Архивное сшивание или переплет производится в картонную обложку, нитью, на 4 прокола. Никакого пластика и никакого металла в архиве не допускается!
Вариантов обложек для сшивания дел несколько, образцы на картинках👆
Совсем не обязательно переплетать все дела в твердый картон, как и необязательно, если есть возможность выбора, использовать только тонкие папки.
Вариант обложки для сшивания или переплета дела выбираем, исходя из
✔️бюджета,
✔️объема дела,
при этом не забывая про принцип единообразия.
О чем идет речь, покажу на примере.
Допустим, архивисту нужно подшить 30 личных дел уволенных работников и 30 томов с приказами, лицевыми счетами и договорами ГПХ.
Объем личных дел – около 50 листов каждое, а вот тома большие, от 200 до 250 листов (я такие называю «кирпичи»🤭).
Конечно, можно для всех этих дел сделать составной архивный переплет или купить готовые переплетные комплекты. Но можно и существенно сэкономить, сделав так:
💚личные дела подшить в обычные бумажные папки «Дело №», а затем поместить в короба;
🧡прочие тома подшить в переплетные комплекты или в составной архивный переплет, и поставить их на полку без коробов.
Надеюсь, логика понятна: мы не подшиваем все подряд в одинаковые обложки или переплеты, а принимаем решение, исходя из бюджета и качества дела.
Конечно, если локальные или ведомственные правила предписывают использовать определенные обложки или конкретную толщину картона, и мы никак не можем на это повлиять, то следуем предписанному.
Важно помнить и о перешиваниях. Есть организации и целые отрасли, в которых замена листа или нескольких в уже сшитом томе – нормальная практика (оставим за скобками, правильно это или нет, надо – значит надо🫡). Если ваша организация относится к таким, то следует учитывать: ❗️том, подшитый в переплетный комплект и «Дело №», можно перешить быстро и незаметно. Что заменить лист в томе, помещенном в составной архивный переплет, этот переплет придется уничтожить и полностью заменить.
Какие обложки предпочитаете?🌸 | 274 |
| 8 |  Порядок сшивания документов представляю вам в виде памятки, которую удобно скачать 😄
Коллеги, которые не побоялись поставить 🔥 под прошлым постом, и те, чьи документы годами ждут сшивания: на каком этапе у вас обычно все останавливается? | 206 |
| 9 |  🔚 Надо просто прошить документы 🔚
Опытные коллеги знают, что стоит за этим запросом. Если мы имеем в виду непосредственно сшив, то есть манипуляции с иглой и ниткой🪡, то это действительно довольно просто. Правда, до и после сшивания нужно сделать еще некоторое количество действий:
✔️собрать тома из россыпи или из папок
✔️пронумеровать листы
✔️написать лист-заверитель и обложку, а для некоторых дел – внутреннюю опись;
✔️решить, какая обложка и вариант сшивания подходит для каждого дела (группы томов);
✔️купить/сделать обложки и переплетные комплекты;
✔️сшить (вот только теперь);
✔️составить, согласовать, утвердить описи;
✔️проставить архивные шифры;
✔️некоторые тома упаковать в короба, надписать короба; томам, которые будут стоять на полке без коробов надписать/приклеить корешки.
Вот вам и «просто прошить документы». Приглашаю всех поделиться опытом в комментариях или проголосовать реакцией:
👍Делаете так?
❤️Делаете сами или привлекаете кого-то?
🔥Не делаем, копим необработанный объем
🥁Тема ближайших недель, друзья:
Архивная обработка документов на бумажном носителе | 292 |
| 10 |  Коллеги, предлагаю вам дайждест августа!
