Кобракова | Управляемый бизнес

📌Почему собственник постоянно контролирует сотрудников Очень часто собственники бухгалтерских компаний говорят:

«Если я не проконтролирую, ничего не будет сделано».

И постепенно контроль становится частью ежедневной работы. Проверить. Напомнить. Уточнить. Переспросить. Посмотреть статус. Убедиться, что задача не потерялась. Кажется, что проблема в сотрудниках. Но в большинстве случаев проблема находится совсем в другом месте. В компании отсутствуют точки контроля внутри процессов. Приведу простой пример. Есть процесс ввода нового клиента в работу. Собственник регулярно спрашивает: ▪️ документы получили? ▪️ договор подписан? ▪️ доступы настроены? ▪️ бухгалтер взял в работу? ▪️ базу 1С завели? И т.д…. И делает это не потому, что любит контролировать. А потому что не понимает, где сейчас находится процесс. В системной компании контроль строится иначе. Не через постоянные вопросы сотрудникам. А через заранее определённые контрольные точки. Например: ✔️ в течение 24 часов после оплаты клиенту отправлен список документов; ✔️ в течение 3 дней завершён сбор информации; ✔️ клиент передан на сопровождение по чек-листу. Если контрольная точка выполнена - процесс идёт дальше. Если нет - система показывает отклонение. Именно здесь проходит граница между ручным управлением и системой управления. Когда контроль строится вокруг людей, собственник вынужден постоянно участвовать в работе.

Когда контроль строится вокруг процессов, собственник видит только отклонения и занимается управлением, а не бесконечными проверками.

Поэтому один из первых вопросов, который я задаю на диагностике:

«Какие контрольные точки есть в ваших ключевых процессах?»

Очень часто ответ оказывается неожиданным. Процессы есть. Сотрудники есть. Задачи есть. А точек контроля нет. И тогда вся система снова замыкается на собственнике. А как у вас? Есть ли в компании хотя бы 5 контрольных точек, которые работают без вашего участия? #система

Гадаю профессионально) Кому надо?😉

И База знаний обновилась - видели? Теперь можно смело вносить все наши регламенты туда👏

Кто работает в Битрикс в Открытыми линиями - у меня все восстановилось. Нормально отображаются чаты, никого не выкидывает больше

Есть тут у меня кто из Краснодара? Хочу поделиться стартом интенсива по коучингу. Кому актуально - обязательно надо сходить. 🔥 Лидерская позиция нового уровня Офлайн-интенсив для собственников бизнеса и руководителей в рамках программы «Профессиональный коуч» 📌 Краснодар, ул. Красная 111, офис 405 📆 6-7 июня | 10:00–18:00 Вы сможете: - увидеть, где сами ограничиваете рост команды - освоите коучинговый стиль управления без микроконтроля - научитесь проводить сложные и результативные переговоры - получите инструменты, которые можно внедрить в управление прямо сейчас Для записи напишите слово «БИЗНЕС» по номеру +7 901 747 62 44 в МАХ или оставьте заявку здесь: https://forms.yandex.ru/u/69b0423f50569050faabb0e3 Подробности: https://coachcentrufo.ru. Количество мест ограничено.

📌 Почему большинство вопросов всё равно возвращаются к собственнику Одна из самых частых фраз, которую я слышу от руководителей бухгалтерских компаний:

«Я уже сто раз это объясняла».

Объяснили. Показали. Рассказали. Но через какое-то время сотрудник снова приходит с тем же вопросом. И так по кругу. В какой-то момент начинает казаться, что проблема в сотрудниках. Но чаще всего причина совсем в другом. Проблема в том, что в компании нет понятных правил принятия решений. Сотрудник не понимает: ▪️ какие решения он может принимать самостоятельно; ▪️ где проходит граница его ответственности; ▪️ в какой момент он обязан обратиться к руководителю; ▪️ кто отвечает за результат работы в целом. Поэтому самый безопасный вариант для него - спросить собственника. В результате собственник становится главным диспетчером компании: ▪️отвечает на вопросы; ▪️ подтверждает решения; ▪️ контролирует сроки; ▪️ разбирает спорные ситуации; ▪️ распределяет задачи между сотрудниками. И чем больше становится клиентов, тем больше таких вопросов начинает возвращаться обратно. Парадокс в том, что многие пытаются решить эту проблему наймом новых сотрудников. Но новые люди не убирают хаос. Без системы они создают новые точки контроля. Поэтому на диагностике мы отдельно разбираем не только процессы, но и зоны ответственности. Потому что задача собственника - не отвечать на все вопросы.

