Просто о процессах | Попкова Юлия

📚 Как правильно выстроить систему обучения в процессном управлении? Именно находясь в Сберуниверситете, пришло вдохновение написать пост. 1️⃣ Разработка обучающих программ. Первый шаг – разработка обучающих программ, которые должны быть строго адаптированы к потребностям организации. Уточните ключевые навыки и знания, которыми должны обладать сотрудники, и определите методы и форматы обучения. Далее разделите их по группам. Условно: ✔️ владельцы процессов должны в общем понимать что такое процессное управление, что такое схема процесса и т.д. ✔️ лидеры изменений (в каждом подразделении выделенный сотрудник) - основные инструменты оптимизации, правила моделирования процессов, как внедрить улучшения. ✔️ руководители проектов по оптимизации процессов - глубокое знание инструментов оптимизации, управление изменениями. 2️⃣ Построение модульной системы. Разделите обучение на модули, которые могут быть проходить самостоятельно или последовательно по профилю работы сотрудника. Это поможет позволить гибкость в обучении и индивидуальный подход к каждому сотруднику. 3️⃣ Использование различных методов обучения. Разнообразие методов обучения позволит эффективнее усваивать информацию сотрудниками: лекции, тренинги, онлайн-курсы, вебинары, игры, кейсы и другие интерактивные форматы. 4️⃣ Система аттестации и контроля. Важно создать систему аттестации и контроля знаний, которая позволит оценивать качество и степень усвоения обучаемым материала. 5️⃣ Поддержка обучающих ресурсов и сотрудников. Развитие системы обучения требует не только разработки программ, но и поддержки обучающих ресурсов и сотрудников. Обучающие материалы должны быть доступными, удобными и актуальными. Постоянная обратная связь с сотрудниками поможет корректировать и совершенствовать систему обучения. 💡 Реализация эффективной системы обучения в процессном управлении требует времени, усилий и поддержки руководства. Однако, она является неотъемлемой частью успешного внедрения процессного управления и развития персонала 💪

Первый день был посвящён командной сонастройки. Интересные мысли: 🚀 за энернопотенциал команды отвечает руководитель 🚀 любить людей не похожих на тебя Ещё попробуйте сами и со своей командой ответить на следующие вопросы: ❓ в чем твоё предназначение в системе ❓ за какой результат тебе платят деньги ❓ как ты понимаешь, что достиг результат (те самые метрики) ❓ с кем должен коммуницировать, чтобы получилось В завершении дня была встреча с космонавтом, героем России Александром Мисуркиным 🔥🔥🔥 Александр зарядил своей энергией, рассказал про работу в условиях неопределённости, как шёл к своей мечте, умение принимать риск и ответственность на себя.

В условиях неопределённости важные способности: принимайте нестандартные решения, работайте в команде, задавайте правильные вопросы, учитесь новому.

Доброе утро 🌄 У меня стартовало обучение "мини-mba" в сберуниверситете. Ещё летом я выиграла грант на данное обучение. Впереди 10 месяцев интенсивного и интересно обучения. 🚀 Буду делиться интересной информацией с вами. + хочу написать несколько постов на темы из последнего опроса. По итогам опроса выиграла тема - система обучения и мне очень понравились заявленные темы в комментариях 🔥🔥🔥

Как определить владельца процесса Решила написать на тему, которую предложили в комментариях к предыдущему опросу. Вы пришли в организацию, где культура «функциональных колодцев». Есть руководители подразделений, которые теперь должны отвечать не только за свои поручения и сотрудников, но и думать об эффективности процесса. После определения процессов организации, вы должны: 1️⃣ Сформировать предложения по владельцам. Руководствуемся  здравым смыслом: у кого больше функций в данном процессе, кто отвечает за  результат и заинтересован в нем, кто курирует направление. 2️⃣  Согласовать и утвердить эти предложения: Общаемся с потенциальными владельцами. Включаем обаяние и инструменты влияния 😌. В идеале – он согласен. Если вам действительно аргументировали, что необходимо назначить другого владельца – уходим думать над новым предложением. 3️⃣ Выходим на руководство с итоговым списком, в котором есть как согласованные кандидаты, так и не согласные. Я уже писала, что поддержка первого лица жизненно необходима при внедрении процессного управления. А определение процессов и владельцев – это самое начало. При жестких разногласиях вы можете вынести позицию на руководителя с несколькими вариантами решений. 4️⃣ В завершении – официальный документ (приказ, распоряжение) со списком. Позже, механизм согласования, утверждения владельцев и принципы процессного управления вы можете закрепить во внутреннем регламенте. Но для старта – достаточно официального списка, утвержденного руководством организации. При выявлении незакреплённых областей, новых процессов – последовательность действий примерно такая же. Когда институт владельцев заработает в полной мере (это их обучение, мотивация и прочее), то и согласование проходит гораздо быстрее. 🚀 Из опыта – согласование первоначального списка заняло практически год. Сейчас внесение изменений может проходить в рабочем порядке с владельцами процессов. ☄️ Помните, что каталог процессов – это живой документ, в который можно и нужно вносить обновления регулярно.