Все полезности со ссылками на них на всех площадках я традиционно собрала в одном посте. Тема у нас была сложная:
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ
✔️Список учетных документов, которые должны быть в любом корпоративном архиве, и их связь между собой
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Номенклатура дел – описи дел структурных подразделений»
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Описи дел структурных подразделений («сдаточные» описи) – годовые разделы описей дел
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Описи дел структурных подразделений («сдаточные» описи) – Книга учета поступления и выбытия дел
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Связка учетных документов «Годовые разделы описей дел – Книга учета поступления и выбытия документов – Лист фонда»
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Полный разбор цепочки учетных документов в архиве
Пост в ТГ
Пост в Максе
Пост в ВК
✔️Бесплатная Карта учета документов в архиве. В ней подробно рассказывается о каждом учетном документе: для чего он нужен, где взять форму и что именно в нем фиксируется. Дополнительно в Карте есть небольшой тест для оценки каждого учетного документа. Ключ к тесту очень простой: там, где «да», все хорошо. Любой другой ответ – точка роста для документа. Надо сделать так, чтобы было «да».
✔️Видеоуроки по учету в архиве. В каждом видеоуроке разбираем одну связку документов.
⏺Урок 1. Номенклатура дел и сдаточные описи
От закрытой номенклатуры дел и итоговой записи к разделу идем к описям дел структурных подразделений: постоянного хранения, дел со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу.
⏺Урок 2. Сдаточные описи и годовой раздел описи дел
Тренируемся на моей любимке – описи дел по личному составу. Собираем ее из нескольких сдаточных описей.
⏺Урок 3. Книга учета поступления и выбытия документов и дел
В первую очередь записи в нее вносятся на основе сдаточных описей. Во вторую – на основе некоторых других документов, также фиксирующих поступление и выбытие документов в/из архива. В уроке посмотрим все предусмотренные формой Книги случаи.
⏺Урок 4. Лист фонда
Общее количество ВСЕХ документов, ВСЕХ категорий считаем и наблюдаем его динамику в Лист фонда. Отталкиваемся от годовых разделов описей и некоторых других документов.
Стоимость каждого урока 990 рублей.
⏺Можно купить сразу все со скидкой за 3500 рублей.
Цены не облагаются НДС.
Важное об уроках:
➖Как всегда, работаем в реальном времени. Я показываю готовые заполненные формы и объясняю, как и что в них вносить.
➖Теории минимум, это короткие практические уроки.
➖Учет показан только для документов на бумажном носителе. | 363 |
| 11 | ⚙️ Коллеги, а теперь давайте соберем систему учета документов в архиве в одно целое.
Мы уже разобрали, из чего она состоит, посмотрели учетные документы в виде связок, одну за другой. Теперь попытаемся посмотреть целиком, что за чем идет и из чего вытекает.
1️⃣Все начинается с номенклатуры дел. Важно: с закрытой номенклатуры дел. В ней мы видим, сколько единиц хранения каждого дела поступит в архив.
2️⃣ Дела передаются в архив по сдаточным описям. В сдаточных описях мы должны встретить именно то количество единиц хранения каждого дела, которое видели в закрытой НД.
3️⃣ Из сдаточных описей мы собираем архивные описи. Вот буквально складываем из нескольких «сдаток» один годовой раздел и переносим в него те единицы хранения, которые нам передали.
4️⃣ При каждом приеме документов (а также при каждом выбытии) мы делаем запись в Книгу учета поступления и выбытия дел. Записи о приеме делаются на основе сдаточных описей!
5️⃣ Потом делаем запись в листе фонда. О поступлении документов записи в лист фонда вносятся на основе архивных описей (годовых разделов). Тут же выдается общее количество и его динамика. Прочие, гораздо более редкие ситуации (выбытие документов, поступление неописанных документов) фиксируются в листе фонда на основе записей в Книге учета.
❗️Нюанс:
Учету подлежат только документы ПСХ, 10+, по личному составу (то, что хранится ДОЛГО). Документы со сроками до 10 лет включительно мы, так и быть, допускаем в архив, но не в систему учета!
Если вы еще не забрали мою бесплатную Карту учета документов в архиве, то сделайте это, начните с нее. В ней гораздо подробнее рассказывается о каждом учетном документе: для чего он нужен, где взять форму и что именно в нем фиксируется.
🧑💻 Дополнительно в Карте есть небольшой тест для оценки каждого учетного документа. Ключ к тесту очень простой: там, где «да», все хорошо. Любой другой ответ – точка роста для документа. Надо сделать так, чтобы было «да». | 368 |
| 12 | Ну, и последняя четвертая связка в учете документов:
Годовые разделы описей ➡️ Книга учета поступления и выбытия документов 🤩 Лист фонда
😳Да, последняя связка вот такая усложненная, в ней задействованы 3 документа.
