DocManagement with Sofia

Продолжаю публиковать переписку с региональными архивами по вопросу хранения электронных документов. Начало здесь Запрос от организации-источника комплектования все тот же: ▪️организация готова переводить документы долговременного срока хранения в электронный вид; ▪️готов ли государственный архив принимать на хранение электронные документы? Забегая вперед — нет, не готов. Аргументы:

Перечень видов документов, которые можно переводить в электронный вид, нормативно не определен. В 2021 году Росархивом разработан проект Перечня видов управленческих документов, относящихся к составу Архивного Фонда РФ, хранение которых осуществляется исключительно на бумажном носителе (далее — Перечень). С утверждением Перечня будет решен вопрос о видах документов, которые могут создаваться исключительно в бумажном или электронном виде. На данный момент возможность создания того или иного вида управленческих документов постоянного срока хранения и документов по личному составу исключительно в электронном виде должна быть предусмотрена действующим законодательством. Здесь буду обращаться к коллегам из ВНИИДАД — проведите образовательные мероприятия для региональных руководителей.

Почему руководитель регионального архива утверждает, что возможность перевода документов в электронный должна быть предусмотрена действующим законодательством? Я понимаю, что директор архива пытается апеллировать к отсутствию точного списка документов для перевода в электронный вид, но и без него есть Закон N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Разве он не предусматривает создание документа в электронном виде? Отсылка к проекту Перечня некорректна. Нельзя в действующей практике ссылаться на правотворческие инициативы, опираться надо на действующую нормативно-правовую базу. Что касается Перечня, то вряд ли такой документ будет утвержден, так как он в корне противоречит национальной программе «Цифровая экономика Российской Федерации» и ряду НПА, например, Приказу Минтруда от 20 сентября 2022 г. N 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе», в котором коллективный договор отнесен к документам, которые издаются в электронном виде, а в перечне Росархива этот же документ отнесен к списку издаваемых только на бумаге. ВЫВОД 1️⃣Аргументация директора архива слабая и некорректная. 2️⃣Технической возможности принимать электронные документы у регионального архива нет, но объяснить источнику комплектования, а почему нет и что делать, архив не может — не хватает компетенций. СОВЕТ Источники комплектования могут обратиться в НИИ «ВОСХОД» - разработчик ГИС ЦХЭД Техническая поддержка 8 (800) 500-85-92 [email protected] PS всю имеющуюся переписку передаю коллегам во ВНИИДАД

А как у них? Японские власти отменили последние правила, содержавшие требования направлять документы в правительственные органы на дискетах (гибких магнитных дисках, флоппи-дисках).

Мы выиграли войну с дискетами

- заявил министр цифровизации страны Таро Коно, запустивший кампанию по отмене дискет в 2021 году. Дискеты, созданные в 1960-х, широко использовались в японских госучреждениях. При этом Sony, последний производитель этого вида носителей информации, перестала выпускать их в 2011 году. Стандартная дискета способна вместить 1,44 Мб данных. Чтобы перенести информацию с флешки на 32 Гб, потребуется свыше 22 тыс. дискет. Попытки цифровизации в Японии встречают сопротивление со стороны консервативно настроенных японцев. В частности, до последнего времени в стране активно применялись факсы, а последний в Японии оператор пейджеров прекратил работу только в 2019 году. Источник Стратегия формирования цифрового общества в Японии Цифровизация в России и мире через призму взаимодействия государства, бизнеса и населения

На какую панель вы пришли? А вы о чем подумали? Официально-деловой стиль речи, которого мы придерживаемся в деловом общении (устном и письменном), требует однозначности в словоупотреблении. Неоднозначность, связанная с богатством речи, хороша для художественных текстов, которые требуют осмысления, разгадывания художественных приемов автора. Речевая неоднозначность может быть ▪️ненамеренной (и тогда она либо будет разрешена в ходе дальнейшей коммуникации, либо произойдет коммуникативная неудача) ▪️намеренной, т.е. использоваться как прием Вопрос: Намеренно или нет Ксения Собчак употребила слово «панель», обратившись на ПМЭФ-2021 к главе юридической компании «Троицкая и партнеры» Эльнаре Троицкой с вопросом: «На какую панель вы пришли?» Троицкая обратилась в суд, требуя 50 млн рублей и удаления видео диалога с её участием. Иск отклонен судом.

