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MS word tips and tricks : Merge Different MS Word Documents इस टिप्स से आप word मे दो अलग अलग वर्ड डाक्यमेन्ट को मर्ज करके उसका डाटा एक ही वर्ड डाक्यमेन्ट मे ला सकते है। =इसके लिए आपको Insert > Object > Text From File… और फिर अपने कंप्युटर से उन Word को सिलेक्ट करे जिसे Merge करते हुए आप उनके डाटा को अपनी वर्ड मे लाना चाहते है और फिर OK पे क्लिक करें। जिसके बाद आपकी वर्ड मे उन वर्ड के डाक्यमेन्ट से टेक्स्ट के डाटा आपके वर्ड मे आ जाएगा।

MS word tips and tricks 7: Add Excel OR PowerPoint in Word वर्ड मे आप Excel और PowerPoint की फाइल को भी ऐड कर सकते है। यह भी बहुत ही कमाल का फीचर वर्ड मे उपलब्ध है। इसके आपको Insert > Object > Create from File को सिलेक्ट करें। जिसके बाद आप अपने कंप्युटर से Excel या PowerPoint को कोई भी फाइल सिलेक्ट करें और Ok पे क्लिक करें। इसके बाद आप देखेंगे कि आपके वर्ड मे Excel या PowerPoint आ डाटा आ जाएगा और उसपे डबल क्लिक करते ही वह फाइल ओपन हो जाएगी।

MS word tips and tricks 5: Select All Text With Similar Formatting Feature अब मान लीजिए आपके बॉस ने आपके एक वर्ड डाक्यमेन्ट दिया जिसमे ढेर सारे कंटेन्ट लिखे गए है और ढेर सारे टेक्स्ट को लाल कलर का फॉन्ट दिया है और आपके बॉस ने आपको बोला है की इस डाक्यमेन्ट मे जीतने भी टेक्स्ट लाल कलर मे हाइलाइट है उनको नीले कलर से बदल दो। अब ये एक या दो टेक्स्ट को बदलना हो तो ठीक है लेकिन आपके पास कोई ऐसा डाक्यमेन्ट है जिसमे ढेर सारे यानि १०० से ज्यादा टेक्स्ट है तो इसे कैसे करेंगे? तो मैं बताऊँ इसके हम Select All Text With Similar Formatting का यूज करेंगे। तो उस फीचर का इस्तेमाल करने के लिए सबसे पहले किसी भो फोरमेटेड टेक्स्ट पे कर्सर रखे और फिर Home > Select > Select All Text With Similar Formatting को सिलेक्ट करे। और आप देखेंगे की जीतने भी टेक्स्ट फोर्मेटिंग के साथ है वह सही सिलेक्ट हो जाएंगे। अब आप उस टेक्स्ट के कलर को या फॉन्ट को बदल सकते है।

MS word tips and tricks 4: Internal Hyperlink इन टिप्स मे हम Internal Hyperlink को सीखने वाले है। मान लीजिए आप किसी वर्ड के डाक्यमेन्ट पे काम कर रहे है उसे डॉक्यूमेंट मे ढेर सारे टोपिक्स है और आपको Heading के अनुसात Index बनाना है और उस हेडिंग के लिए किसी वर्ड पे इन्टर्नल हाइपर्लिंगक करना है यानि जब कोइ उसे वर्ड पे क्लिक करे तो वह उसी वर्ड डाक्यमेन्ट के एक पर्टीकुलर पैराग्राफ पे चल जाए। इसके लिए हम उस वर्ड को सिलेक्ट करेंगे जिसके ऊपर हमे डाक्यमेन्ट के अंदर ही हाइपर्लिंगक लगाना है और फिर हम Insert > Link > Place in this Document पे क्लिक करेंगे। अब हमारे सामने डाक्यमेन्ट की सभी हेडिंग आ जाएगी। अब जिस हेडिंग के लिए हाइपर्लिंगक लगाना चाहते है उसे सिलेक्ट करें।

