Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

Как рукпро, я сделала уже более сотни больших проектов. «Больших» - это с бюджетом 20+ млн. Но я все еще периодически выхожу на блоки (редко и, в основном, на проектах друзей), и искренне считаю, что это очень полезно. Неважно, опытный ты ивентор или только начинаешь свой путь. Я вообще подумала, что было бы классно иметь под рукой список таких «ролей» на старте карьеры, чтобы отследить каких еще компетенций не хватает в копилке опыта на пути к Руководителю проекта. Я тут собирала список зон ответственности, на которые делятся проекты. У меня получилось вот так: 🔵рукпро 🔵Проджект менеджер 🔵Ассистент проекта 🔵Технический директор 🔵Декоратор (классно, когда в команде есть менеджер от декорационного цеха, если такого человека нет, то я ставлю координатора) 🔵РПГ (тут тоже самое. В идеале у режиссера, сценариста, выпускающего и тд должен быть свой менеджер, закрывающий потребности команды. На небольших проектах часто этот функционал ложиться на плечи ассистента проекта.) 🔵Креатив. Арт-директор, креативный директор или креатор, дизайнеры. Состав команды зависит от масштаба проекта. 🔵Менеджер по площадке и кейтерингу (это может быть и 2 разных человека, но я предпочитаю совмещать 2 в 1) 🔵Менеджер по программе (тут все, кто задействован в программе: ведущие, диджей, артисты, гримерный и костюмерный цеха) 🔵Координатор на блок (тут зависит от проекта. Это могут быть интерактивы, мастер-классы, мебель, подарки, POS материалы, видеопродакшн (если в проекте много видеоматериалов), логистика, etc.) 🔵Координатор зоны регистрации 🔵Координатор персонала (фото, видео, аниматоры, хостес, промики) 🔵Хостинг звезд (отдельный человек, полностью отвечающий за райдеры, гримерки и чеки звездных артистов) 🔵Штабной (зона бекстейдж, закупки, штаб) На всех позициях уже «играли»? Кого еще вы встречали в командах? Поделитесь в комментариях. ☁️

Отпускное Сбежала на 12 дней на остров. Перезагрузить системы, по обниматься с семьей, проветрить голову, выгрузить отжившие идеи, зарядиться на новые свершения. Обожаю наблюдать, как работает голова в отпуске. Первые три дня всегда вакуум. Ни одной рабочей мысли. Кажется, будто кто-то поставил блок на входящие. Я прямо физически не могу читать чаты и почту в эти дни. Следующие три дня наступает FOMO. «А вдруг я что-то пропустила?», «А если что-то важное?», «А вот здесь можно было по-другому решить, надо написать.» Но я держусь. Держусь и наблюдаю. И тогда наступает ОТДЫХ. Пока заканчивается 4й день, еще 2, я достигну чистого сознания, и контент появится сам собой (но это не точно).

«Ты куда пропала?» Это я сама себя спрашиваю, когда вижу, что в тгк уже несколько дней тишина, а должно было быть уже 2-3 поста (как минимум). Итак, за последние 5 дней я успела: • Сходить с подружкой на лекцию по архитектуре • Посмотреть 3 площадки под проект в ноябре. Они не новые, но на 2х я побывала впервые • Разобрать со стилистом гардероб и собрать осеннюю капсулу • Выступить с финальной речью в школе «Король говорит» и получить диплом • Посетить премьеру мужа «Элементарно, Хадсон!» • Отбелить впервые в жизни зубы и убедиться, что после этой процедуры надо сразу пить что-то крепкое ибо больно! • Рабочие зумы, встречи и статусы я в список не включаю. Это база ;)

Ну всё, теперь я дипломированный спикер 🌟 Мое финальное выступление было на тему «Как быть фрилансером в ивенте и не бояться». Оказалось, что мне есть что сказать на этот счет ;)

В году бывает 1-2 периода, когда запросов много, а фактически реализуется 1-2 проекта. У меня такая история была с сентябрем. К концу лета я подходила с 6 запросами (3 из которых уже были детально посчитаны и нарисованы эскизы - «это не тендер, мы просто пару агентств запросили» ну, вы знаете ;) По факту, до реализации дошел только 1 проект. Поскольку фрилансеры - это срез работы рынка, то, полагаю, такая ситуация была у всех (или почти у всех).

