Финансовый офис ИТМО

💸Финансовый офис информирует: Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 07 мая 2025 года: ✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 23.04.2025 ✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 25.04.2025 15:00

🔉Сервисы для материально-ответственных лиц в Финансовом офисе! С 14 апреля 2025 года передача любых документов для Материального отдела бухгалтерии может быть осуществлена через Финансовый офис. ✔️Если ваш запрос связан с назначением материально-ответственных лиц, перемещением либо списанием материальных ценностей, постановкой на материальный учет имущества, полученного безвозмездно, выберите в терминале электронной очереди «материальная ответственность» и соответствующий сервис. Специалист Финансового офиса пригласит вас, проконсультирует, а также зарегистрирует поступившие документы. ✔️Если требуется консультация либо предварительная проверка документов, вы всегда можете сформировать электронный запрос в центре поддержки либо обратиться за его формированием в Финансовый офис. ✔️Для передачи в Материальный отдел любых иных документов – просто положите их на соответствующую полку на нашем «почтовом» стеллаже, и мы направим их коллегам в течение 1 рабочего дня. Для передачи документов непосредственно в Материальный отдел с других площадок рекомендуем использовать сервис доставки Офиса поддержки сотрудников. ℹ️ Подписание авансовых отчетов на возмещение затрат на приобретение товаров, работ, услуг и документов о приемке питьевой воды также осуществляется в Финансовом офисе. Мы уведомим вас о поступлении таких документов и пригласим для их подписания. ✨Встречаемся в 1240!

💥 Разрушители мифов: Финансовый офис в ИТМО Вместе с Дарьей Ушаковой, сотрудником нового подразделения университета, узнаем, что скрывается за дверями кабинета Финансового офиса 👆 Кстати, если вы пропустили эту информацию, напоминаем: в марте в ИТМО был открыт единый центр, где сотрудники могут воспользоваться отдельными сервисами Департамента экономики и финансов. Все подробности на странице подразделения: finance.itmo.ru А чтобы оставаться в курсе новостей от Финансового офиса, подписывайтесь их на телеграм-канал 👍 #be_pro

💸Финансовый офис информирует: Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 25 апреля 2025 года: ✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 14.04.2025 ✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 16.04.2025 15:00

📈 Минутка статистики: за первый месяц работы в тестовом режиме в Финансовый офис поступило более 600 запросов по сопровождаемым сервисам. 💜Самые популярные сервисы - оплата по договорам, счетам, возмещение работникам затрат. Если Вы еще у нас не были - сейчас самое время! ✨Встречаемся в 1240!

Офис закупок обновил свои гайды! По результатам прошлогоднего опроса сотрудников Университета об удовлетворенности сервисами Департамента экономики и финансов многие респонденты указали на потребность в актуализации существующих инструкций по организации закупок. И офис закупок сделал это! Теперь в ИСУ для вас доступны два новых гайда: 📌для проведения закупок у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) 📌для проведения открытых закупок (редукцион, запрос ценовых предложений) В гайдах пошагово описана процедура проведения закупки: от обращения с первичным запросом до оплаты по договору, включая последние изменения, связанные с открытием финансового офиса и внедрением процедуры подписания приказов об осуществлении закупки и служебных записок в ЭДО в системе ЭЛМА. ℹ️Напоминаем, что специалисты офиса закупок осуществляют прием непосредственно в финансовом офисе, для получения консультации необходимо выбрать в терминале электронной очереди "закупки/консультация". ✨Встречаемся в 1240! Вы также по-прежнему можете обратиться в офис закупок по почте zakupki@itmo.ru или направив электронный запрос.

🏠 Не все знают, что актуальные документы в отношении объектов недвижимости Университета (зданий и земельных участков) в любое время доступны для всех сотрудников в ИСУ. Но что делать, когда нужный документ не удалось найти или требуются новые выписки из ЕГРН/РФИ либо заверенные копии? Все просто: ✔️Запросите документы лично в Финансовом офисе либо направив электронный запрос ✔️Коллеги из Отдела управления имущественным комплексом подготовят запрошенные документы ✔️Получите документы по электронной почте либо лично в Финансовом офисе ✨Встречаемся в 1240!

🔉Формирование счетов по договорам, по которым Университет выступает исполнителем, теперь доступно через Финансовый офис Как воспользоваться сервисом: ✔️Запросить счет и другие документы, необходимые для оплаты по договору с юридическим лицом (ИП) одним из следующих способов: ⏪ лично в Финансовом офисе ⏪ направив электронный запрос ✔️Подготовленный Управлением бухгалтерского учета и контроля счет будет направлен по электронной почте. А если требуется оригинал - получить его можно в Финансовом офисе. ✨Встречаемся в 1240!

💸Финансовый офис информирует: Сроки подачи в финансовые подразделения Университета документов, необходимых для назначения работникам выплат на 10 апреля 2025 года: ✔️неподписанные документы передаются в Планово-финансовый отдел и в Финансово-экономическое управление научных исследований и разработок — в срок не позднее 28.03.2025 ✔️подписанные документы передаются в Расчетный отдел — в срок не позднее 01.04.2025 15:00

🔉 Как и обещали, начинаем рассказывать о процессах, сопровождаемых Финансовым офисом Компенсация работнику затрат на приобретение за собственные средства товаров, работ, услуг 👌 Как воспользоваться сервисом: ✔️ Подготовить комплект документов в соответствии с гайдом. ✔️ Для предварительной проверки документов или консультации по их оформлению вы может обратиться в Отдел снабжения, оформив электронный запрос. ✔️ Передать оригиналы документов в Финансовый офис. На этом шаге специалисты Финансового офиса зарегистрируют электронный запрос, а сотрудник получит уведомление о принятии задачи в работу. Впоследствии он сможет отслеживать движение документов в режиме онлайн. ✔️ Дождаться приглашения в Финансовый офис для подписания авансового отчета, подготовленного Материальным отделом Бухгалтерии. 💳 Ожидать поступления возмещения на банковский счет. Остались вопросы? Встречаемся в 1240 ✨

❗️Изменения в административной структуре Университета. С 17 марта 2025 года должность проректора по экономике и финансам преобразована в должность финансового директора, Андрей Викторович Иванов переведен на должность финансового директора. В связи с этим при подготовке любых документов, в которых ранее содержалось указание на должность «проректор по экономике и финансам», необходимо указывать должность «финансовый директор».