Задача собственника - построить систему, в которой большинство вопросов решаются без него.

А как у вас? Если отключить телефон на один рабочий день, сколько решений в компании остановится до вашего возвращения? 👇 #система

📋 Что такое карта клиентского пути и почему она должна быть в каждой бухгалтерской компании Многие собственники уверены, что хорошо знают, как клиент проходит через компанию. Но когда начинаешь разбирать процесс детально, оказывается, что единой картины нет.

Кто-то помнит её в голове. Кто-то ориентируется на опыт. Кто-то работает «как привык».

В результате каждый сотрудник видит только свой участок работы, а целостного маршрута клиента внутри компании не существует. 📌Что такое карта клиентского пути? Это схема, которая показывает весь путь клиента: ▪️ от передачи из продаж; ▪️ до ввода в работу; ▪️ сбора документов и доступов; ▪️ настройки рабочих систем; ▪️ регулярного сопровождения; ▪️ подготовки отчетности; ▪️ изменений в работе; ▪️и даже завершения сотрудничества. 📌Зачем она нужна? Когда путь клиента не описан, начинают появляться ошибки на стыках процессов: ▪️ забыли запросить доступы; ▪️ не передали важную информацию бухгалтеру; ▪️ особенности клиента остались только в переписке; ▪️ никто не понимает, кто отвечает за следующий шаг; ▪️ руководитель вынужден постоянно контролировать процесс вручную. Именно в таких местах обычно теряется управляемость. 📌На диагностике мы отдельно разбираем клиентский путь компании. Смотрим: ✔️какие этапы проходит клиент; ✔️кто отвечает за каждый этап; ✔️какие результаты должны быть получены; ✔️где находятся контрольные точки; ✔️какие риски существуют на каждом этапе. Потому что системная работа с клиентом начинается не со сдачи отчетности. Она начинается с первого дня сотрудничества. 💬Проверьте себя. Если сегодня в вашу компанию придет новый сотрудник, сможете ли вы за 5 минут показать ему полную схему движения клиента внутри компании? Если нет - скорее всего значительная часть процессов до сих пор живет в головах сотрудников, а не в системе. #бухгалтерскаякомпания #система

Последние несколько недель я активно пересматриваю свои материалы, продукты и контент. Убираю лишнее. Пересобираю то, что уже не отражает мой текущий взгляд на развитие бухгалтерских компаний. И хочу отдельно рассказать, чем сейчас занимаюсь и с какими запросами ко мне можно обращаться. Многие знают меня как эксперта по автоматизации и внедрению Битрикс24 в бухгалтерские компании. И это действительно большая часть моей профессиональной жизни. За последние годы мы внедрили систему управления в большом количестве бухгалтерских компаний (и не только) и накопили огромный практический опыт. Но со временем я пришла к важному выводу.

Проблема большинства компаний не начинается с CRM.

Проблема начинается гораздо раньше. 📌С момента, когда процессы существуют только в голове собственника. 📌Когда сотрудники работают каждый по-своему. 📌Когда нет понятных зон ответственности. 📌Когда руководитель контролирует всё вручную. 📌Когда компания растёт, а управляемость - нет. Именно поэтому сейчас мой основной фокус - стратегическая диагностика бухгалтерских компаний. На диагностике мы не обсуждаем кнопки в CRM. Мы разбираем бизнес целиком. Смотрим: ▪️ где теряется управляемость; ▪️ какие процессы требуют перестройки; ▪️ где компания зависит от конкретных сотрудников; ▪️ какие точки контроля отсутствуют; ▪️ почему команда перегружена; ▪️ где теряются деньги, время и клиенты; ▪️ нужна ли автоматизация вообще и если нужна, то какая. По итогам собственник получает не просто рекомендации.

Он получает понятный план действий по развитию своей компании.

Поэтому если раньше меня чаще спрашивали: «Как настроить Битрикс?» То сейчас гораздо чаще ко мне приходят с вопросом: «Почему компания не становится более управляемой, хотя мы постоянно что-то внедряем?» Именно с этим запросом я сейчас работаю чаще всего. Если эта тема вам близка - оставайтесь. В ближайшее время буду показывать больше реальных материалов диагностики, примеров процессов, базы знаний и инструментов, которые помогают собственнику перестать быть главным диспетчером своей компании. Сейчас открыта запись на стратегические диагностики на июнь (осталось 3 места). Если хотите понять, что именно тормозит развитие вашей компании и какие шаги дадут максимальный результат - напишите мне в личные сообщения.

