Исаев Роман: про бизнес-процессы, AI, орг. развитие

💡🌟 Начинаем генерацию идей по оптимизации бизнес-процессов. Напишите в комментариях универсальные, но не абстрактные советы/рекомендации, как сделать бизнес-процессы: 1) быстрее; 2) дешевле; 3) эффективнее; 4) качественнее и надёжнее. Лучшие идеи будут скопированы (опубликованы) в ленту нашего телеграм-канала «Бизнес-аналитики» (~2400 подписчиков).

Представляем вашему вниманию видеозаписи докладов победителей второго сезона референс-встреч, посвящённых процессному управлению и организационному развитию. Ссылки для просмотра на двух платформах: ❇️ ПАО «Контур.Банк» Дзен, ВКонтакте ❇️ Нефтесервисный Холдинг «ТАГРАС» Дзен, ВКонтакте Все 15 видеозаписей докладов организаций из разных отраслей на странице https://orgstudio.ru/interview/

❓ В чем разница между продуктивностью и эффективностью 📶 Продуктивность — это метрика, которая позволяет оценить результаты деятельности. Она определяет объём продуктов или услуг, произведенных (реализованных) за период времени. Например, завод «А» за месяц выпустил 200 изделий, а завод «Б» — 300. Значит завод «Б» оказался более продуктивным. Продуктивность можно сравнивать не только у организаций в целом, но и у отдельных сотрудников, подразделений, бизнес-процессов. 📊 Эффективность — это метрика, которая показывает объем произведенных (реализованных) продуктов или услуг с учетом затрат (потраченного времени и ресурсов). Для измерения эффективности важно, КАК (какими средствами и технологиями) были достигнуты результаты. Например, завод «А» выпустил 200 изделий при трудозатратах 50 сотрудников, а завод «Б» выпустил 200 аналогичных изделий при трудозатратах 100 сотрудников. Таким образом завод «А» оказался 2 в раза эффективней.

На одной странице собрали большое количество решений, которые повышают эффективность работы разных должностей: ◽ бизнес-аналитиков и специалистов по бизнес-процессам ◽ системных аналитиков и ИТ-архитекторов ◽ риск-менеджеров и специалистов по операционным рискам ◽ руководителей любых уровней и структур https://orgstudio.ru/solutions/

❇️ Ассоциация экспертов «Стратегии, процессы, проекты» и аналитический центр ORGSTUDIO.RU провели второй сезон референс-встреч, посвящённых процессному управлению и организационному развитию. Шесть видеозаписей с демонстрацией уникального опыта и современных разработок опубликованы в каналах: Дзен, Вконтакте, Rutube. Также как и в первом сезоне победителями решено снова объявить две организации, т.к. они с большим отрывом набрали максимальное количество голосов: ПАО «Контур.Банк» и Нефтесервисный Холдинг «ТАГРАС». Поздравляем! 🏆🥇🎁🎉👍 Обе организации работают в системе Business Studio в течение многих лет и добились очень больших успехов в описании, оптимизации бизнес-процессов и повышении операционной эффективности. Благодарим всех докладчиков и слушателей, кто принимал участие в референс-встречах. Каждый доклад достоин самой высокой оценки!

Сегодня провели завершающую референс-встречу второго сезона. Рекомендуем к просмотру! Много полезной информации про описание и оптимизацию бизнес-процессов! https://dzen.ru/video/watch/680214ccfebf3977970a9978

Основные должности и роли в корпоративной архитектуре

Когда нет системы управления бизнес-процессами, или ими никто централизованно не занимается

Фрагментарность бизнес-процесса и централизация функций может влиять на скорость и эффективность бизнес-процесса

❇️ Ещё одна цитата из новой книги «Эффективный руководитель: готовые решения и практики управления». Раздел «6.8. Базовые рекомендации по обеспечению исполнения регламентов персоналом». 1. Все регламенты должны иметь 5 качеств: актуальный (неустаревший), полный (с достаточной детализацией), непротиворечивый (согласованный с другими регламентами организации), понятный (структурированный и удобный для чтения), разумного и адекватного объема (количество страниц зависит от специфики). 2. Применять в регламентах визуализацию: модели процессов, разные рабочие схемы, графики, диаграммы. Это способствует улучшению понимания сотрудниками. 3. Добавить регламент в должностные папки (на общем диске) всех задействованных сотрудников, либо в корпоративную базу знаний. Проинформировать (оповестить) сотрудников о выпуске нового регламента (или об изменениях в нем) через все возможные каналы (e-mail рассылка, корпоративный мессенджер, внутренний портал). Проконтролировать получение (открытие, прочтение) регламента. 4. При необходимости провести обучение и онлайн-тестирование сотрудников, задействованных в регламенте. 5. Добавить в систему мотивации персонала меры поощрения за точное и безошибочное соблюдение регламентов, меры наказания за нарушение регламентов. 6. Периодически проводить проверки соблюдения регламентов (внутренний аудит). При выявлении нарушений, проанализировать их причины и принять системные меры (оптимизация процессов, дополнительное обучение персонала). 7. При возможности разработать и внедрить механизмы автоматизированного контроля выполнения операций в рамках рабочих процессов и процедур. 8. Создать такие условия выполнения работы, при которых нарушение регламента станет технически невозможным.

