Чельцов

Автоматизируем только там, где есть очень уставший человек За моими плечами более 400 проектов автоматизации (папки на облаке со всеми файлами есть). Лично сам провел и настроил. Слушал разное, видел разное, бывал на встречах с воюющими собственниками, летал на севера к клиентам. Много всего было, когда люди хотят что-то изменить у себя.

Шутка "Думал деньги, а нет, опять опыт" — про меня

Одна из моих установок, выработанных годами — нельзя причинить пользу насильно. Отсюда родился и тезис:

Автоматизируем только там, где есть очень уставший человек

Пример №1 Юрист устал вычитывать документы всех сотрудников. Они хранят файлы локально, копируют при случае, ручками правят. А рассылки юристов с новые опции не внедряют сами, создавая риски для бизнеса.

Однажды видел договор, который можно было расторгнуть только через суд, а выплаты по нему причитались только после завершения контракта.

Из одной такой предпосылки, начинаем этапы работы: 👉 Создаем шаблон и заполняемые поля, которые будут подтягивать значения в файл; 👉 Запрещаем любые шаблоны на компах;А может даже внедряем корпоративное облако, чтобы файлов рабочих вообще не было на компе, только в синхронизированной с облаком папке; 👉 Любые правки вносит только юрист, бесполезно править файлы и "забывать" режим комментирования; 👉 Юрист генерирует файлы только из учетной системы по кнопочкам; 👉 Только юрист передает договор на подписание руководству / ЭДО; 👉 Интегратор дорабатывает генерацию файлов, пока юрист не будет доволен.

Пример №2. Руководитель отдела производства устал проверять, как его менеджеры копируют и вставляют значения в поля Информационной системы из писем продажников "Про новых клиентов". Постоянно идут ошибки от продажников, тратится время на "мартышкин труд", скорость запуска проектов падает, люди откладывают эту работу или просят ассистента для копипасты.

Ассистент копипастит, а когда идет в отпуск, надо нанимать второго копипастера

Этапы работы для интегратора:

👉 Смотрим, как шлют письма продажники; 👉 Если там копипаст, то даем им настроенную форму Яндекса или Гугла с полями для заполнения; 👉 Полученные данные кидаем на вебхук учетной системы; 👉 Все значения раскладываем по полям: 👉 👉 Контрагенту => реквизиты и подписантов, участников сделки и их роли на проекте; 👉 👉 Сделке => Список услуг/товаров, цены, суммы, сроки, прочее; 👉 👉 Менеджеру => Доп.специфику, файлы, ссылки, и прочие "бантики"; 👉 Строим воронку развития заявки по канбану стадий; 👉 Настраиваем подключение автоматики, чтобы подтягивать данные по ИНН и т.п.; 👉 Настраиваем равномерное распределение заявок по менеджерам отдела производства; 👉 Обвешиваем сценариями контроля для качества и аудита у руководства; 👉 Шаблонизируем вопросы и уточнения; 👉 Подключаем YandexGPT для причесывания формулировок; 👉 Пишем инструкции, всех обучаем, проверяем усвоенность знаний; 👉 Следим, подкручиваем, учим, ищем новую усталость.

Можно же заранее все автоматизировать Можно. Мы такое делали много раз, и получалось много неприятного: 👉 Сотрудники попадают на "космический корабль", где все само, много нового и непонятного; 👉 Они не понимают объем нового, Тратят время на изучение или забивают на новую систему; 👉 Саботируют работу, подсиживают коллег и/или руководство; 👉 Увольняются; 👉 Люди думают, что их хотят уволить, и сопротивляются; 👉 Люди не понимают, зачем что-то менять, нормально же было. Они не устали, а адаптировались.

Отдельная проблема отличить лентяев от тягловых лошадей

Люди, которые ленивые и имитирующие работу, найдут миллион причин не пользоваться; Люди, которые тянут работу за троих, просто проклянут все: им теперь еще больше работы, а у них итак все горит. Их доводы будут похожи, но без погружения в нюансы, можно случайно задавить рабочих лошадок и увлечься интересами лентяев. А надо наоборот.