🗂Компания становится уязвимой в тот момент, когда знания начинают храниться не в системе, а в людях. До определенного момента это может быть незаметно. Все работают. Клиенты обслуживаются. Задачи выполняются. Кажется, что процессы существуют. Но потом сотрудник увольняется, уходит в отпуск или на больничный. И выясняется, что вместе с ним из компании исчезает часть важных знаний. Потому что именно он знал: ▪️как правильно вводить клиента в работу; ▪️какие нюансы есть по конкретным клиентам; ▪️где находятся нужные документы; ▪️как выполнять отдельные задачи; ▪️что делать в нестандартных ситуациях. Получается, что процесс существовал только до тех пор, пока в компании работал конкретный человек. Такая зависимость от сотрудников - один из самых серьезных рисков для собственника. Особенно если компания растет. Потому что масштабировать можно только систему.

Героизм отдельных сотрудников масштабировать невозможно.

Именно поэтому в рамках диагностики мы отдельно разбираем структуру базы знаний компании. Причем база знаний - это не папка с инструкциями. Это система, которая помогает сотруднику быстро получить ответы на вопросы: ✔️как устроена работа с клиентом; ✔️какие правила действуют внутри компании; ✔️кто за что отвечает; ✔️как выполняются ключевые процессы; ✔️где находятся шаблоны документов; ✔️как вводить новых сотрудников; ✔️что делать в нестандартных ситуациях.

Когда такая система есть, компания становится намного устойчивее.

Сотрудники быстрее адаптируются. Руководитель меньше вовлекается в операционные вопросы. Новые знания сохраняются внутри бизнеса. В следующих постах покажу несколько разделов базы знаний, которые я считаю обязательными для бухгалтерской компании. Начнем с карты клиентского пути. Именно она помогает увидеть, где компания теряет управляемость еще до того, как проблема становится заметной. Поделитесь в комментариях как у вас сейчас устроена база знаний? #система

Сегодня встречалась с Игорем - основателем сервиса Partner Sheep. Люблю такие встречи. Когда общаешься не просто с разработчиком, а с человеком, который глубоко понимает бизнес-процессы и задачи своих клиентов. Мы много говорили о партнёрских продажах. Для многих компаний это один из самых недооценённых каналов привлечения клиентов. Партнёры есть. Договорённости есть. Рекомендации идут. Но очень быстро возникает вопрос: Как всё это учитывать и контролировать? ▪️ кто привёл клиента ▪️ на каком этапе находится заявка ▪️ какое вознаграждение начислить партнёру ▪️ сколько продаж приносит каждый партнёр ▪️ насколько вообще эффективно работает партнёрская программа Именно для решения этих задач создан сервис Partner Sheep. Что мне понравилось: ✔️ удобный личный кабинет партнёра ✔️ учёт всех заявок в одном месте ✔️ подробная статистика ✔️ автоматизация расчётов вознаграждений ✔️ брендирование под компанию ✔️ интеграция с Telegram ✔️ возможность интеграции с Битрикс24 Кстати, отдельно отмечу ещё одно направление работы команды. Игорь не только развивает сам сервис, но и помогает компаниям выстраивать партнёрские программы с нуля: ▪️ определить модель работы с партнёрами ▪️ настроить процессы взаимодействия ▪️ организовать учёт и контроль ▪️ выстроить систему привлечения через партнёрский канал На мой взгляд, это особенно ценно, потому что инструмент без понятной системы редко даёт результат. Для подписчиков моего канала действуют специальные условия:

🎁 3 месяца бесплатного тестирования сервиса!

Если вы развиваете партнёрские продажи или только планируете запускать это направление, рекомендую обратить внимание. Ссылку на сервис оставляю #партнеры

Коллеги, смотрим результаты опроса. Пока результаты промежуточные, но уже начали проявляться интересные закономерности. Если честно, меня удивило, что большинство проблем связаны не с нехваткой клиентов, не с CRM и даже не с сотрудниками. Повторяются совсем другие темы: ▪️ ручной контроль; ▪️ отсутствие прозрачности процессов; ▪️ зависимость компании от собственника; ▪️ перегруз и ощущение хаоса при росте. Собрала основные выводы в карточках. Посмотрите и напишите в комментариях:

узнали ли вы в них свою компанию?

Если еще не участвовали в исследовании — буду благодарна за заполнение анкеты. Чем больше ответов получу, тем глубже получится аналитика и тем интереснее будут итоговые выводы. #исследование

🟡 Сейчас я глубоко погружена в тему управляемости бухгалтерских компаний. И чем больше разбираю процессы внутри компаний, тем чаще вижу одну и ту же проблему:

даже при наличии CRM, команды и автоматизации бизнес всё равно продолжает держаться на собственнике.

