Умный офис | Konica Minolta

➡️ При внедрении СЭД 61% компаний не используют метрики эффективности Как компании оценивают эффективность проектов внедрения систем электронного документооборота? Ответы на этот вопрос, полученные в ходе нашего исследования, оказались неожиданными. 🟣Самая популярная метрика эффективности — длительность процесса. Ее применяли в своих проектах 20% опрошенных компаний. 🟣По 15% набрали такие показатели, как производительность и срок окупаемости. 🟣Однако большинство респондентов — 61% — сообщили, что не проводят оценку с помощью специфических метрик эффективности. Исходя из этих данных, можно сделать вывод, что современные компании чаще всего воспринимают СЭД как базовый, безусловно необходимый инструмент, эффективность которого не требуется подтверждать дополнительными измерениями. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса. ®️

➡️ Автоматизация — это дорого? Первый вопрос, который возникает при обсуждении проекта автоматизации, — это его стоимость. Будь то потоковое сканирование, СЭД, RPA, BI или любой другой инструмент — внедрение требует дополнительных затрат, после оценки которых проект иногда и заканчивается, не начавшись. Насколько это логично? Хорошие инструменты стоят денег, потому что дают лучший результат. Если вы любите свежевыжатый сок по утрам, то вряд ли давите апельсины руками, а для красивого газона на даче нужна газонокосилка, а не ножницы. Техника повышает качество повседневной жизни, технологии делают то же для бизнеса. Нельзя оценивать их лишь по расходам, не беря в расчет эффект от внедрения. ➡️ Попробуем посчитать рационально. 🔵Во-первых, будем оценивать не абсолютную величину затрат, а совокупную стоимость владения (ТСО). Она складывается из базовых капиталовложений и эксплуатационных, растянутых во времени. Если решение в абсолютных цифрах оценено в 5 млн рублей и этот бюджет выглядит слишком большим для вашей компании, его стоит разложить на фактические затраты с учетом сроков. Например, вы платите 2 млн сразу, а остальная сумма разбита на платежи в течение двух лет — и это совсем другая финансовая нагрузка. 🔵Во-вторых, нужно включать в оценку не только расходы, но и эффект от внедрения. ➡️ Посчитаем, во сколько обходится реализация задачи, которую нужно автоматизировать? Возьмем ручное поточное сканирование и распознавание документов: допустим, эту задачу выполняют четыре операциониста, которые обходятся компании в 3 млн рублей в год. Автоматизированная система стоит 5 млн на два года, обеспечивая этот же процесс. Тем самым вы получаете не лишние расходы, а экономию в 1 млн рублей за два года. Вносим в расчет возможность масштабирования системы на другие задачи, типы документов или подразделения, и видим еще большую эффективность. Сюда же — снижение вероятности ошибок, возникающих при обработке документов. Этот эффект сложно оценить в деньгах, но за основу можно взять условную цену ошибки. Если человек допускает 1 ошибку на 100 документов и каждая обходится в ХХ рублей, то с помощью автоматизации мы приближаем этот риск — и эти потери — к нулю. Любая система автоматизации нацелена на сокращение операционных затрат при одновременном повышении производительности. Проще говоря, цифровой инструмент позволит обрабатывать больше сущностей за меньшие деньги. При таком взгляде автоматизация превращается не в дорогой расход, а в инвестицию в рост эффективности бизнеса. @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.

Сфера современного ИТ настолько широка, что может включать, кроме собственно технологий, элементы маркетинга, PR, продаж, ораторского искусства и даже педагогики с психологией. Все это соединяется в роли ИТ-евангелиста. Гость нового выпуска “Пути в IT” — Дарья Тюльпа, IT-евангелист Топливного дивизиона Росатома и один из идеологов технологического евангелизма в России. Когда-то, заглянув вглубь технологий, Дарья увлеклась самой идеей цифровизации — и теперь профессионально увлекает ею других. 🔵Как говорить о пользе новых инструментов с 23 тысячами человек? 🔵Почему точечные внедрения не работают? 🔵Зачем знать нейрохимию для успеха цифровизации? 🔵И как обойтись без материальной мотивации? Если вы интересуетесь технологиями, участвуете в выстраивании цифровой бизнес-среды, а возможно, хотите стать ИТ-евангелистом в своей компании — после этого выпуска вы точно найдете, о чем подумать. И, как всегда, ждем ваших комментариев! @kmbsrus — экспертный канал о технологиях для умного офиса.