MS word tips and tricks 3: Auto Correct Feature इस टिप्स मे मैं आपको Word के Auto Correct के फीचर को बताने वाला हु। वर्ड मे ये फीचर बहुत ही कमाल का फीचर है। अगर Auto Correct मे आप Boy को Girl से ऑटो करेक्ट करते है और फिर आप Ajay is Good Boy लिखेंगे तो Word उसे अपने आप Ajay is Good Girl से बदल जाएगा। तो चलिए देखते है Auto Correct को हम कैसे सेट कर सकते है? उसके लिए आको File > Options > Proofing मे जायेगें। उसके बाद आपको AutoCorrect Options पे जाना। जहां आपको Replace मे वो वर्ड लिखना है जिसे आप रिप्लेस (जैसे Boy) करना चाहते है और With मे उस वर्ड को लिखना है जिससे आपको वर्ड रिप्लेस (Girl) करना चाहते है। और जैसे आप Boy वर्ड को लिखेंगे तो आप पाएंगे की Boy वर्ड खुद से Girl मे बदल जाएगा।

MS word tips and tricks 2: Customize Keyboard Shortcut दूसरी टिप्स भी काफी यूजफुल है, अब मान लीजिए कि आप वर्ड मे अलग अलग फॉन्ट के साथ कोई डाक्यमेन्ट बना रहे है जहां आप हिन्दी या मराठी और इंग्लिश के साथ कोई डाक्यमेन्ट लिख रहे है। और आपको बारबार फॉन्ट को बदल के लिखना पड़ रहा है तो मैं यह word tip आपके काम को काफी आसान कर देगी। इस टिप मे मैं आपको एक font के लिए अलग से keyboard shortcut को सेट करना बताऊँगा जिससे भी shortcut बटन दबाते ही आपका फॉन्ट बदल जाएगा जिससे आपको खुद से फॉन्ट को बदलने की जरूरत नहीं होगी। इसके आपको वर्ड के रिबन (Ribbon) पे कहीं भी राइट क्लिक (Right Click) करना है और फ़र Customize Ribbon मे जाना है और नीचे की तरग के Keyboard shortcuts के आगे एक Customize का बटन मिलेगा उसपे क्लिक करें। अब Category आपको Fonts को चुनना हैं। और Fonts मे उस फॉन्ट को चुनना है जिसके लिए आप shortcut बनाना है। और Press New shortcut keys मे नया Keyboard keys को दर्ज करे। बस इतना करते ही उस फॉन्ट के लिए अलग से shortcut keyboard बन जाएगी और इसी तरह आप किसी अलग से command के लिए भी नया shortcut बना सकते हैं। और वर्ड मे काम करते समय आप उस शॉर्टकट का इस्तेमाल करते हुए अपने काम को जल्दी से पूरा कर सकते है।

MS Word Tips :Move Complex Data From Word To Excel मे पहले टिप्स मे हम ये सीखेंगे की हम वर्ड से कॉम्प्लेक्स डाटा को इक्सेल मे कैसे कॉपी करेंगे? अब मान लीजिए आपके पास वर्ड मे एक ऐसा डाटा है तो इसे इक्सेल मे कैसे कॉपी करेंगे? आप बोलेंगे अरे सर ये तो बहुत आसान और सिम्पल है, वर्ड का डाटा कॉपी करे और इक्सेल मे पेस्ट कर दे हो गया, अब इसमे स्पेशल क्या है? तो मैं आपको बताऊँ अगर हमारे पास कोई ऐसा डाटा है जिसमे टेक्स्ट के बीच मे लाइन ब्रेक है और उसे डायरेक्ट Excel मे पेस्ट करते है, तो Excel मे वो डाटा अलग अलग सेल मे चला जाता है और कुछ Excel Cells तो Merge भी हो जाते है। जिससे हमे बाद मे उस डाटा मे फार्मूला लगाने मे काफी परेशानी होती है। तो ऐसे सिचूऐशन मे हमे कुछ अलग करना होगा जिसके लिए हमे पहले वर्ड मे लाइन ब्रेक (Line Break) को निकालना होगा है। जिसे हम एक एक करके निकलेंगे, तो हमारा काफी समय बर्बाद हो जाएगा इसीलिए हम यह पे इस स्मार्ट Word टिप्स का यूज करेंगे। जिसके हम Replace ऑप्शन का इस्तेमाल करेंगे। तो सबसे पहले हम टेबल को सिलेक्ट कर लेंगे। और कीबोर्ड से CTRL + H: Replace का इस्तेमाल करेंगे। Replace का विंडो खुलने के बाद हमे कर्सर को Find What options: मे रखना है और फिर नीचे More>> पे क्लिक करेंगे। और फिर उसके बाद Special बटन पे क्लिक करेंगे और हमरे उसमे Paragraph Mark को सिलेक्ट करेंगे। क्युकी Word मे लाइन ब्रेक को Paragraph break भी कहते है। और Replace with मे Space दे देंगे और फिर Replace All कर देंगे। और आप देखेंगे के जिस टेबल को आप ने सिलेक्ट किया था उसमे से सारे Line break निकाल गए होंगे और आपका डाटा अब excel मे कॉपी पेस्ट करने के लिए बिल्कुल सही हो गया है। अब आप अपना डाटा Excel मे word से पेस्ट कर सकते है।

