Bullshit-free emails

Якщо ви пишете/читаєте стільки project status updates скільки я, то вам точно згодиться https://uppr.com.ua/downloads/details/guide_to_fine-tune_your_status_updates Зібрала усе, що наболіло))

Ось ще одна oversued фраза, яка часто вживається не в тему. Вона чомусь вважається універсальною, плюс "усі так пишуть", і багатьом здається, що її можна легко натягнути на будь-яке вибачення. Але ключове тут "здається". Звісно, нікому не подобається повідомляти погані новини, писати про факапи і затики, вибачатися, тому і тулять Sorry for the inconvenience, бо вона ж ніби пом'якшує висловлювання. Але це і є основна проблема з Sorry for the inconvenience, бо не скрізь потрібне те пом'якшення. Так, Sorry for the inconvenience і справді применшує проблему, але часто цього якраз і не потрібно робити. Тому, хоча воно і дуже клішейне, але для перенесення міта Sorry for the inconvenience більш-менш нормально сприйметься. А от коли мова йде про критичний баг на проді, втрачені дані чи гроші, серйозну міскомунікацію, то Sorry for the inconvenience тільки піділлє масла у вогонь. От уявіть, що ваш багаж загубили чи рейс відмінили, і ви звертаєтеся для розв'язання проблеми чи компенсації, а тут вам Sorry for the inconvenience. Як буде почуватися? Я часто пишу: My/our bad! I'm/We’re working to fix things and prevent it from happening again. Як ви заміняєте Sorry for the inconvenience?

Разу уже почали говорити про ввічливість, то от що ще важливо розуміти. Нові підходи до ввічливості пропонують зосереджується не лише на виборі стратегії автором, а також на потенційній інтерпретації читачем (G. Eelen, 2001; R.J. Watts, 2003). Тобто, важливо не лише те, що ви вважаєте ввічливим, але і як це сприйме читач. Звісно прочитати чиїсь думки ми не можемо, як і керувати ними. Але що ми можемо, так це зважати на те, як ми звучимо, і як читаються наші тексти. Ну і звісно враховувати контекст - куди ж без нього. Пам'ятаєте минуле завдання на розбір? Автору здавалося дуже логічним та ввічливим подякувати за фолоап, а клієнта це вибісило. І зрозуміло чому - aвтор сам завтикав, і потім ще й дякує за нагадування - це 0 емпатії. А враховуючи що мова іде про клієнта, то ще й брак професіоналізму. Те саме дуже часто виходить із похвалою. Дуже легко потрапити у паску псевдо ввічливості, коли ви намагаєтеся зробити компліментами та не враховуєте потенційного сприйняття читача та контексту. Це ось якраз ті самі благі наміри, які точно заведуть у пекло без careful consideration. Наприклад, написати колезі Excellent choice of the background colors. не доречно, якщо ви хвалите того, хто в цій сфері має вищу компетенцію. Він/вона скоріше всього не будуть раді вашій похвалі. Також, не ок від колеги прочитати You've made and a brilliant point today at the meeting. It was truly one-of-a-kind. це навіть має великі шанси сприйнятися як сарказм. Якщо таке напише менеджер, то це буде зовсім інша справа. А ось таке навіть менеджеру не годиться писати. You did such a good job for a new-comer! I’m impressed you could handle it so fast. Навіть якщо людина новачок в компанії чи команді - це не робить його/її меншим професіоналом і применшувати це не варто. А те, що хтось швидко увійшов в курс справ і почав показувати результати одразу, можна і краще сформулювати. Як, до речі? Your project proposal was good, considering how busy you are at the moment. - Теж поганий месидж, навіть від керівника. Розумієте чому? І ще одне запитання - чому так огидно читається "I

Завдання із зірочкою🌟про ввічливість в імйелах. 📩 Thank you for the follow-up. We are working on the proposal for you and do our best to prepare it in the shortest notice. However, it looks like it will be ready only in three days. Thank you for the understanding and patience. 1. Як думаєте чому цей імейл супер неввічливий? Що саме в ньому неввічливо? Назвіть мінімум 2 випадки. 2. Як його покращити?

А поки хтось виконує (чи не виконує) завдання, пропоную іншим почитати про ввічливість. Це насправді болюча тема в англійській мові навіть для носіїв. Багатьом дуже складно триматися золотої середи й не кидатися в крайності як Chat GPT, який переборщує то з розкланюваннями, то з панібратством. У теорії ввічливості (так, навіть така є),  яка поділяє ввічливість умовно на позитивну та негативну, позитивна ввічливість визначається як практики, що включать "friendly, positive, or supportive verbal behaviour, which considers people’s need to feel valued, including linguistic strategies and non-imposing distancing linguistic behaviours which show respect for others". TL;DR, ключові слова тут people's needs, feel valued та show respect of others. Якщо в це вникнути, то стає зрозуміло чому писати 1. I have to reschedule the meeting. 2. I need your approval of my MR. 3. I have to request a change of the deadline. неввічливо. У таких формулюваннях навіть приблизно немає people's needs і ніяке feel valued не виникає. Таке мовлення - це як мовлення малої дитини, яка каже "я хочу пити," а не "дай, будь ласка, води." Тому в бізнес спілкування воно просто не повинно бути. І одна зі стратегій виходу з цього vicious circle інфантильних формулювань - це ось це магічне Сan/Could you/we please... 1. Сan we pls reschedule the meeting? 2. Сan you pls  approve my MR? 3. Сan we pls change of the deadline for...?

Спробуєте ще одне завдання виконати? Колега втягує у зустріч, яка могла б чудово обійтися і без вас. 🤷‍♀️ Він/вона прикриває вами тили, бо почувається невпевнено/некомпетентно в якомусь питанні/зі складним клієнтом/ у складній ситуації. Ви відчуваєте, що ви на цьому мітингу для галочки, масовки чи як backup, тому відмовтеся від зустрічі! 📍Але відмовтеся проактивно: 1️⃣ обов'язково дайте колезі усю необхідну інформацію чи апдейти 2️⃣ забезпечте відповідями на потенційні запитання і 3️⃣ допоможіть по максимуму підготуватися, якщо це потрібно. Потім, я напишу свій варіант.

Ось ще один поганий початок follow-up email. Часто пишуть: - I’m circling back to see if you’ve had a chance to think about this. - Just circling back on my last message. Тут ось яка пастка: по-перше, воно настільки жаргонне, що вже належить до категорії "усіх дістало". По-друге, створює образ, ніби ви постійно ходите по колу зі своїми спробами здобути відповідь і не відчепитесь поки не досягнете свого. Така собі липучка, яка одразу повідомляє, що не відлипне. Не дуже приємно асоціація для професіонала, чи не так? Але звісно ж можна придумати контексти, де circling back буде і нормально сприйматися. Наприклад, коли ви пропонуєте до чогось повернутися згодом. Скажімо, ваше речення можу звучати так: Regarding the project timeline adjustments, I need to review our current resources and commitments. I will circle back with an update by next Monday. Але і тут бажано було б дати більш конкретний timeframe. Я частіше всього пишу: 📩 Let's revisit this issue next Wednesday once I have more details.