Если вы в коммуникациях (чек-лист)
Вчера мы радостно обсудили, как у них там замечательно в стране лгбтованной: и пишут на простом языке, и заботятся о людях, и деньги государства экономят, и какие они вообще суперские молодцы.
Но дело в том, что коммуникация с обычными людьми – это вполне подъемное дело, и нам не нужно следить за капитализацией Apple, чтобы улучшить ситуацию у себя за железным занавесом.
Если вы чиновник или сотрудник, отвечающий за коммуникации с «не тем народом» (копирайт Макаревича), то вот вам буквально наикратчайший чек-лист для проверки ваших материалов:
1. Соответствует ли содержание, выбор слов, стиль и тон вашего документа аудитории, которой он предназначен? Если затрудняетесь – пишите как можно проще (ориентир – 5-7 класс средней школы, не ошибетесь).
2. Главное у вас – спереди, то есть в начале. Начинайте с основной цели документа, и к кому вы обращаетесь. Далее без воды сразу фокусируйтесь на том, что критично донести до аудитории. Вы не Лев Толстой, и многостраничные подводки с французскими пассажами к основной части читателям ни к чему.
3. Ведите людей за ручку. Среди ваших читателей очень мало специалистов по работе с информацией, поэтому структурируйте ваш документ как дорожную карту, где логические пункты отвечают на гипотетические вопросы читателей, которые будут неизбежно возникать.
Советы: а) для сложных документов обязательно делайте блок «Содержание» б) информация должна быть расположена в хронологическом порядке, по шагам (например, алгоритм получения пособия на ребенка).
4. Кормите с ложечки. Давайте людям информацию по чуть-чуть.
Безопасные правила: а) короткие предложения без сложных оборотов; б) только одна мысль на абзац.
5. Избегайте развесистой клюквы. Стройте свой контент так, чтобы он имел не более трех уровней, иначе люди потеряются по дороге и забудут, где они. Пример уровней – научная работа, которая может делиться на разделы, которые в свою очередь делятся на главы.
6. Облегчайте навигацию по документу краткими, но емкими заголовками для каждого логического блока. ПолюбИте заголовки-вопросы.
7. В случае схватки краткости и понятности всегда выбирайте понятность.
Примеры:
❌ Исключения ✅ Почему мне могут отказать в кредите?
❌ Список документов ✅ Какие документы мне потребуются для подачи заявки на кредит?
❌ Страхование ✅ Риск отказа в кредите при отсутствии страховки
8. Соединяйте смысловые блоки словами-связками, которые помогают читателям понять, в какой логической связи эти блоки состоят. Примеры слов-связок: следовательно, кроме того, тем не менее, также, более того, подобно этому, например, другими словами, перефразируя, как результат, соответственно, в то же время, если суммировать, в заключение, во-первых, во-вторых, итого и т.д.
9. Следите за языком. Тщательно подбирайте слова: используйте простые слова, понятные вашей аудитории. Избегайте корпоративного и профессионального жаргона. Избегайте, где можно, аббревиатур. Избегайте длинных и сложносоставных слов. Избегайте, насколько возможно, отглагольных существительных (напр. осуществление, анкетирование, согласование, управление, выдвижение, продление, предоставление, написание, применение, установление и т.д.). Избегайте падежных цепей («имеет опыт построения отношений в коллективе» vs «эффективно работает в команде»).
10. Будьте активными, а не пассивными. Используйте действительный залог вместо страдательного (не «Оплата штрафа производится путем перечисления на специальный счет», а «Вам необходимо оплатить штраф путем перечисления на специальный счет»).
11. Не бойтесь слов «должны» и «обязаны». Если люди обязаны, то обязаны, и точка.
12. Избегайте косых черт (слэшей), которые используются для двойных терминов или нескольких опций чего-либо (напр. «и/или»).
13. Не сбивает ли с толку, как в общем выглядит ваш текст на странице? Удобно ли его читать?