वर्ड मे मेल मर्ज को इस्तेमाल करने के तरीके Steps to use Mail Merge in MS Word चलिए अब देखते है कि एमएस वर्ड मे मेल मर्ज को कैसे इस्तेमाल किया जा सकता है। 1) चलिए आपका MS WORD चालू कीजिये एक Letter Format टाइप कीजिये जैसे कोई Invitation या कोई भी Letter। 2) उसके बाद आपको MAILINGS TAB पे क्लिक करना है और फिर SELECT RECIPIENTS पे क्लिक करना है, फिर आपको TYPE NEW LIST पे क्लिक करना है। 3) अब आपके सामने एक डायलॉग बॉक्स आएगा उसमे आपको बहुत से कॉलम दिखाई देंगे। 4) इन कॉलम को कस्टमाइज करने के लिए आप Customize Column पे क्लिक कीजिये और फिर आपको जो Columns नहीं चाहिए वो डिलीट कीजिये। आप ज्यादा तर निचे जो मैंने कॉलम दिए वही लीजिये क्युकी हमें एड्रेस के लिए यही कॉलम REQUIRED होते है। Column List for Mail Merge : First Name Address Line 1 Address Line 2 City State Zip-code 5) अब आपको ये कॉलम में डाटा टाइप करना होगा, जिनको आप लेटर भेजना चाहते है और ये लिस्ट को आप Save भी कर सकते है। मतलब Future (भविष्य) में भी अगर आप Letter बेजना चाहते है तो आप उन सभी को Letter भेज सकते है। आपको अलग से या फिर से सभी Address करने की जरुरत नहीं पड़ेगी। आप इसे Edit भी कर सकते है। 6) Address टाइप होने के बाद List को Save कीजिये और फिर आपको वर्ड में आपका कर्सर TO के निचे रखना होगा यानि जहाँपे आपको Address लेना है वहाँ पे। 7) उसके बाद INSERT MERGE FIELD पे क्लिक कीजिये। फिर एक एक Field Step को Add कीजिए 8) और FINISH AND MERGE DOCUMENT पे क्लिक कीजिये। Edit Individual Document: आप चाहे तो एक एक करके Document को देख सकते है और चाहे तो उसमे चेंजेस भी कर सकते है। Print Document: आप चाहे तो अपने document मे print कर सकते है। Send email Messages: यदि आपके कंप्युटर मे Outlook install है तो आप ईमेल के जरिए भी अपने letter या डाक्यमेन्ट को भेज सकते है।

Ms Word में मेल मर्ज (Mail Merge) एक बहुत ही जबरदस्त फीचर है जिसका इस्तेमाल करके हम अलग अलग प्रकार के Letter जैसे Invitation, Personal Letter, office Letter, Birthday Greeting आदि बहुत ही कम समय में एक साथ बहुत से यूजर्स को Send कर सकते है। एमएस वर्ड मे मेल मर्ज फीचर का उपयोग बहुत से यूजर को किसी एक ही तरह का Letter या information को सैकड़ों, हज़ारों लोगों को Send करने के लिए किया जाता है।