✨Новости от офиса закупок! В прошлом году мы провели опрос с целью получения от сотрудников Университета обратной связи по сопровождаемым Департаментом экономики и финансов сервисам. В качестве одного из пожеланий к организации работы в сфере закупок коллеги указали на наличие потребности в открытом реестре контрагентов, ранее успешно исполнивших свои обязательства по договорам с Университетом. 📋Офис закупок сформировал такой реестр и будет поддерживать его в актуальном состоянии. Реестр доступен на странице офиса закупок в ИСУ. Реестр призван помочь сотрудникам быстро и просто найти контрагента, поставляющего необходимые товары (выполняющего работы, оказывающего услуги) по наименьшей цене, получить коммерческие предложения с целью обоснования начальной (максимальной) цены договора. 📋В реестр включены сведения об организациях, которые успешно исполняли свои обязательства по договорам с Университетом в последние два года. Для удобства использования реестра контрагенты сгруппированы в зависимости от вида поставляемых товаров, выполняемых работ, оказываемых услуг. Также напоминаем, что вы всегда можете получить консультацию специалиста офиса закупок непосредственно в Финансовом офисе или через Центр поддержки. ✨Встречаемся в 1240!

Подробнее про наш проект в Центре поддержки Перед запуском финансового офиса мы провели опрос о том, какие улучшения ждут сотрудники ИТМО при взаимодействии с Департаментом экономики и финансов. Одними из самых распространенных пожеланий были: • развитие удобных электронных сервисов; • регистрация принятых документов (с предоставлением подтверждения сотруднику); • возможность отслеживания статуса процесса в режиме онлайн. Мы стремимся достигнуть всех этих целей и начали с создания совершенно нового проекта в Центре поддержке. Неоценимую помощь в реализации проекта нам оказали коллеги из Департамента безопасности. Сейчас на портале 14 сервисов, по которым сотрудники могут обратиться в Департамент экономики и финансов онлайн (без посещения офиса) и получить квалифицированную помощь. И их количество будет только увеличиваться. 📝А еще на портале 12 типов служебных запросов: их создают специалисты финансового офиса, когда сотрудники передают нам оригиналы документов. После создания такого запроса заявители получают: • подтверждение на электронную почту факта передачи документов; • уведомления о результатах получения сервиса. Ну а в случае если что-то пойдет не так – сотрудники Департамента экономики и финансов свяжутся с заявителем по контактным данным, указанным в запросе. Добро пожаловать на наш портал, а если требуется лично посетить офис – встречаемся в 1240! Подробное описание сервисов - ищите на нашем сайте 👈

📌 И еще: для того, чтобы сервисами было удобно пользоваться, Финансовый офис запустил новый проект в Центре поддержки, позволяющий формировать электронные запросы в Департамент экономики и финансов. Каждый тип запроса в проекте индивидуален — содержит поля к заполнению с подсказками, настроенные в зависимости от особенностей конкретного процесса. А статусы и персональные уведомления позволят узнать полезную информацию о ходе рассмотрения запроса (например, о том, что счет успешно проверен всеми службами и передан для формирования платежного поручения).

Лабиринты работы с документами кажутся бесконечными? 🤩 Мы знаем короткий путь! Вы только представьте: единый центр, где сотрудники ИТМО могут получить сервисы от подразделений Департамента экономики и финансов. Обращения в Управление закупочной логистики, Бухгалтерию, Отдел управления имущественным комплексом доступны через единое «окно» — Финансовый офис ✈️ С 3 марта мы открываемся в тестовом режиме, чтобы опробовать новые возможности и выявить свои баги (чтобы потом превратить их в фичи). Вот полный список сервисов, которые будет сопровождать Финансовый офис: ✅ Закупки и оплата — прием документов для оплаты по договору и по счету (юрлица и ИП); — консультирование, прием и выдача документов в сфере закупок; — прием документов для возмещения затрат на приобретение товаров (работ, услуг) и подписание авансовых отчетов по таким затратам; ✅ Бухгалтерия: — выдача счетов по договорам, где Университет исполнитель; — выдача актов сверки взаимных расчетов; — выдача финансовых документов для участия в конкурсах; — выдача оригиналов платежных поручений. ✅ Недвижимость: — выдача документов в отношении недвижимости; — прием документов для закрепления помещений. ✅ Материальная ответственность: — прием и выдача документов для назначения/освобождения материально-ответственных лиц; — получение доверенности на выдачу материальных ценностей; — выдача инвентарных этикеток. Кстати, пока Финансовый офис работает в тестовом режиме, ранее существовавшие точки входа в процессы по-прежнему доступны. Более подробно с содержанием сервисов можно ознакомиться на персональной странице подразделения: finance.itmo.ru Контакты для личного знакомства с новым сервисом: 📍 Кронверкский пр., д. 49, лит. А, каб. 1240 🗓️ Понедельник-пятница, с 09:00 до 19:00 📱 8 (812) 480-75-75 Спойлер: В ближайшее время будет реализовано также сопровождение отдельных сервисов Планово-финансового управления. Подписывайтесь, скоро мы подробнее расскажем о каждом сервисе!