Поэтому я провожу мини-опрос среди собственников бухгалтерских компаний. Хочу еще лучше понять: ✔️ где сейчас больше всего перегруза; ✔️ какие процессы чаще всего создают хаос; ✔️ и что мешает компаниям становиться более управляемыми. И тут мне очень нужна ваша помощь и обратная связь. Опрос занимает 3–5 минут. 🎁 А чтобы обмен был равноценным, после заполнения автоматически отправлю вам PDF файл: «Карта процессов бухгалтерской компании». В нем собрала: ▪️ какие процессы должны быть описаны; ▪️ где чаще всего теряется управляемость; ▪️ и почему автоматизация без системы не дает эффекта. 🔗Ссылка на опрос: https://forms.yandex.ru/cloud/6a15f75f02848f1c0d5676c9/ #опрос

Праздник праздником, а работу никто не отменял)) И сегодня хочу поговорить про этам ввода клиента в работу. Очень часто собственники бухгалтерских компаний начинают задумываться о процессах уже тогда, когда внутри появляется хаос. ✔️Сотрудники перегружены. ✔️Клиенты раздражены. ✔️Собственник постоянно подключается вручную. ✔️Информация теряется. ✔️Все что-то уточняют друг у друга. Но проблема обычно начинается намного раньше. Еще на этапе входа клиента в работу. Потому что во многих компаниях этот процесс выглядит примерно так: ▪️ договор подписали; ▪️ документы запросили; ▪️ что-то передали бухгалтеру; ▪️ дальше “разберемся по ходу”. И именно здесь потом начинают закладываться будущие проблемы внутри компании. Потому что на этапе входа важно зафиксировать огромное количество вещей: ✔️ какие доступы нужно запросить; ✔️ подключен ли клиент к ЭДО; ✔️ какой срок действия ЭЦП; ✔️ кто отвечает со стороны клиента; ✔️ как будет происходить обмен документами; ✔️ какие есть особенности бизнеса; ✔️ кто внутри компании отвечает за дальнейшее сопровождение; ✔️ в какой момент задача передается следующему сотруднику; ✔️ какие обязательства есть у клиента. Когда этого нет — компания начинает работать не по системе, а по памяти сотрудников. А дальше появляются: ▪️ постоянные уточнения; ▪️ потерянная информация; ▪️ разный подход сотрудников; ▪️ ручной контроль собственника; ▪️ ошибки; ▪️ перегруз команды. И самое опасное — со временем это начинает восприниматься как “нормальная рабочая ситуация”. Хотя на самом деле это уже признак того, что система внутри компании не выстроена. Потому что сильная бухгалтерская компания начинается не с CRM и не с автоматизации. Она начинается с понятной системы работы внутри бизнеса. Проверьте по чек-листу все ли этапы ввода в работу учтены в вашей компании #система

▪️Показала вам сегодня небольшой фрагмент того, что входит в построение системы внутри бухгалтерской компании. На видео — часть плана адаптации нового бухгалтера в нашей компании. И здесь многие могут подумать: «Ну адаптация и адаптация». Но на самом деле именно в таких вещах и начинается управляемость бизнеса. Потому что очень часто в бухгалтерских компаниях новый сотрудник: ▪️ учится “по ходу”; ▪️ задает одни и те же вопросы; ▪️ получает разную информацию от коллег; ▪️ долго входит в работу; ▪️ допускает ошибки просто потому, что внутри компании нет единой системы. А дальше это превращается: ▪️ в перегруз руководителя; ▪️ в постоянные уточнения; ▪️ в хаос внутри команды; ▪️ в зависимость от конкретных сотрудников. Именно поэтому на диагностике мы разбираем: ✔️ как устроены процессы внутри компании; ✔️ что должно быть зафиксировано; ✔️ какие регламенты реально нужны; ✔️ как должна выглядеть адаптация; ✔️ где находятся точки контроля; ✔️ и почему компания начинает “сыпаться” при росте. Потому что сильная бухгалтерская компания — это не та, где все держится на героизме сотрудников. А та, где процессы понятны, зафиксированы и управляемы ▪️

Записала вам видео как выглядит в нашей компании адаптация. А как у вас? Поделитесь в комментариях

https://music.yandex.ru/album/24589762?ref_id=2184E63C-FF66-4B06-B686-469EC051E6ED&utm_medium=share_link_tg&utm_source=mobile_ios Захотелось поделиться с вами. Мне кажется это важно во все времена, а сейчас особенно. Важно слушать именно слова! Просто послушайте🫶🏻

Именно с таких схем и начинается переход от хаоса к системе...