Схема «Поставщик-пользователь», SIPOC от англ. «Supplier Inputs, Processes, Outputs and Customer» —поставщик, вход, процесс, выход и клиент — инструмент визуализации, формирования единого понимания командой шагов процесса и закрепления его границ. Совет для коллег-процессников:

инструменты нельзя внедрить, не учитывая культурный код сотрудников.

Поэтому мы используем наименование «Поставщик-пользователь», так как «SIPOC» для слушателей государственного сектора не прижилось. Последовательность и правила использования инструмента: 1️⃣ Кратко опишите процесс (P) (3-6 шагов). Главное – понять границы процесса 2️⃣ Определите ключевые результаты процесса (O) 3️⃣ Определите наиболее важных клиентов для результатов (C) 4️⃣ Определите наиболее важные входы процесса (I) 5️⃣ Определите поставщиков, те кто предоставляет входы в процесс (S) Поставщик-пользователь — верхнеуровневое описание процесса. Для оптимизации необходимо использовать более детальные схемы процессов.

🎓Шаги по управлению процессами Процессное управление – это подход к управлению организацией, который основан на анализе и оптимизации бизнес-процессов. Он позволяет улучшить эффективность работы компании, повысить качество продукции или услуг, сократить издержки и увеличить прибыль. Есть стандартные шаги по внедрению процессного управления от определения целей и задач, анализа процессов и до внедрения новых процессов, мониторинга показателей (вы легко можете это прочитать в свободном доступе в интернете). Хочу поделиться этапами и шагами, которые мы с командой вывели на основе опыты внедрения: 1️⃣ этап. Определение. ✔️Определите процессы, группы процессов и их результаты (можно сначала определить все продукты/результаты деятельности вашей организации, а после определить процессы, объединить их группы); ✔️Подготовьте предложения по владельцам процессов; ✔️Определите клиентов процессов. Это ваша основа для будущего каталога/реестра процессов, который вы будете наполнять информацией и обновлять. 2️⃣ этап. Анализ процессов и его результатов. Если ваша цель оптимизация процесса, то используйте инструменты оптимизации. В своей практики чаще используем цикл PDCA, чем DMAIC. Если цель – понять текущее состояние, сделать карту состояния всех процессов, сформировать паспорта и т.д., то можете руководствовать следующими шагами: ✔️Соберите «голос клиента» - пользователей результатов процесса, в т.ч. владельцев, процессы которых используют для реализации результаты ваших процессов; ✔️Организуйте работу по анализу процесса на предмет возможной неэффективности; ✔️Оцените актуальность ВНД в части реализации процесса; ✔️Определите участников процесса и посмотрите кто и как реализует Ваш процесс на местах. 3️⃣ этап. Дизайн целевого процесса. ✔️Определите идеальное состояние процесса (мы определяем через мозговой штурм с заинтересованными участниками после детального изучения текущего состояния процесса и выявления коренных причин); ✔️Сформулируйте требования к результатам процесса; ✔️Подготовьте предложения в изменение в ВНД, предложения по автоматизации Владельцу информационной системы. 4️⃣ этап. Закрепление оптимизированного процесса. ✔️Организуйте обучение новому процессу; ✔️Осуществляйте мониторинг исполнения процесса. Конечно, это не полный перечень шагов по управлению процессами и не все шаги, инструменты при оптимизации процессов. Это программа минимум, с которой можно начать и продемонстрировать первые победы. Только обязательно добавьте к этому перечню инструменты по работе с изменениями: карта заинтересованных лиц, план коммуникаций и прочие.