Второе место занял 🥈 силы покинули раньше плана, есть над чем работать💪 Следующий выход в конце марта на Короле партера 28 🥋

Завтра иду на Open Prime Будет две схватки всего, и я старту обе первым. Йуху! Начало около 17:30

Обожаю, когда люди пишут правильно

Не все люди ваши клиенты Анжелика искала помощь для своего бизнеса, перебирала системы управления проектами после ненавистных Б** и А**, в которых только лиды нормально обрабатывались. Ее боль давно известна интеграторам прочих систем — как передавать договоренности продажников в производство? Она чувствовала, что каждая система сложна. Что придется долго и упорно перебирать, но усталость от ручного труда толкала ее вперед. Анжелика хотела развивать агентство, а не пинать всех подряд в своей команде. Устав от перебора, начала назначать встречи с интеграторами разных систем.

Часть первая. Первые шаги. Первый интегратор был прямолинеен и категоричен, Анжелика чувствовала себя некомфортно, как будто она совсем не имела никакой власти над ситуаций, а ведь именно она заказчик, у нее деньги за будущие работы! Второй интегратор был очень любезен, много рассказывал про свои достижения, и какие они молодцы, и всего-то за несколько миллионов рублей настроят Анжелике все, как она хочет. Тут шестое чувство и нули в чеке помогли Анжелике закончить разговор. Третьего интегратора ей порекомендовали знакомые, и она постучалась в личку.

Часть вторая. Встреча. На встрече интегратор вел себя совсем иначе, чем предыдущие. На все ее вопросы давал простые и понятные ответы. В вопросе построения системы KPI не называл стоимость, потому что необходимо изучить их файлы, чтобы дать точное понимание. А по всем категоричным отказам предыдущих интеграторов тактично высказался, что на первый взгляд решения могут быть представлены, но может предыдущие интеграторы получили больше вводных? Ключевым удивлением было, что по всем прочим вопросам интегратор предлагал самостоятельно провести настройки "силами пытливого ума кого-то из ребят в команде" , потому что это "сохранит компетенции внутри вашей команды", это проще и полезнее для нее или ее команды, а к нему обращаться уже после первичного знакомства с системой. Анжелика призналась, что ей было легко и понятно, стал ясен план действий, и что с нее не требовали непонятные миллионы с первых слов. А после звонка получила такое сообщение.

Часть третья. Проверка Анжелика думала, что тут какой-то подвох и решила выждать 2 дня, она же маркетолог с опытом. Первые два выходили на диалог, пытались склонить в свою сторону. Третий не проявил никакой активности. И она решила проверить третьего.

Послесловие. Конечно, я пофантазировал, в части внутреннего диалога, а суть истории ровно в том, что если я вижу невозможность взять на себя всю проблему клиента, и он начинает сомневаться, то снять его сомнения может только практическая работа. Когда человек попробует, поймет ценность своего времени и стоимость привлечения стороннего специалиста, тогда его решения будут максимально приближены к рациональным и взвешенным, а я буду говорить с ним на одном языке.

Вебинар скоро начнется, не переживайте! Ссылка: https://play.boomstream.com/QseQfHm7

Родилось дополнение старой шутки: Самбо - когда вы деретесь на ногах. JiuJitsu - когда вы упали на землю. Бег - это надежный способ избежать драки.

Управление проектами в Планфиксе Сегодня в 19:00 мск встречаемся с курсантами на лекции про Проектное управление в Планфиксе. Онлайн-спикером в этот раз будет выступать Сергей Голубев, опытный интегратор, участник конференций и настоящий преподаватель. Там будет магия управления проектами, а в домашних заданиях участникам потребуется самим настроить архитектуру проектов и связей между задачами - очень важный навык независимо от сферы деятельности. Ведь в первую очередь Планфикс - это система управления проектами. Можно купить доступ отдельно, послушать, посмотреть, а потом еще и домашние задания выполнить, чтобы получить этим самые настройки у себя: https://cheltsov.ru/courses/prodvinutyy-kurs-lektsiya-050-organizatsiya-proektnoy-deyatelnosti-v-planfiks/

Обмен документами Вы думаете, наверное, что я тут сижу с курсантами чай с баранками лопаю, Планфиксы настраиваю, любезничаю с добрыми и пушистыми клиентами на консультациях.. Это не так! Есть и другая невидимая часть работы компании и агентства и моих ребят. На пустом месте на нас решили надавить, чтобы получить сканы закрывающих документов. Казалось бы, что за фигня, отправьте вы им сканы, кому они нужны? Но нет, я ел эту кашу, она невкусная. У нас уже были левые запросы чужих актов, мы копали эту сторону ситуации, и там может оказать и промышленный шпионаж, и рейдерский захват бизнеса и аккаунта Планфикса через суд, ("Видите, товарищ судья, у нас есть доки, а у них нет!"), и просто битвы между партнерами. И нас потом еще притянуть могут, что мы всем подряд первичку раздаем. Нам это все не надо, мы другими делами занимаемся. И в любой непонятной ситуации ребята зовут меня, потому что я найду нужные слова и подход, а они пусть спокойно работают свою регламентированную и интересную работу. Кратко:

Документы надо направлять только теми каналами связи, которые согласованы сторонами изначально или на юр.адрес или по ЭДО.

