Шаина Юлия - БУХтрикс24

Проверяя ДЗ наших учеников - моих коллег, вижу, что в попытках помочь сотрудникам качественно выполнять работу руководители аутсорсинговых бухгалтерских компаний (АБК) настраивают множество шаблонов задач и шаблонов писем. И зачастую шаблоны создаются и используются для выполнения таких рутинных регулярных операций как запрос выписки по РС или запрос первички у клиента итп. В день Х сотрудник АБК на портале Б24 делает выборки и раздает задачи ответственным сотрудникам, которые он ставит по шаблонам или отправляет запросы клиентам с помощью шаблонов писем.. Но сколько это занимает времени?… Катастрофически много! Некоторые, чуть более продвинутые руководители АБК, реализуют постановку задачи через бизнес-процессы, а в задаче все те же пункты «Написать клиенту письмо с запросом выписки / первички»… На все это требуется время, и не только на отправку письма, но и на то, чтобы найти нужный шаблон в списке среди прочих… И это колоссальный РУЧНОЙ труд! И это к тому же расходы на труд человека, который администрирует эти действия. И это НЕ про АВТОМАТИЗАЦИЮ! В Б24 постановку задач и отправку запросов клиентам а также различные своевременные напоминалочки могут делать роботы как в бизнес-процессах так и в сделках, и при правильной настройке они выполнят заданные действия для определенного необходимыми признаками сегмента клиентов. У нас в компании последние несколько лет имеется лишь один почтовый шаблон - «Добрый день!», который мы используем для написания письма клиенту в свободной форме. Другие шаблоны были удалены, так как шаблонные письма клиентам зашиты в сделки. Все шаблоны регулярных типовых производственных задач также зашиты в сделки. Шаблоны регулярных задач вне сделок есть только для внутренних процессов компании, которые не относятся к услугам (например оплата КУ за офисы или передача показаний счетчиков итп), и их тоже ставят роботы. Б24 при правильной настройке может администрировать многие процессы. У меня в компании даже нет администратора, который бы ставил задачи или рассылал письма и сообщения клиентам - все это делают роботы в сделках. На схеме я показала типологию задач, где видно что практически все шаблонные задачи ставятся роботами. И лишь некоторые нерегулярные внутренние задачи сотрудники ставят себе по шаблонам при наступлении ситуации. И я очень рада за учеников нашего курса БУХтрикс24, которые смогут сделать себе настройки, при которых быть может они даже откажутся от услуг администратора или переведут его на другу должность! Всем Битрикс!

Типология задач для их автоматизации по моему методу

- Кайдзен?. Нет, не слышали..

Про слоты в Б24 и про то как их я сама себе забронировала Слоты в Б24 удобны для согласования времени встреч с клиентами, но каждый раз перед отправкой слотов приходилось помечать интервалы, нежелательные для встреч, как например обед или личное время. И пока у нас нет возможности корректировать общие настройки рабочего времени, приходится проявлять изобретательность. Сегодня создала в своем календаре 3 интервала в виде регулярных ежедневных событий, которые «изъяли» слоты, нужные мне для самой себя. Ну а остальные слоты можно отправлять клиентам и не только 🤪

Про базу знаний в Б24 У нас давно есть база знаний в Битрикс24, содержащая правила работы в компании, корпоративный кодекс, положение о коммерческой тайне, должностные инструкции и многое другое. И наша база знаний регулярно пополняется. В основном информация в базе знаний представлена в текстовом формате и схемах, но не все можно описать текстом. Иногда лучше показать на пальцах. И вот, наконец, я решила дополнить базу скринкастами по работе в Б24, которые помогут моим сотрудникам в работе. У нас уже есть несколько таких скринкастов и появились они благодаря курсу БУХтрикс24, для которого я создавала материал. Последние три дня я записывала скринкаст по ведению базы клиентов, где показала, как мы создаем карточки контактов и компаний, как их связываем и какие реквизиты для них заполняем в зависимости от типа клиента. Теперь мои новые сотрудники при приеме на работу будут смотреть фильмы, а я отдыхать )) И, кстати, этот скринкаст достался в подарок и моим ученикам!