Продолжая тему ошибок. На втором месте моих любимых ошибок - слово «хостесс» с двумя С. Но тут ошибиться несложно, тк на английском это слово пишется именно так: “hostess”. Но на русском правильно писать с одной С. Просто запомните: business - бизнес, address - адрес, hostess - хостес.

Презентация по… Наверное, одна из самых распространенных ошибок, которую я встречаю регулярно в совершенно разных агентствах, это «Презентация по … (площадкам/ведущим/кавер-группам и тд)». Ну, почему же «по»? Откуда появился этот дурацкий предлог? И почему он так упорно кочует из презы в презу? Проверить правильность написания очень просто. Задайте себе вопрос: я делаю презентация чего? - Площадок. Значит пишем на титульном слайде «Презентация площадок», гордимся своей грамотностью, поправляем коллег и делаем мир чуть лучше ;)

В Петербурге я делаю только красивые проекты. Может быть поэтому в этом городе мне всегда хочется задержаться на подольше. На фото прошлогодний проект для постоянного клиента, а завтра будет пара фото - для нового. Отдельного рассказа заслуживает проект для семьи Амбани в Спб в 2018м. Все же видели самую дорогую свадьбу в мире этим летом? Вот для этой семьи я и делала программу пребывания в России на 8 дней. Скоро расскажу ;)

Я тут размышляла над основными ошибками фрилансеров, которые и сама совершала в начале пути. Ошибка номер 1. Набирают слишком много проектов. Добавила картинку с любимым мемом. Мы все иногда превращаемся в таких «давайте», но очень важно однажды научиться оценивать свои возможности. Чаще всего причина завала тревожная мысль: «Если я откажусь, меня больше не позовут.» Именно руководствуясь этой мыслью, я взяла 3 проекта с разницей в неделю, в начале 17го года. Все 3 были масштабными, но если первые 2 - понятными и распланированными, то 3й требовал особого внимания, большого вовлечения в дизайн и плотного контакта с клиентом. Но времени у меня на него не хватало. Помню, как закончив с задачами по первым двум проектам, глубокой ночью, я садилась за список дел по третьему, еле-еле раскидывала то, что можно было раскидать и вырубалась, а на завтра все начиналось по-новой. В итоге, проект состоялся и был довольно успешным, но нервы (и мои, и клиента) были вымотаны в хлам. Мы испытывали стойкое раздражение друг к другу. Мое было еще подкреплено чувством вины, потому что я понимала, что идет не так, но сделать с этим ничего не могла. К этому клиенту меня больше не звали, а перед агентством пришлось реабилитироваться и заново восстанавливать свою репутацию. Готовить параллельно несколько проектов - нормально. Вот тут я делилась своими размышлениями на эту тему. Но очень важно, получая очередное предложение, задать себе вопрос:

Сколько часов в день я смогу уделять этому проекту?

И постараться честно на него ответить. Мероприятия будут всегда. Вместо одного проекта, от которого пришлось отказаться, придет 2 других. Я вам точно говорю. Ни разу еще мне не пришлось пожалеть о проектах, от которых я отказалась. Вот о тех, что взяла, жалела 🙃 но, к счастью, нечасто.

Проект «Отпуск». Пару раз в год мы всей семьей собираемся в отпуск. Мы - это я, мой муж и наши 4ро детей (двое мои и двое Сашины). Как вы понимаете, отпуск на 6 человек - это настоящий проект, требующий: • графика подготовки • сметы • ответственных за блоки • регулярных статусов • менеджера по логистике и отелям. Мы берём 3 двухместных номера, один из которых должен располагаться как можно дальше от других двух 😈 • байера. Все дети выросли из плавок и шорт за лето 😅 • начальника службы безопасности (он обычно включается в нас с мужем автоматически на этапе сборов) • рекомендации нутрициолога. «Сладкое возьмешь только после того, как съел что-то несладкое» • команды анимации. Каждый день расписан, учитывая пожелания участников группы (нет). А еще, когда я в ударе, я еще делаю квест или квиз для всей семьи. Отдельным блоком подготовки становится подпроект «Красивая мама», в рамках которого я сама себе расписываю программу тренировок и питания на предшествующий отпуску месяц и назначаю день Х - дату примерки неприлично дорогого купальника за 2 дня до вылета. Итак, до отпуска 31 день, 4 недели здорового питания и 16 тренировок. Погнали 🚀