Mail Merge in MS Word :दोस्तों क्या आपको एमएस वर्ड मे मेल मर्ज के बारे मे पता है? अगर आप एक साथ एक जैसे Format के Letter (पत्र) बहुत सारे Letter प्रिंट निकालना चाहते है तो आप प्रिंट में No of Copies इस Option यूज़ कर सकते है। लेकिन आपको सब Letter पे Address को अलग अलग प्रिंट करना है तो आपको उतने लेटर के copies बनाने होंगे और फिर आपको खुद से (manually) उन सभी Letter मे Address टाइप करने होंगे। तो दोस्तों मैं आपको बता दु कि इससे भी आसान रास्ता है जिसका नाम है Mail Merge। Mail Merge का इस्तेमाल करने के अगर आप नीचे दिए स्टेप्स को फॉलो करेंगे तो जिनको भी आप अलग अलग अड्रेस या डिटेल्स के साथ लेटर भेजना चाहते है उनके लेटर यंहा पे बड़ी आसानी और जल्दी से तैयार हो जाएंगे। बस शर्त ये है कि सभी एक जैसे ही Letters होंगे बस Address अलग अलग करेंगे

Combo Chart (कॉम्बो चार्ट) डेटा को समझने में आसान बनाने के लिए Combo chart दो या दो से अधिक चार्ट प्रकारों को जोड़ते हैं। खासकर जब डेटा व्यापक रूप से भिन्न होता है। इसे द्वितीयक अक्ष के साथ दिखाया जाता है, जिसे पढ़ना और भी आसान है। Combo chart बनाने के लिए, डेटा को वर्कशीट पर Column और Row में व्यवस्थित करें। एक कॉम्बो चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – Clustered Column – Line Clustered Column – Line on Secondary Axis Stacked Area – Clustered Column Custom Combination

Radar Chart (रडार चार्ट) Radar chart कई डेटा श्रृंखलाओं के कुल मूल्यों की तुलना करते हैं। एक राडार चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – Radar Radar with Markers Filled Radar

Surface Chart (सतह चार्ट) Surface Chart तब उपयोगी होता है जब आप डेटा के दो सेटों के बीच इष्टतम संयोजन (optimal combination) खोजना चाहते हैं। जैसा कि स्थलाकृतिक मानचित्र में होता है, रंग और पैटर्न उन क्षेत्रों को दर्शाते हैं जो मूल्यों की समान श्रेणी में हैं। Surface Chart बनाने के लिए − सुनिश्चित करें कि दोनों श्रेणियां और डेटा श्रृंखला संख्यात्मक मान हैं। डेटा को वर्कशीट पर कॉलम या पंक्तियों में व्यवस्थित करें। एक सरफेस चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – 3-D Surface Wireframe 3-D Surface Contour Wireframe Contour

Stock Chart (स्टॉक चार्ट) जैसा कि नाम से ही स्पष्ट है Stock chart, stock की कीमतों में उतार-चढ़ाव दिखा सकते हैं। हालांकि, Stock chart का उपयोग अन्य डेटा में उतार-चढ़ाव दिखाने के लिए भी किया जा सकता है, जैसे कि दैनिक वर्षा या वार्षिक तापमान। Stock बनाने के लिए, वर्कशीट पर डेटा को column या row में एक विशिष्ट क्रम में व्यवस्थित करना होता है। उदाहरण के लिए, एक साधारण हाई-लो-क्लोज़ stock chart बनाने के लिए, अपने डेटा को उस क्रम में कॉलम हेडिंग के रूप में दर्ज किए गए हाई, लो और क्लोज के साथ व्यवस्थित करें। एक स्टॉक चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – High-Low-Close Open-High-Low-Close Volume-High-Low-Close Volume-Open-High-Low-Close