Прошла четвертая встреча курсантов Продвинутого курса Ожидалось, что мы поговорим про последнюю лекцию, а вышло про всякое. Одна из причин, что материала становится больше с каждой лекцией, еще не успевают делать домашние по последним лекциям. Зато почти вебинар про вычисляемые поля получился. Может и правда надо такой провести? В среду пройдет лекция про управление проектами, где спикером будет Сергей Голубев. Он расскажет теорию, покажет нюансы, а я включусь уже с нюансами своей части про проектное управление. Задания на этой лекции одни из самых мощных, функционал, который освоят курсанты, позволит решать большое количество финансовых и организационных вопросов бизнеса. Записаться на отдельную лекцию можно здесь: https://cheltsov.ru/courses/prodvinutyy-kurs-lektsiya-050-organizatsiya-proektnoy-deyatelnosti-v-planfiks/

Формализованные документы можно получать по API Для этого моя команда разработала сервис FEDO.spheragroup.ru, которому достаточно отправить запрос и получить файл одним из вариантов назад: - в теле запроса; - на вебхук; - в черновики в ЛК Диадока; - сразу контрагенту с подписью. Больше нет необходимости мучить армию дорогих разработчиков, чтобы они допиливали ваши учетные системы под очередное изменение ФНС. У вас 100 актов в году? Вы заплатите 100 рублей по текущим тарифам. Не десятков и не тысяч, а просто 100 рублей. Ваш разработчик затратит значительно меньше времени, чтобы настроить отправку запросов к нам и получение файлов в ответ, чем будет создавать их сам. В среднем, это занимает 15 минут на 1 документ. Перешлите вашему бухгалтеру и его разработчику пост, мы готовы помогать всем, кто столкнется с трудностями. Можно писать мне в личку @BabaYagaS или на почту mailbox@spheragroup.ru

Обожаю моменты, когда курсанты ловят мой вайб =) Я стараюсь использовать смешные имена у роботов и контактов. У меня там и “Капитан Джек Воробей”, и “Джон Сноу” и “Робот Бендер”. Ну вы поняли.

Поддержите хорошие статьи Поучаствовал в написании статей для редакции Планфикса на VC. Поддержите, пожалуйста, прочтением, лайками, комментариями и прочими активностями на площадке: 1. Как управлять удаленной командой 2. Анализ и распределение нагрузки 3. Как ставить задачи

Вебинар про связанные поля Совсем недавно в Планфиксе появились “Связанные поля”, которые пока далеко не все начали применять. А кто-то даже не знает про них, не понимает, как включить, не знает, что с этим делать. Сегодня в 18 часов буду вещать на своих платформах, расскажу все, что знаю на текущий момент: Boom | VK | OK | Platform | Rutube | Boosty | TG

Иногда мы увлекаемся любимыми технологиями Я, как любитель Планфикса, давно начал осекаться, что все задачи пытаюсь решить через Планфикс. Да, он силен и прекрасен, но это далеко не всегда решение вообще всех проблем. Планфикс - просто инструмент для бизнеса, а не самоцель. На скрине запрос в чате Энтузиастов, человек решает сложную задачу и тоже хочет все увязать с Планфиксом. Мой совет сразу - смотреть профильные системы для бизнеса, а именно - RetailCRM, очень мощная система, супер админка для торговых проектов. И уже вокруг этой связки работать с Планфиксом. Мы такие штуки уже делали, у наших клиентов на разработке такие связки, это проверенно практикой. Ну и это не потому, что я лично знаю основателей Retailcrm и являюсь их интегратором. Мне важно, чтобы этот человек не проклял Планфикс в какой-то момент, если пойдет не той дорожкой. А наоборот, сообщество увидит, что специалисты по Планфиксу достаточно гибко видит картину мира. И это хорошо!