В разные разделы листа фонда включается информация из описи и из Книги учета.
Первый раздел – информация о фонде. Наименование, дата первого поступления документов, история переименований.
Второй раздел – количество неописанных документов. Напоминаю: неописанных – это не 5-летки, которые вам втюхали, а ПСХ, ЛС, 10+, которые по каким-то причинам попали в архив в своем первозданном виде / не обработанными / не внесенными в опись.
Третий раздел – все описанные дела. На мой взгляд, не хватает разделения по носителям, но эту мысль нужно еще хорошо продумать. Во всяком случае, когда создавалась форма листа фонда, явно и в помине не было никаких ЭН-БН, а с тех пор форму не меняли.
Третий раздел самый главный. Мы заполняем его на основе архивных описей и актов, фиксирующих выбытие. В этом разделе показана динамика изменения объема документов общего и по категориям в рамках одного фонда, который находится на хранении в архиве организации. Лист фонда, пока не закрыт делопроизводством, не получает никаких итоговых записей. Мы ведем его до тех пор, пока храним фонд.
🔥Можно ли вести лист фонда в электронном виде? Да, как и Книгу, пожалуй, и нужно. В четвертом уроке о листах фонда я показываю и заполняю его пример в экселе, причем каждую часть листа фонда делаю на отдельной вкладке. Так можно бесконечно «отращивать» каждую таблицу, не заботясь о том, что информация из одного раздела начнет мешать информации из другого.
Четвертый урок цикла – про заполнение листа фонда. Как всегда, заполняю на ваших глазах с комментариями.
Купить весь цикл со скидкой можно тут. | 313 |
| 13 | Ну, и последняя четвертая связка в учете документов:
Годовые разделы описей – Книга учета поступления и выбытия документов - Лист фонда
Да, последняя связка вот такая усложненная, в ней задействованы 3 документа.
В разные разделы листа фонда включается информация из описи и из Книги учета.
Первый раздел – информация о фонде. Наименование, дата первого поступления документов, история переименований.
Второй раздел – количество неописанных документов. Напоминаю: неописанных – это не 5-летки, которые вам втюхали, а ПСХ, ЛС, 10+, которые по каким-то причинам попали в архив в своем первозданном виде /не обработанными / не внесенными в опись.
Третий раздел – все описанное. На мой взгляд, не хватает разделения по носителям, но эту мысль нужно хорошо продумать. Во всяком случае, когда создавалась форма листа фонда, явно и в помине не было никаких ЭН-БН, а с тех пор форму не меняли.
Третий раздел самый главный. Мы заполняем его на основе архивных описей и актов, фиксирующих выбытие. В этом разделе показана динамика изменения объема документов общего и по категориям в рамках одного фонда, который находится на хранении в архиве организации. Лист фонда, пока не закрыт делопроизводством, не получает никаких итоговых записей. Мы ведем его до тех пор, пока храним фонд.
Можно ли вести лист фонда в электронном виде? Да, как и Книгу, пожалуй, и нужно. В четвертом уроке о листах фонда я показываю и заполняю его пример в экселе, причем каждую часть листа фонда делаю на отдельной вкладке. Так можно бесконечно «отращивать» каждую таблицу, не заботясь о том, что информация из одного раздела начнет мешать информации из другого.
Четвертый урок цикла – про заполнение листа фонда. Как всегда, заполняю на ваших глазах с комментариями.
Купить весь цикл со скидкой можно тут. | 1 |
| 14 | ☀Уважаемые коллеги, встречайте учетную связку № 3! Думаю, вы ее ждали. Она не так очевидна, как между сдаточными и архивными описями, но она должна быть в ваших архивах.
Сдаточные описи 🤩 Книга учета поступления и выбытия дел
Форма книги есть в Правилах-2023. Вы можете освоить ее самостоятельно, а можете обратиться к моему видеоуроку, в котором я заполняю эту форму на ваших глазах.