🍝 Диаграмма Спагетти. Buon appetito Есть большое количество схем и как выбрать модель я напишу позже. Сегодня хочу рассказать о диаграмме спагетти. Диаграмма спагетти — это инструмент визуализации процессов. Такое название она получила из-за того, что визуально напоминает спагетти: линии, переплетающиеся друг с другом. Диаграмма позволяет следить за этапами процесса и выявлять слабые места. Для чего необходима диаграмма: ✔️Предварительный просмотр процесса: можно увидеть, как выполняются задачи, какие шаги в процессе и их последовательность. ✔️Выявление узких мест: диаграмма указывает на зону, где могут быть задержки, возвраты, ошибки. Это позволяет оптимизировать процесс и регулировать узкие места. Как применить диаграмму спагетти на примерах: 🚀 Изучение логистики в складском хозяйстве: с помощью диаграмм можно корректировать перемещение товаров на складе, сокращая любые перемещения. 🚀 Проанализируйте рабочие процессы на производстве: определите, где сотрудники тратят больше времени, и оптимизируйте процессы. 🚀 Улучшение оказания услуг: применяется в медицинских учреждениях для анализа времени, затрачиваемого на лечение пациентов, и ограничения задержек. 🚀 Оптимизация процессов в компаниях: применяется для улучшения клиентского обслуживания, сокращения времени на выполнение заказов и других задач. Эта схема не используется одна, а всегда с более детальными моделями. Но именно она показывает потери в процессе: лишнее перемещение и передвижение. Чаще диаграмма используется, когда вы изучаете процесс перемещений в одном кабинете. Но если у вас задача – изучить как сотрудник или документ перемещается по всей организации, то вы можете нарисовать круг и уже внутри отмечать линии перемещений. Отмечайте разными цветами перемещение и возвраты при наличии ошибок. 🔥 У меня был опыт, когда данная диаграмма помогла доказать руководству, что оптимизация процесса жизненно необходима и именно после демонстрации схемы - был старт оптимизации процесса (картинка - пример из жизни).

✍🏻Проблемы есть? Описывайте их правильно. На любых тренингах расскажут, что этапу планирования необходимо уделять достаточное количество времени. А это значит - уделить время изучению проблемы, ее описанию, сбору данных и т.д. Но в реальной жизни: уже вчера необходимо принести результат оптимизации процесса. Поэтому "программа минимума" до постановки цели - сформулируйте проблему правильно. ❌ Формат: мы наблюдаем увеличение количества ошибок при заполнении заявления - не верен. За какой период времени? какое количество? где это происходит (например, во всех ли отделениях?) и т.д. ✅ Правила описания проблемы ответьте на 4 вопроса 1️⃣ Что это за проблема? Перед тем как приступать к решению проблемы, необходимо понять, что именно требуется исправить. Что конкретно "болит". Например: "количество ошибок при заполнении заявления выросло" 2️⃣ Где это происходит? Необходимо указать место, где возникает проблема. Это может быть конкретный объект, система или процесс. Например: "количество ошибок при заполнении заявления выросло в отделении N" 3️⃣ Когда это происходит? Важно указать  время возникновения проблемы. Это поможет определить её частоту и характер. Например: "количество ошибок при заполнении заявления выросло в отделении N за период январь - сентябрь 2023" 4️⃣ Какой масштаб проблемы? Необходимо оценить масштаб проблемы. Это позволит понять, насколько она серьёзна и какие ресурсы потребуются для её решения. Например: "количество ошибок при заполнении заявления выросло с 1 ошибки до 10 в каждом заявлении гражданина в отделении N за период январь - сентябрь 2023" Соблюдая эти правила, можно составить качественное описание проблемы, которое поможет поставить точную цель оптимизации, понять какие данные потребуются, кто должен быть привлечен в рабочую группу.