Получила сегодня такую переписку от своей студентки из РАНХиГС. Региональное Министерство здравоохранения направило запрос региональному архивному агентству о переводе документов электронный вид. Запрос и ответ из архивного агентства в карточках к посту. Суть вопроса: Минздрав планирует перевод документов долговременного срока хранения в электронный вид и обращается в архивное агентство с просьбой определить порядок подписания документов электронной подписью и передачи электронных документов в госархив. Тезисно ответ архивного агентства: 1. Законодательство находится в стадии становления. 2. Норма уничтожения бумажного подлинника после создания электронного дубликата законодательно не установлена. 3. Основной инструмент подтверждения значимости электронного документа — электронная подпись, срок действия которой один год. Законодательно подтверждение электронной подписи на длительный период не установлено. 4. Цифровые технологии меняются, меняются носители и форматы электронных документов, что не может в полной мере обеспечить постоянное хранение. Вывод: рекомендуем хранить один экземпляр документов постоянного хранения и по личному составу на бумажном носителе. Что скажете? До чего договорятся ведомства потом расскажу

Сегодня успешно защитилась моя дипломница на кафедре корпоративных информационных систем МФТИ Для меня особенность этой защиты в самом содержании работы - технология автоматизации документооборота по эталонной модели. Технология эталонной модели уже включена в программы ряда ведущих вузов. Теперь есть и первая исследовательская работа по этой технологии. От души поздравляю @MuratovaSveta с успешной защитой! Практика применения технологии эталонной модели ГОСТ Р «Цифровой документооборот организации. Эталонная модель. Требования»

1 - 3 июля с 10:00 до 14:00 практический семинар по составлению локальных нормативных актов 🎁 Бонус - беслпатный доступ к записи теоретического курса по разработке ЛНА + типовое положение о регламентации бизнес-процессов 💝 Стоимость для подписчиков канала 19200 рублей 1️⃣Разбираем свой пример ЛНА На семинар вы приносите свои примеры ЛНА. Мы их разберем вместе с группой или индивидуально. После разбора вы получите задание скорректировать самостоятельно свой пример и представить на проверку 2️⃣Учимся выбирать правильный вид ЛНА Ставлю задачу разработать структуру ЛНА разных видов по одному направлению деятельности, например, продажи и договорная работа: положение о договорной работе, порядок проверки контрагентов, инструкция по работе в CRM, правила ведения переговоров, стандарт обслуживания клиентов, методика сегментации клиентов. 3️⃣Разбираем ошибки на примерах из моей коллекции ЛНА Выступаете в роли согласующегося лица - полезный навык, который стоит освоить. Учимся правильно формулировать замечания. Разборы неправильных ЛНА часто делаю на канале под хештегом #ЛиповаяМетодология 4️⃣Работаем с текстом Ставлю задачу составить разделы ЛНА разных видов. Работаем с текстовыми и графическими формами. Проверяю, даю замечания, вы исправляете.

Хочешь сделать хорошо - сделай это сам Разработала новый сайт Поняла, что мне удобнее делать сайт самой и самостоятельно его актуализировать. Изменила концепцию продвижения и подачи материала. Автоматизация Здесь собрала подходы к внедрению СЭД - индивидуальный консалтинговый проект и типовое быстрое внедрение. Разместила демонстрационные ролики. Услуги Здесь собрала методические услуги: ▪️разработка номенклатуры дел и ЛНА ▪️экспресс-аудит документооборота ▪️экспертное сопровождение проектов автоматизации Наставничество Рассказала про возможность прокачать навыки методолога в формате индивидуальной работы. Школа методологии Переход на наш совместный проект с Академией CIO. Опросник Разместила на сайте опросник, который заполняют клиенты перед выставлением КП, и интегрировала его с AMO CRM. Удобно и мне, и клиенту. Буду благодарна обратной связи. Дизайн тоже мой. Пока не поняла, удалось ли передать идею экспертного управленческого консалтинга. Критикуйте 🙂