В Книге мы фиксируем факты приема и выбытия документов. Важно: документов «архивных категорий», то есть ПСХ, 10+, ЛС. Всякая 5-10-летняя мелочь в книгу учета не попадает.
Прием фиксируется по сдаточным описям. Попробуйте сами заполнить эту форму, и вы сразу поймете: если есть хорошая «сдатка», то все довольно просто. Если нет хорошей «сдатки», то принимать у себя самого – ну такое себе.
Выбытие фиксируется по разным документам, преимущественно это акты. Акт об уничтожении, акт о неисправимых повреждениях, акт о передаче документов в другой архив.
Отдельно идет учет неописанных документов. И снова: неописанных – не значит, что это 5-10-летки, которые не описываются по определению. Неописанных – это, например, экстренный прием документов от филиала, который вдруг решили ликвидировать, а архивом в нем никто не занимался. Даже если неучтенка, то это все равно ПСХ, 10+, ЛС.
Ежегодно в январе в Книге учета делается итоговая запись о поступлении и выбытии документов за последний год. Этот учет ведется в пределах
а) календарного года
б) по всему архиву целиком, то есть суммарно по всем фондам, которые вы храните.
❗️Других документов, которые ведут учет именно по этим категориям,в архиве нет. Учетные формы не дублируют друг друга, а вытекают одна из другой🔗. Лист фонда фиксирует другие вещи, об этом завтра.
Можно ли вести Книгу в электронном виде? 👨💻Можно и нужно вести в электронном виде, настраивать формулы, делать вкладки по годам.
❤️Пример Книги, заполнение ее в реальном времени по всем показателям (прием, выбытие, неучтенка) вы увидите в третьем уроке моего цикла видеоуроков об учете документов. Можно весь цикл купить целиком со скидкой, можно каждый урок по отдельности. Уроки остаются у вас навсегда.
❤️ Друзья, расскажите в комментариях, ведете ли вы Книгу учета? Правильно ведете, что в нее вносите? Появилось ли у вас понимание, зачем это делать? | 312 |
| 15 | Уважаемые коллеги, встречайте учетную связку № 3! Думаю, вы ее ждали. Она не так очевидна, как между сдаточными и архивными описями, но она должна быть в ваших архивах.
Сдаточные описи – Книга учета поступления и выбытия дел
Форма книги есть в Правилах-2023. Вы можете освоить ее самостоятельно, а можете обратиться к моему видеоуроку, в котором я заполняю эту форму на ваших глазах.
В Книге мы фиксируем факты приема и выбытия документов. Важно: документов «архивных категорий», то есть ПСХ, 10+, ЛС. Всякая 5-10-летняя мелочь в книгу учета не попадает.
Прием фиксируется по сдаточным описям. Попробуйте сами заполнить эту форму, и вы сразу поймете: если есть хорошая «сдатка», то все довольно просто. Если нет хорошей «сдатки», то принимать у себя самого – ну такое себе.
Выбытие фиксируется по разным документам, преимущественно это акты. Акт об уничтожении, акт о неисправимых повреждениях, акт о передаче документов в другой архив.
Отдельно идет учет неописанных документов. И снова: неописанных – не значит, что это 5-10-летки, которые не описываются по определению. Неописанных – это, например, экстренный прием документов от филиала, который вдруг решили ликвидировать, а архивом в нем никто не занимался. Даже если неучтенка, то это все равно ПСХ, 10+, ЛС.
Ежегодно в январе в Книге учета делается итоговая запись о поступлении и выбытии документов за последний год. Этот учет ведется в пределах
а) календарного года
б) по всему архиву целиком, то есть суммарно по всем фондам, которые вы храните.
Можно ли вести Книгу в электронном виде? Можно и нужно вести в электронном виде, настраивать формулы, делать вкладки по годам. Просто сделайте раз в год распечатку, т.к. форма предусматривает личную подпись ответственного за хранение.