Ну все, на следующих выходных еще одни соревы! Более того, они пройдут в клубе, в котором занимаюсь. Такое пропускать как-то некрасиво. Ну и вишенка на торте - уже 2 соперника есть: - мой одногрупник; - мой соперник с Короля партера! Прямо интрига и реванш! Йуху!

Прошла лекция про документы в Планфиксе Одна из сложных тем, где постоянно мелькает слово "Нюансы". В каждом разделе свои тонкости, приколы и т.п. Ребятам было непросто выслушать, потому что лекция сама по себе не про волшебство. Все, что касается автоматизации документов — долго и нудно. Ну ничего, в учении всегда тяжело, а в домашках будет поинтереснее! Благодаря их обратной связи, я меняюю подачу и помогаю пройти путь быстрее.

В понедельник вскрыл интересное На звонке с клиентом меня попросили посмотреть один нюанс сразу. Дело в том, что пришла сотрудница к моему собеседнику и говорит, что не видит кнопку “Оплата бух.”, просит ее вернуть. Мой собеседник, как заказчик опытный, не говорит: - Степан, что же это такое, почему вы там что-то настраивали в Планфиксе, и кнопка перестала показываться? Это же деньги двигаются в компании! Это напрямую влияет на нашу экономику! Он так не говорит, а просит посмотреть и сделать, как надо. Прямо там включаю демонстрацию экрана и показываю, как решаю задачу.

Я люблю этот подход, он одновременно показывает и мой профессионализм и обучает клиента решать такие мелкие задачи самостоятельно.

Смотрю и вижу, что у кнопки в правах нажатия просто нет рабочей группы, которая может ее нажимать. А раз никого нет, никто кнопку не видит, никто нажать ее не может. Смотрю дальше, что последние правки кнопки были в апреле 2022 года тогдашним Генеральным. Неопытный интегратор просто поставит рабочую группу того сотрудника, что пришел за кнопкой, да пойдет решать задачи дальше. А опытный будет копать дальше. Дело в том, что нельзя сохранить/создать кнопку без прав на нажатие. А значит, была рабочая группа или конкретные сотрудники, которые удалены из системы. В логе сотрудника, что пришел за кнопкой, изменений рабочей группы нет. В логе системы за последний месяц удаления рабочих групп небыло. В статистике автоматизации тоже нет данных, что удивляет меня, ведь кнопка напрямую связана с деньгами компании. Даю себе права на кнопку и своему собеседнику. Получаю разрешение жмакнуть, и жмакаю. После этого в статистике автоматизации кнопка появляется, я вытаскиваю максимальный лог на 30 дней и вижу, что я первый, кто нажал эту кнопку за последнйи месяц. Мой собеседник всего этого пока не улавливал, почему я не остановился раньше, почему копаю так глубоко и зачем ему эта информация, пока я не зафиксировал фразу: - Эту кнопку в этом году еще никто не нажимал. И мой внутренни параноик настаивает, чтобы вы посмотрели: - откуда этот сотрудник знает про кнопку? - почему он ее не просил раньше? - кто связан с этим процессом движения денег? - почему они не проводили платежи? Или проводили? - последить за этими людьми попристальнее. Думаю, читатель еще не понимает, что за паранойю я тут развожу. Потому поясню, что дядя Степа уже решал для своих клиентов. Для меня тут сразу красный флаг: - Высока вероятность, что деньги платились, да не туда. У нас тут или продажа лидов или подставной получатель денег, а реальный контрагент в какой-то момент потребует свои деньги, и будет прав. Что еще надо сделать в этой ситуации? 1. Вывести в фильтр задач все такие платежи и провести сверку за последние полгода со всеми контрагентами; 2. Прозвонить все большие суммы и много маленьких платеже в одно юр.лицо; 3. Проверить статистику транзакций и появление сотрудников в компании или на долности; 4. Посмотреть, с кем этот сотрудник чаще курит, чаще обедают вместе, тусят и т.п. А кого сторонятся или буллят. Это все не мое дело, я устал от таких расследований в прошлом. Мое дело, как специалиста, показать проблему и дать инструменты ее решения: фильтры, кнопки, отчеты, автоматика. Дальше руководители сами принимают решения.

В четверг проведу вебинар по новым полям в Планфиксе - Связанные поля У меня есть свои идеи, как ими пользоваться красиво. Кто-то уже прислал просто в диалоге, что и натолкнуло на вебинар. Поделитесь в комментариях или в личке (@babayagas), какое применение у Связанных полей вы нашли в своем бизнесе?