Управление процессами - актуально как всегда. 1️⃣ Изменения в обучении: есть высшие учебные заведения, где учат на бизнес-аналитка, но сейчас уже в старших классах внедряют основу процессного управления (некоторые школы). По сути: выпускник школы сразу сможет работать и зарабатывать в профессиональной сфере 👩‍🔬 2️⃣ Автоматизация всего и вся: Современные компании стремятся автоматизировать процессы, чтобы достичь более высокой эффективности. Это связано с желанием быстрого выполнения задач и оптимизацией бизнес-процессов. ‼️Но! Несмотря на автоматизацию, участники конференции подчеркнули важность детального описания бизнес-процессов. Это помогает понимать, как происходят процессы внутри компании и идентифицировать области для улучшения. 3⃣ Внедрение искусственного интеллекта: ИИ может быть успешно внедрен для оптимизации бизнес-процессов, улучшения эффективности и предсказания результатов. Во время своего выступления я обозначила эту потребность. Хорошо, что уже есть кейсы на эту тему 🧠 4⃣ Сокращение стоимости создания технологий: Коллективное мнение на конференции заключается в том, что с развитием технологий и доступностью ИИ стоимость разработки и внедрения новых технологий будет сокращена, что делает их доступными для более широкого круга компаний. 5⃣ Управление процессами для создания новых продуктов: Участники подчеркнули, что управление процессами является ключевым элементом в создании новых продуктов и инноваций. Правильное управление позволяет сократить время от идеи до выпуска на рынок. 6⃣ Дефицит кадров: Важной проблемой, выявленной на конференции, является дефицит кадров в области управления процессами и ИИ. Специалисты с такими навыками востребованы на рынке труда. 7⃣ Государственная поддержка технологических проектов: Учитывая поддержку со стороны государства, время выполнения крупных технологических проектов сокращается, что способствует развитию инноваций и экономическому росту. Конференция подчеркнула важность ИИ в управлении процессами, снижение затрат на технологические решения, роль управления процессами в инновациях, проблему дефицита кадров и значимость государственной поддержки для технологических проектов 🚀 В своём выступлении рассказала про проблемы при внедрении процессного управления, как с ними работать, какую ИС мы выбрали для описания процессов и многое другое. Очень рада, что после выступления коллеги дали высокую оценку проделанной работы и захотели обменяться опытом 🤝

19 октября, в Москве, прошла крупнейшая офлайн-конференция про бизнес-процессы, корпоративную архитектуру и цифровую трансформацию – Цифровая сила предприятия с SILA Union. Была рада выступить, послушать профессионалов, пообщаться в перерыве с супер заряженными людьми и сейчас поделюсь своими инсайтами 🔥

🐠Скелет рыбы Или диаграммы Ишикавы Визуальный инструмент, отражающий отношение между следствием (проблемой) и его возможными причинами. Она была разработана японским исследователем Каору Ишикава. В 1960-х годах им был изобретен метод структурного анализа причинно-следственных связей, и этот метод, впоследствии был назван в его честь. Еще этот инструмент называют «диаграмма рыбного скелета» за внешнее сходство со скелетом рыб. Цели использования - определение возможных причин проблемы; сортировка и категоризация факторов (X), влияющих на результат (Y). Как использовать при оптимизации процесса (и не только): ✔️  В «голову рыбы» пишем нашу проблему, начиная с вопроса почему. Пример: «Почему документ о командировании сотрудника согласовывается больше 20 дней?» ✔️  На «косточках» раскладываем потенциальные проблемы (обратите внимание, что это могут быть еще не коренные причины). На тренингах я всегда говорю, что есть 2 варианта как это делать: 1️⃣ вы можете взять стандартные направления (окружение, люди и т д) и генерить причины по заданным категориям. 2️⃣ или написать 3-4 стандартные «косточки», а остальные оставить без наименования. И после уже придумать наименование категорий. Из моего личного опыта – я предпочитаю второй вариант, который позволяет с одной стороны дать направления для размышлений, а с другой оставить «поле для творчества». Наиболее часто встречающие «косточки» в гос. учреждениях - ВНД, ИТ, люди. Попробуйте использовать данный инструмент к своей проблеме, позже поделитесь вашим мнением и результатом 🤝