Продолжая тему ошибок на проектах. 🟢Слишком резкое завершение вечера. Что произошло? Есть негласное правило, я бы даже сказала «протокол» завершения всех веселых частных проектов: за час до конца переходим на медляки, за полчаса - на лаундж. Пока гости танцуют под динамичные треки, они не чувствуют усталости, а фоновая музыка дает понять, что пора домой. По договору завершиться наш проект должен был в 00:00, но мы, как обычно, держим в голове продление до 1:00. Это как раз тот самый час на плавный «отход ко сну». Не знаю, что пошло не так в этот раз, но в 00:08 пультовая просто выключила музыку и перешла на дежурный свет, а ко мне примчался возмущенный клиент с резонным вопросом: Оля, где музыка? Пришлось срочно возвращать всех на свои места и продолжать некоторое время, чтобы сгладить впечатление от неожиданного финала. Что можно было сделать? Просто завершить проект плавно, как обычно. Из-за того, что техники торопились домой, нам пришлось не просто «догулять» точно до 1:00, но и задержаться немного. 🔵Ошибки в макетах. Что произошло? На этом проекте у нас было 4 вида полиграфии и в каждом оказалось по ошибке. Где-то опечатка, где-то неверный размер в тз, а где-то невнесенные комментарии клиента. Да, для гостей это прошло почти незаметно и не повлияло на настроение, но детали - это самое важное для организатора. По ним можно смело судить о профессионализме команды. Что можно было сделать? Очень люблю фразу «где внимание, там результат». Ситуация с полиграфией на этом проекте - точно результат недостатка внимания, которое сказалось на результате. В том числе и моего. С полиграфией очень часто бывают косяки, поэтому очень очень важно проверять и перепреверять, как макеты, как и произведенную печатку. Кстати, на другом проекте, из-за того, что полиграфия не была проверена после доставки из типографии, нам пришлось выкинуть в мусор потрясающей красоты меню на дизайнерской бумаге с конгревом (вид объемной печати). А еще была однажды была такая же история с меню с тиснением и дизайном, но грубой грамматической ошибкой из-за непроверенного макета. Поэтому проверять, проверять и еще раз проверять.

У меня уже давно репутация продюсера красивых проектов на рынке. Я ею очень дорожу и радуюсь, когда коллеги говорят: «у Рябинкиной опять красивый проект был» На фото проект для hh.ru, который я помогла коллегам собрать «по красоте».

Я знаю, что честные посты про косяки на проектах - самые интересные. Я и сама люблю читать «внутрятину». Этакая смесь любопытства и возможности учиться на чужих ошибках. На одном из частных проектов летом случилось 4 косяка: 🟠Звук на салюте 🔴Тяжелый дым 🟢Слишком резкое окончание мероприятия 🔵Ошибки в макетах 🟠Звук на салюте. Что произошло? Мы планировали, что гости будут смотреть салют с веранды площадки, но при монтаже (в день события, в разгар банкета) оказалось, что на поляне, где монтируются пиротехники, площадка построила пару шатров, и по технике безопасности установку пришлось перенести подальше, а гостей вывести с веранды, чтобы деревья не мешали обзору. А вот звук остался стоять, где стоял. Из-за этого музыкальный салют был не таким уж и музыкальным. Что можно было сделать? Вообще это, конечно, косяк площадки. Они знали, что у нас планируется пиротехника и могли, как минимум, предупредить. Для себя я зафиксировала, что рано утром нужно еще раз проверять локации, где нужна подзвучка. В теории, довезти еще один комплект звука до вечера мы бы успели, но стоило бы, конечно, космос. 🔴Тяжелый дым. Что произошло? На финальной встрече с клиентом мы всегда проговариваем все-все детали. И на этой самой встрече клиент отказался от тяжелого дыма на первый танец. А потом, во время свадьбы, выходя на танец, он вдруг повернулся ко мне, сказал: «включайте дым» и пошел к сцене. А я стою, как в том самом стишке: «то ли лыжи не едут, …» 😅 Сначала микроинсульт на тему «мы что, забыли про дым?», затем понимание, что клиент просто переволновался перед танцем и забыл. Ничего страшного не произошло, но с дымом было бы точно лучше. И я об этом знала. Что можно было сделать? Не устану повторять, в ивенте очень важно управление клиентом и его ожиданиями. И эта ситуация - яркий пример. Когда я убеждена в чем-то, я иногда даже с клиентом не обсуждаю решение, просто говорю как будет. Но тут я для себя так и не решила нужен нам дым или нет, поэтому когда клиент его отменил, не стала возражать. А оказалось, что дым ему хотелось, но понятно это стало только в моменте, когда благодаря стрессу, перед танцем на авансцену вышло его подсознание и скомандовало включить дым, которого у нас не оказалось. Вывод: проживать внутренне все ключевые моменты события, чувствовать клиента и иметь четкое мнение на счет моментов в обсуждении. Другие 2 пункта разберу в следующем посте. Но для этого понадобятся ваши ❤️