Как работать в Битрикс24, если получили требование по нашей вине? В этом случае сценарий работы тот же: создаем сделку, выполняя по ней работу и отслеживая строки, но стоимость услуги обнуляем. Я безмерно рада тому, что таких настроек в моем Б24 ранее не было сделано, и это потому, что требований по нашей вине мы не получали. А также я рада, что задав вопрос и получив подсказку наши ученики могут самостоятельно выстроить собственный сценарий! Это значит, что наш курс БУХтрикс24 нанесет непоправимую пользу всем обучившийся! Вэлкам! 🤩

Битрикс24 - кладезь информации для аналитики, если сделать нужные настройки, и именно этому мы учим на нашем курсе БУХтрикс24: и созданию настроек и созданию аналитических отчетов

Когда требования в радость! Раньше, при получении требования ФНС для нашего клиента мои сотрудники говорили «Фу, опять требование!», а теперь они говорят «О, требование!» и с радостью берутся за работу. А все потому, что теперь подготовка ответа на требование у нас является платной услугой. Мы вывели это в допуслуги, так как у нас разные клиенты, которые выбирают для себя разный сценарий ведения деятельности. В связи с чем одним требования сыпятся с незавидной регулярностью, тогда как другие не получают их вовсе. И получалось, что при одинаковом объеме документов и одинаковой стоимости услуг на одних клиентов мы тратили больше времени, чем на других, и это несправедливо. Кроме того, требования бывают разные, и, соответственно стоимость услуг по подготовке ответов тоже должна дифференцироваться. Наши допуслуги выведены в отдельную воронку и процессы их оказания автоматизированы. А поскольку мотивация моих сотрудников включает в себя % от суммы оказанных и оплаченных услуг, то получив новое требование они говорят: «О, требование!»

Дорога ложка к обеду, а совет к действию! Продолжив работу по созданию нового раздела для нашей базы знаний «Требования и Ответы» я придумала, что будет удобно, если ссылка на этот раздел базы знаний будет прикреплена к задаче. Я противник 1000 инструкций - они не работают, тем более если вы их не пишете сами, а покупаете! Но мы можем помочь нашим сотрудникам в работе, если будем давать им краткие подсказки в нужный момент! А в этом нам помогают роботы в Б24! Все гениальное просто! 🤩

Новый раздел в нашей базе знаний Б24 Мы часто получаем требования ФНС о предоставлении пояснений, документов и прочие. Иногда требования бывают неправомерными, и на такие случаи у нас есть заготовленные ответы, которые теперь я собрала в один раздел в нашей базе знаний в Б24 - ТРЕБОВАНИЯ и ОТВЕТЫ . Там же есть и общая информация о том, как работать с требованиями и как писать ответ. Постепенно, по мере наработок, этот раздел будет дополняться. Обожаю 😍

Это были супер-насыщенные 2 часа🔥 На эфире я показала закулисье своего Битрикс24 и ту РОБО-магию, которая происходит на моем портале благодаря автоматизации 🌟 Хотите также? Встречаемся на курсе "БУХтрикс24"! Старт второго потока уже в пятницу, 9 июня. Количество мест ограничено! Узнать больше об обучении и заполнить анкету ученика можно на сайте https://buhtrix.bitrix24site.ru/ У кого остались сомнения - смотрите эфир😉 👉🏻https://youtu.be/hZ8t5wOoyTI Всем Битрикс! 🚀

Первый раз в первый класс! Провела свой первый вебинар по теме «Как приручить дракона (зачернкуто) Битрикс24». 2 часа в эфире рассказывала и показывала настройки своего портала и отвечала на вопросы участников. Для тех, кто не смог присутствовать, сделали запись эфира, ссылку выложим в ближайшее время! Все в наших руках и нет ничего невозможного, поэтому, если и вы захотите приручить этого дракона, то я могу дать вам целый курс дрессировки! Стартуем в пятницу. Присоединяйтесь! Анкета на курс https://forms.gle/HSgXX9WyA5HLMd3q7

Мы в эфире 🚀 Начинается самое интересное! Заходите https://telemost.yandex.ru/j/67861094925810099742577330031832080191

Через 5 минут начинаем эфир, можете уже подключаться 😉 👉🏻 https://telemost.yandex.ru/j/67861094925810099742577330031832080191 Если что-то не получается напишите в комментариях👇🏻

Доброе утро! Ровно через час, в 11:00 встречаемся на эфире, на котором я покажу закулисье своего Битрикс24 и ту РОБО-магию, которая происходит на моем портале благодаря автоматизации. Ссылку на эфир пришлю за 10 минут до начала, не пропустите! PS: Битрикс24 закрывает практически все потребности бухгалтерской компании во множестве сфер 💪🏻 ниже прикрепляю документ с описанием преимуществ, которые это доказывают. Можете просмотреть перед эфиром 👇🏻