Bubble Chart (बबल चार्ट) Bubble Chart (बबल चार्ट) एक स्कैटर चार्ट की तरह होता है, जिसमें अतिरिक्त तीसरे कॉलम के साथ Bubble का आकार निर्दिष्ट होता है। जो डेटा श्रृंखला में डेटा बिंदुओं का प्रतिनिधित्व करने के लिए दिखाता है। Bubble Chart (बबल चार्ट) में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – Bubble Bubble with 3-D effect

XY (Scatter) Chart XY (Scatter) Chart आमतौर पर वैज्ञानिक, सांख्यिकीय और इंजीनियरिंग डेटा जैसे संख्यात्मक मानों (numerical value) को दिखाने और तुलना करने के लिए उपयोग किए जाते हैं। एक स्कैटर चार्ट में दो मान अक्ष होते हैं – क्षैतिज X मान अक्ष (Horizontal X Value Axis) लंबवत Y मान अक्ष (Vertical Y Value Axis) यह X और Y मानों को एकल डेटा बिंदुओं में जोड़ता है और उन्हें अनियमित अंतरालों, या समूहों में प्रदर्शित करता है। स्कैटर चार्ट बनाने के लिए, डेटा को वर्कशीट पर कॉलम और पंक्तियों में व्यवस्थित करें। X मानों को एक पंक्ति या स्तंभ में रखें, और उसके बाद संबंधित Y मानों को आसन्न पंक्तियों या स्तंभों में दर्ज करें।

Area Chart (क्षेत्र चार्ट) Area Chart का उपयोग समय के साथ परिवर्तन और एक प्रवृत्ति (trend) के कुल मूल्य (total value) पर ध्यान आकर्षित करने के लिए किया जा सकता है। प्लॉट किए गए मानों का योग दिखाकर, एक Area Chart भी भागों के संबंध को संपूर्ण रूप से दर्शाता है। Area Chart बनाने के लिए, डेटा को वर्कशीट पर कॉलम या रो में व्यवस्थित करें। एक Area Chart (क्षेत्र चार्ट) में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – Area Stacked Area 100% Stacked Area 3-D Area 3-D Stacked Area 3-D 100% Stacked Area

Bar Chart (बार चार्ट) Bar Chart (बार चार्ट) अलग-अलग आइटम के बीच तुलना को दर्शाते हैं। एक बार चार्ट में, श्रेणियों (category) को लंबवत अक्ष (vertical axis) के साथ और मान (value) को क्षैतिज अक्ष (horizontal axis) के साथ व्यवस्थित किया जाता हैं। Bar chart बनाने के लिए, डेटा को वर्कशीट पर कॉलम या रो में व्यवस्थित करना होता हैं। Bar chart में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – Clustered Bar Stacked Bar 100% Stacked Bar 3-D Clustered Bar 3-D Stacked Bar 3-D 100% Stacked Bar

Doughnut Chart (डोनट चार्ट) Doughnut Chart एक Pie chart के समान होता है। जिसमें एकमात्र अंतर यह है कि डोनट चार्ट में एक से अधिक डेटा श्रृंखला (data series) हो सकती है, जबकि, एक Pie chart में केवल एक डेटा श्रृंखला हो सकती है। Doughnut Chart में रिंग होते हैं और प्रत्येक रिंग एक डेटा श्रृंखला (data series) का प्रतिनिधित्व (represent) करती है। Doughnut Chart बनाने के लिए Excel में डेटा को Column या Row में व्यवस्थित करना होता हैं।

Pie Chart (पाई चार्ट) Pie Chart (पाई चार्ट) एक डेटा श्रृंखला (data series) में आइटम का आकार दिखाते हैं, जो आइटम के योग के समान होता है। पाई चार्ट में डेटा बिंदु संपूर्ण पाई के प्रतिशत के रूप में दिखाए जाते हैं। Pie chart बनाने के लिए Excel में डेटा को Column और Row में व्यवस्थित करना होता हैं। पाई चार्ट में निम्नलिखित उप-प्रकार होते हैं – Pie (पाई) 3-D Pie (3-डी पाई) Pie of Pie (पाई की पाई) Bar of Pie (पाई का बार)