⚠️19 октября, в Москве, пройдет крупнейшая офлайн-конференция про бизнес-процессы, корпоративную архитектуру и цифровую трансформацию – Цифровая сила предприятия с SILA Union. Это крупнейшая профильная конференция, на которой вы сможете узнать, как достичь максимальной эффективности от деятельности вашей компании, для чего нужен процессный подход и как он связан со стратегией, рисками и ИТ, как управлять изменениями и быть гибким к меняющимся условиям. 🚀Вы узнаете последние тренды, инновации и лучшие практики в области BPM и цифровизации. Главные темы мероприятия: ✔️Процессное управление. Новая эра технологий. ✔️Рациональный подход к деятельности по цифровой трансформации. ✔️Применение ИИ для управления бизнес-архитектурой. ✔️Инструменты управления стратегией: от постановки целей до мониторинга показателей. ✔️Внедрение цифрового двойника. ✔️Методы и инструменты управления изменениями в организациях. ✔️Замещение импортных решений. 📌Стать участником можно по ссылке: необходима предварительная заявка на участие. http://conf.silaunion.ru/ Я и мои коллеги будем среди спикеров. До встречи🤝

Незаинтересованный 🆚 Профессиональный владелец процесса Владелец процесса – лицо, несущее полную ответственность за процесс и наделенное полномочиями в отношении этого процесса. Роль непривычная для классических иерархических структур. И внедрение этой роли в организации – один из самых сложных моментов в процессном управлении. Задачи: ✔️Обеспечить достижение необходимого результата, соответствующего цели процесса ✔️Совершенствовать сам процесс, чтобы результат соответствовал целевым значениям ✔️Определять критерии качества результата исходя из предпочтений потребителя Кто подходит на эту роль: 👍 Обладает детальным знанием процесса 👍 Понимает важность задачи управления процессом и обладает надлежащей мотивацией 👍 Имеет возможность влиять на людей и способствовать изменениям, имеет высокие коммуникационные способности Незаинтересованный владелец: ❌ Начинает оптимизацию процесс только по прямому указанию ❌ Не информирует заинтересованных лиц об изменениях процессов ❌ Не актуализирует документацию, регламентирующую процессы ❌ Не знаком с пользователями процесса и их явными и скрытыми потребностями ❌ Критикует любые изменения процесса, не предлагая альтернативных решений Профессиональный владелец: 👌Ищет направления совершенствования процесса на постоянной основе 👌Вовлекает сотрудников в процесс улучшений и поощряет их инициативность 👌Формирует требования к компетенциям исполнителей и устанавливает КПЭ 👌Ориентируется на клиента при формировании обновленного процесса 👌Точно формулирует требования к конечному видению процессов Внедрение данной роли должно проходить как формально (внутренний приказ, распоряжение и т.д.), так и неформально: обучение владельца процессному управлению, поощрение активных, помощь методологов при оптимизации 🤝

▶️Внедрение процессного управления: с чего начать, если в вашей организации этого не было Система управления процессами — набор инструментов, которые делают работу организации более клиентоцентричной и прозрачной, облегчая сотрудникам понимание ее внутреннего устройства. ⚡️Самое главное: ✔️ В фокусе процессного подхода находятся клиент и конечный результат. ✔️ Ключевую роль в процессном управлении играют владельцы процессов. ✔️ Поэтапное внедрение процессного подхода состоит из формирования каталога процессов, их верхнеуровневого и детального описания, ролевой модели управления. ✔️ Выбор инструмента для визуализации процесса зависит от типа процесса и целей картирования (какую схему выбрать - я обязательно напишу отдельный пост). Если в вашей организации до сих пор нет системы управления процессами, и вы почитаете доступную литературу, то вам предложат план внедрения с определение всех процессов, ролей, результатов и т.д. Но мне бы хотелось поделиться личным опытом и лайфхакми. С учетом специфике гос. культуры, если вы даже с правильными мыслями зайдете в организацию со словами: «сейчас мы запишем все процессы и назначим за них ответственных», с большой долей вероятности, вы не проработаете долго в этой организации. Там, где ни разу не было чего-то подобного – вы будете похожи на 👽инопланетянина, который говорит на непонятном языке. 1️⃣Поэтому начните с быстрых побед 🚀. Покажите, что странные слова и вы – действительно могут что-то поменять, вы не консультант, который пришел – пообещал светлое будущее и пропал. Вы тот, кто хочет получить результат. Какими способами и инструментами можно завоевать эти быстрые победы – я обязательно напишу не много позже. 2️⃣Следующие шаг (точнее он параллельный) – заручитесь поддержкой первого лица. Кураторство и поддержка первого лица (публично, участие в рабочих группах, благодарность заинтересованным сотрудникам) обеспечит практически 70% успеха внедрения любых изменений. 3️⃣Коммуникация. При чем не просто разовые новости в общих чатах или на портале, а системная работа от разработки карты заинтересованных и до конкретного плана коммуникаций с целевой аудиторией: что, когда, кому и каким каналом вы будете доносить.