Пример Книги, заполнение ее в реальном времени по всем показателям (прием, выбытие, неучтенка) вы увидите в третьем уроке https://documentyiarchiv.getcourse.ru/page44 моего цикла видеоуроков об учете документов. Можно весь цикл купить целиком со скидкой, можно каждый урок по отдельности. Уроки остаются у вас навсегда. https://documentyiarchiv.getcourse.ru/page46
Друзья, расскажите в комментариях, ведете ли вы Книгу учета? Правильно ведете, что в нее вносите? Появилось ли у вас понимание, зачем это делать? | 1 |
| 16 | Доброго понедельника, друзья!
Продолжаем изучать вопросы учета документов, и сегодня вторая связка, совсем простая:
Сдаточные описи ➡️ годовые разделы описей дел
Если вы давно на меня подписаны, то вы эту связку хорошо знаете. Речь о том, что:
1️⃣ каждое СП сдает в архив документы по сдаточным описям,
сдаточные описи оформляются по отдельности на каждую категорию дел,
2️⃣ после приема всех документов архивист сводит сдаточные описи в годовые разделы архивных описей.
Суть в том, что заполняют сдаточные описи работники СП, каждый свою. Архивист проверяет сдатки перед приемом-передачей и убеждается, что все они корректны. Остается только соединить их в годовые разделы архивных описей. Лучше всего – путем применения команд «копировать – вставить».
Как это делать на практике, показано во втором уроке моего цикла видеоуроков об учете документов в архиве. В нем мы собираем опись дел по личному составу из сдаточных описей нескольких СП, в том числе из той описи, что составляли на 1-м уроке.
Все 4 видеоурока можно приобрести все вместе со скидкой. | 322 |
| 17 |  Первая связка, которая участвует в учете документов, это связка «номенклатура дел – опись дел структурного подразделения».
❗️Крайне важно: чтобы номенклатуру дел вообще приняли в этот хоровод, она должна быть закрыта. Что такое закрытая номенклатура дел? Это НД с заполненной третьей графой и итоговой записью. Без этой информации участие НД в учете документов бессмысленно.
По описям дел структурных подразделений отправляются в архив документы ПСХ (+ДЛО), со сроками хранения 10+, по личному составу. Я называю их «дела архивных категорий», потому что единого термина для них нет.
Документы со сроками хранения до 10 лет, конечно, могут быть переданы в архив, но в учете документов они не участвуют и ни в одном учетном документе, кроме номенклатуры дел, не звучат!
Количество единиц хранения дел архивных категорий, передаваемых в архив, мы берем из закрытой номенклатуры дел. По каждой категории составляется сдаточная опись. Количество единиц хранения каждой категории передаваемых дел должно совпадать с их количеством по номенклатуре.
На картинке к этому посту вы видите мои замечание к проекту описи дел. Как раз-таки не совпадает количество: СП показывает 5 единиц хранения, а по факту их 2 или 1. Так быть не должно, это антипример учета, или пример учета, которого нет, или он сломан в самом начале цепочки.
Полную связку номенклатура дел – сдаточная опись с цифрами и реальными примерами можно посмотреть в первом из 4-х видеоуроков об учете дел в архиве. Все 4 видеоурока доступны по ссылке. | 330 |
| 18 | Уважаемые коллеги, продолжаем тему учета документов в архиве.
Учим учет, так сказать🤭
Учет документов – это последовательность заполненных учетных форм:
Номенклатура дел ➡️ сдаточные описи
Сдаточные описи ➡️ годовой раздел архивной описи
Сдаточные описи ➡️ Книга учета поступления дел и документов
Годовые разделы ➡️ Лист фонда
Осуществляя учет, считаем содержимое нашего архива от информации о каждой единице хранения до общего количества томов в архиве вашей организации за все годы его существования, с динамикой по всем категориям.
Я записала для вас 4 видеоурока.
🚩
Урок 1. Номенклатура дел и сдаточные описи
От закрытой номенклатуры дел и итоговой записи к разделу идем к описям дел структурных подразделений: постоянного хранения, дел со сроком хранения свыше 10 лет и по личному составу.
🚩
Урок 2. Сдаточные описи и годовой раздел описи дел
Тренируемся на моей любимке – описи дел по личному составу. Собираем ее из нескольких сдаточных описей.