5️⃣Передать документы по электронному каналу связи. Если между реорганизуемым ЮЛ и правопреемником не налажен электронный канал передачи, то документы могут быть выгружены на физически обособленные носители (в двух экземплярах) и так переданы правопреемнику. Источники и сокращения 📍Гражданский кодекс Российской федерации (ГК РФ) 📍Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Закон N 125-ФЗ) 📍Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях", утв. приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 (Правила N 77) 📍Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях", утв. приказом Росархива от 2 марта 2020 г. N 24 (Правила N 24)

Передача электронных документов при реорганизации юридического лица Права и обязанности реорганизуемого юридического лица переходят к правопреемнику (ст. 58 ГК РФ). Законодательная норма не разделяет порядок передачи электронных документов (ЭД) и документов на бумажных носителях. Поэтому сначала рассмотрю общий порядок передачи документов при реорганизации ЮЛ, а потом уточню детали передачи ЭД. Общая процедура передачи документов Документы реорганизованного ЮЛ (включая архивные) передаются правопреемнику в упорядоченном состоянии и включаются в его архивный фонд (ч.ч. 4 - 7, 9 ст. 23 Закона N 125-ФЗ, п. 224 Правил N 77). Порядок приема-передачи документов определяется приказом о реорганизации. Процедуре передачи документов предшествует экспертиза их ценности (п. 22 Правил N 77). По результатам ЭЦ выделяются документы, подлежащие: ▪️уничтожению (могут быть уничтожены до завершения реорганизации), ▪️дальнейшему хранению. К документам, отобранным на хранение, могут относиться: ▪️документы Архивного фонда РФ, ▪️постоянного и временного (свыше и менее 10 лет) срока хранения, в том числе документы по личному составу. Документы, подлежащие хранению, оформляются в дела и передаются организации или организациям-правопреемникам. Исключение – акционерные общества. В случае прекращения действия АО, находящиеся на хранении подлинники документов передаются только одному из вновь создаваемых в результате реорганизации обществ. Общество-правопреемник определяется договором о слиянии или присоединении или решением о разделении, выделении или преобразовании. Если общество-правопреемник не определено, то документы передаются обществу с наибольшей стоимостью чистых активов (п. 3.10 Положения, утв. постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 N 03-33/пс). На подготовленные к передаче дела составляют описи дел и документов (формы описей см. в приложениях NN 8 — 12 к Правилам N 77). Описи вносят в акт приема-передачи архивных документов на хранение, по которому будет проведена передача документов правопреемнику (форму акта см. в приложении N 27 к Правилам N 77). Особенности передачи электронных документов Для начала надо определиться с тем, что понимается под ЭД. Речь идет о документах на правах подлинных, то есть тех, которые изначально созданы в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе и подписаны электронной подписью. Сканы, файлы и прочий контент, называемый часто электронным архивом, не в счет. Специальных процедур передачи ЭД при реорганизации ЮЛ не установлено, поэтому ориентироваться надо на известные правила передачи ЭД в архив. Это Правила N 24 (пункт 37.13 ) и Правила N 77 (пункты 219, 146). Архив принимает ЭД по описям электронных дел, документов. Электронные документы на физически обособленных носителях архив принимает в двух экземплярах. Передача архивных ЭД из СХЭД в информационную систему государственного (муниципального) архива производится по описям ЭД с приложением реестров файлов. Процедура передачи электронных документов 1️⃣Определить, какие объекты, хранящиеся в корпоративных информационных системах, относятся к подлинным ЭД 2️⃣Провести экспертизу ценности ЭД и отобрать те, которые требуют передачи правопреемнику 3️⃣Провести проверку отобранных к передаче ЭД, как это требует стандартная процедура приема-передачи документов из СЭД в СХЭД (проверка действительности сертификата электронной подписи, проверка корректности и актуальности формата файла, воспроизводимость электронного документа, проверка на наличие вирусов и подтверждение полного состава необходимых метаданных) Все эти процедуры может выполнить только СЭД, поддерживающая полный цикл ЭД и имеющая в своем функционале возможность проведения таких проверок с фиксацией результатов 4️⃣Включить прошедшие проверку ЭД в описи, а описи, в свою очередь, в акт приема-передачи. Описи и акты должны формироваться СЭД в автоматическом режиме