💡 Чем полезен мой блог? 🌟 Внедрение процессного управления с нуля 🌟 Инструменты оптимизации бизнес-процессов 🌟 Обучение персонала 🌟 Создание клиентоцентричных сервисов 🌟 Аудит процессов организации 🌟 Оценка и развитие цифровой зрелости организации 🌐 Уникальность моих знаний состоит в том, что многие бизнес инструменты процессного управления я и моя команда успешно адаптировали с учетом всей специфики государственной службы. Имею как кейсы «успешного успеха», так и уроки, которые мы вынесли из собственного опыта. 🤝 Свяжитесь со мной (@Popkova_Yulia), если понадобится помощь в реализации проектов по внедрению процессного управления или оптимизации бизнес-процессов. Я готова поделиться результатами и опытом, чтобы помочь организации достичь новых высот! 🚀

 🚀 В течение многих лет я с удовольствием исследовала и работала в области оптимизации и управления. Моя цель — преобразовать процессы в государственном управлении и сделать их более эффективными и адаптированными к вызовам современности. 📋 Достижения моей команды на гос. службе: 1️⃣ Внедрение процессного управления — разработали каталог процессов — внедрили роль владельца процесса — создали информационную систему для управления процессами Это помогло достичь прозрачности в работе. 2️⃣ Оптимизация процессов: — оптимизировали 20 процессов инструментами Lean. — реализовали переход к электронному документообороту, личный кабинет сотрудника и каталог заявок. Принципы дебюрократизации стали нашим основными принципами. 3️⃣ Цифровая зрелость — разработали модель и методологию измерения цифровой зрелости организации. 4️⃣ Непрерывное совершенствование — внедрили опрос об удовлетворённости сотрудников сервисами (ГВК) и модуль для сбора инициатив сотрудников. 5️⃣ Цифровые продукты — разработали методологию, включающую в себя команды и измерения продуктов на соответствие критериям — за год создали 20 цифровых продуктов. Я являюсь владельцем 2 продуктов. 6️⃣ Обучение сотрудников: мы не только вносим изменения, но и делимся своими знаниями. Обучаем инструментам оптимизации в рамках циклов PDCA и DMAIC как в очной, так и в онлайн-форме. 🌠 Вместе мы движемся вперёд. Мои достижения — результат эволюции всей команды, и я горжусь, что они влияют на развитие нашей организации.

🌟 Привет! Меня зовут Юлия Попкова, и моя профессиональная деятельность связана с управлением процессами в государственной организации. Моя работа включает в себя не только руководство процессным офисом, но и обучение на курсах для государственных служащих по таким темам, как оптимизация процессов, внедрение процессного управления, цифровая трансформация организации и взаимодействие с клиентом. 🕰 Мое погружение в мир управления процессами составляет 11 лет, и за это время я приобрела богатый опыт в запуске процессных офисов, разработке и оптимизации бизнес-процессов, а также в проектном менеджменте. Помимо этого, у меня есть ценный опыт работы в крупном российском банке, который стал фундаментом знаний инструментов оптимизации процессов. 🥋 Важной частью моей профессиональной идентичности является сертификат Черного Пояса по методологии Лин 6 Сигм и бизнес-тренера. Эти навыки мне позволяют не только разрабатывать и внедрять процессы, но и обучать других специалистов, помогая им совершенствовать свои навыки. 📚 Кроме того, я выступаю соавтором доклада, представленного в Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (РАНХиГС) на тему "Бережливое Управление в Госсекторе. Как наладить процессы". С подробностями данного исследования вы можете ознакомиться по ссылке ( https://lean.cdto.ranepa.ru/ ). Я горжусь своей работой и стремлюсь поделиться своим опытом и методиками, чтобы сделать нашу государственную организацию более эффективной и устойчивой. Буду рада сотрудничать с вами, чтобы вместе достичь новых высот в процессах. 🚀🤝