🚩
Урок 3. Книга учета поступления и выбытия документов и дел
В первую очередь записи в нее вносятся на основе сдаточных описей. Во вторую – на основе некоторых других документов, также фиксирующих поступление и выбытие документов в/из архива. В уроке посмотрим все предусмотренные формой Книги случаи.
🚩
Урок 4. Лист фонда
Общее количество ВСЕХ документов, ВСЕХ категорий считаем и наблюдаем его динамику в Лист фонда. Отталкиваемся от годовых разделов описей и некоторых других документов.
❤️Стоимость каждого урока 990 рублей.
Можно купить сразу все со скидкой за 3500 рублей.
Цены не облагаются НДС.
Важное об уроках:
⚪️Как всегда, работаем в реальном времени. Я показываю готовые заполненные формы и объясняю, как и что в них вносить.
💜Теории минимум, это короткие практические уроки.
3️⃣Учет показан только для документов на бумажном носителе.
❗️В основном все то, что я рассказываю в видеоуроках, построено на Правилах-2023 и методических рекомендациях к ним. Если я допускаю какую-то самодеятельность, то обязательно это проговариваю. Так, например, я оптимизировала итоговую запись к номенклатуре дел и лист фонда😊. Все это, конечно, комментируется.
Выбирайте тот урок, который вам нужнее, друзья!
💬По всем вопросам – добро пожаловать в комментарии, или пишите на почту webinar@archiv63.ru. | 319 |
| 19 | Коллеги, давайте продиагностируем вашу систему учета документов в архиве. То, что есть. Да, я понимаю, что у кого-то может не быть ничего, у кого-то разрозненные документы. Но это и не главное. ☝Главное, чтобы у архивиста в голове было понимание того, как должно быть, и это самое сложное. От понимания до системы всего несколько технических шагов.
Вот 6 вопросов, которые покажут, как оно у вас. Отвечать можно в комментариях, в личку, а можно просто для себя.
❓понимаете ли вы последовательность учетных документов, почему именно так, а не иначе?
❓знаете ли связь номенклатуры со сдаточными описями?
❓понимаете ли роль годового раздела и как составлять его путем сведения описей, а не ручного набора текста?
❓знаете ли, когда появляется книга учета и какие описи – сдаточные или «архивные» звучат в ней?
❓понимаете ли назначение листа фонда?
❓можете ли составить себе дорожную карту прохождения всего пути учета? | 235 |
| 20 |  Учет документов не выполняется стихийно, начиная с того документа, который попал в руки архивисту. Или в какой-то момент приходит гениальная идея: 🤪а не переписать ли мне все дела в архиве, чтобы у меня был единый реестр всех моих документов? Это же удобно!
Это не удобно – раз, система учета уже есть, и не нужно придумывать ничего нового – два. Надо только разобраться, что за чем идет и какая форма что считает.
🤨Почему эта система не проговаривается в нормативно-методической документации именно как последовательность действий, а показана там кусками, не понятно. Но это мы как раз сейчас исправляем.
Мне вообще кажется, что авторы Правил и МР за последние 10 лет ни разу не заполняли собственноручно, например, лист фонда. Иначе бы у листа фонда была другая форма, ну уж хотя бы учитывались ЭД. Буду рада ошибиться.
Я вам предлагаю бесплатную карту учета, коллеги. Можно скачать и изучать. В ней: последовательность документов, функционал каждого, по каждому документу – 5 диагностических вопросов, чтобы проверить свой.
⚙️ Система учета документов в архиве выглядит так:
В номенклатуре дел учтено количество единиц хранения ➡️ каждый том с уточненным заголовком, крайними датами и количеством листов передан в архив по сдаточной описи и это зафиксировано в книге учета поступлений ➡️ все документы за календарный год, полученные по сдаточным описям, учтены в архивной описи и помещены в лист фонда.
На практике документы заполняются в той последовательности, которая указана на картинке:
Номенклатура дел ➡️ сдаточная опись ➡️ архивная опись ➡️ книга учета поступления и выбытия ➡️ лист фонда.
Вопросы, коллеги? | 243 |