Только что согласовала гнездо ручной работы в рабочем чате. А чего добились вы? 🤣

Мне вчера вечером клиент сказал: «Лучше, чем ты, никто бы не сделал» и внутри меня яркими искрами рассыпался салют. Я совершенно точно на своем месте. Именно там, где должна быть ❤️

Ночные зарисовки. Новый день - новый проект ✨

Превратили двор БЦ в микс цирка с луна-парком 🎡 Сегодня колдуем вместе с Brooke

В июне мы с командой сделали самый большой на данный момент проект в карьере - фестиваль Индейки в Пензе, куда пришло более 50 тыс человек (полиция отчиталась о 55 тыс). Я помню, как делала первый корпоратив на 1000 чел в 2015м году, и вся дрожала от волнения. Казалось, что нас сейчас просто снесет эта толпа. Потом были Атланты на 3000 чел в КСХ в 2017. Восторг и уже больше волнение, чем страх. Дальше череда проектов на 2500-3000-5000 человек в 2018. Сосредоточенность на безопасности и танцы на пультовой под хедлайнера. 2019, фестиваль Звезды Русского Радио в Сочи. Марафон из 5 концертов подряд и 15-20-30 тыс человек каждый вечер. Я помню, что тогда впервые увидела «человеческое море» не как зритель, а как организатор. А еще я тогда очень хорошо разобралась в устройстве больших фестивалей и теперь сразу вижу как все устроено, когда прихожу на фестиваль, как гость. С 21 по 23 годы я делала много тысячников. Самый крупный (и запомнившийся) - 8 тыс человек на спортивной арене. И вот, в конце апреля звонок от клиента: - Оль, а можешь помочь? Мы фестиваль делаем, надо пару активностей поставить. - Да, конечно, присылай детали. А дальше, как обычно: Подтверждение проекта за месяц, наполнение активностями, проработка каждой зоны, техника из Самары, гримвагены из Москвы и авто для артистов из Казани, обсуждение систем безопасности с городом, бессонные ночи команды и благодарности клиента в финале. Коллеги, конечно, разглядят сетку на лайере и плохо закрытую пультовую, но как бы там ни было. У нас получился потрясающий фестиваль. Это потрясающий опыт. Мое бесконечное восхищение командой, с которой ничего не страшно, и клиентом, который встал с нами плечом к плечу, помогал и поддерживал каждый день. Это безусловно мой самый любимый проект лета 2024 🧡 Смотрите в иг, как классно у нас получилось!

Работать по выходным - не норма. Я уже давно приучаю агентсва и клиентов, с которыми работаю, что мода на "мы на связи 24/7" давным давно прошла. Взаимное уважение и понимание, что и клиент, и продюсер - люди, со своими интересами, семьями, заботами и правом на отдых, очень сильно помогает выстраивать здоровые рабочие отношения. Но иногда работа в выходные - это способ заранее чуть разгрузить неделю. Тут главное настрой. Я себя обычно спрашиваю: как мне больше хочется? поработать 2 часа в вс или встать на 2 часа раньше в пн (меня ранние подъемы не пугают, я знаю, что утро - мое самое эффективное время)? И дальше по ощущениям. Вот сегодня выбрала первое, потому что на неделе 2 больших проекта и важно заранее подготовиться к рабочим будням. А, еще работают по выходным люди, движимые страхом, что рынок увидит, что они отдыхают и вычернет из списка востребованных профи. Это не так. Точно вам говорю 😉

Очень недорогое , но такое эффектное решение для стильных фото - гобо проекция на светлую стену. По сути - трафарет в осветительный прибор. Стоит около 10 000 руб, результат выглядит сильно дороже ✨