📗 Начинаем публиковать цитаты из новой книги «Эффективный руководитель: готовые решения и практики управления». Раздел «8.1. Базовые рекомендации по управлению изменениями в организации». 1. Разработать комплексную цифровую модель организации (корпоративную архитектуру), включая описание бизнес-процессов, например с помощью системы Business Studio. 2. Создать отдел или рабочую группу, которые на постоянной основе будут отвечать за управление изменениями в организации (планирование, анализ влияния, внедрение, контроль). 3. Организовать постоянный мониторинг внешних и внутренних факторов: угрозы, риски и форс-мажорные ситуации, изменение законодательства, изменение экономических и рыночных условий, увольнение ключевых сотрудников, расширение бизнеса и т.п. 4. На основе анализа перечисленных факторов планировать возможные изменения и выполнять анализ их влияния на деятельность организации и всех компонентов комплексной цифровой модели. Изменения могут затрагивать: бизнес-процессы, организационную структуру, внутренние нормативные документы (ВНД), ИТ-архитектуру, инфраструктуру организации (оборудование, офисные и производственные помещения) и многое другое. 5. В случае одобрения и положительного влияния изменений открывать проект по их внедрению с привлечением всех необходимых ресурсов. 6. Все изменения должны обязательно отражаться в комплексной цифровой модели организации и документах. 7. Должен быть разработан план перехода к целевому состоянию, план информирования и обучения персонала, чтобы изменения далее исполнялись на практике. 8. При сопротивлении изменениям со стороны персонала применять методы для объяснения необходимости и важности изменений (преобразований, реинжиниринга).

Большая библиотека бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам – это: ▪️ 190 файлов (регламенты процессов, положения, порядки, инструкции, политики, методики, корпоративные стандарты, приказы, планы, отчёты, чек-листы, анкеты, аналитические таблицы, показатели KPI и многое другое) ▪️ повышение операционной эффективности организации и быстрый экономический эффект ▪️ практический опыт из лучших проектов организационного развития и процессного управления ▪️ бесплатная бессрочная подписка на обновления и новые версии, которые выпускаются каждый год ▪️ большое количество довольных пользователей https://orgstudio.ru/business-process-document-library/

🔥 Сегодня наша команда ORGSTUDIO.RU протестировала бета-версию нового сервиса «Нейроэксперт» от Яндекса для создания базы знаний по процессному управлению. В сервис можно загрузить ссылки из интернета, документы, таблицы, презентации, аудио- и видеофайлы. Из этих материалов автоматически создаётся база знаний, по которой мгновенно выдаётся точный ответ на любой вопрос (как при общении с обычным чат-ботом). Нейроэксперт может пересказать содержание документов, сделать общий вывод или сравнение, написать на основе загруженных данных текст в нужном стиле и многое другое. На данный момент сервис является бесплатным – https://expert.ya.ru/expert/ Ответ на вопрос пользователя генерирует YandexGPT 5 Pro - самая последняя версия большой языковой модели. Чтобы нейросеть могла понимать запрос и давать качественный и полезный ответ, она использует свои знания о мироустройстве и правилах языка. При этом модель отвечает, основываясь только на информации из загруженных документов. -- Не является рекламой, публикуется в информационных целях.

«Парадоксально, но вероятность неадекватной реакции организации на ключевые научно-технические открытия прямо пропорциональна степени успеха, достигнутого через применение ведущей до этого момента технологии. Иными словами, чем большего процветания добивается компания благодаря определенной технологии, тем выше ее сопротивление любым изменениям; ее первой реакцией всегда будет отрицание! (Мы действительно обладаем удивительной способностью опровергать неопровержимые события.) Но реальная угроза возникает, когда организация, в конце концов, принимает решение внести косметические поправки в свою деятельность. Такие временные заплаты — пустая трата драгоценного времени: конкуренты получают огромное преимущество в освоении новой технологии и завоевании доминирующей позиции на рынке, а мелкие разрозненные коррективы лишь увеличивают стоимость производства, снижают качество продукции и в конечном счете удваивают риск.» Джамшид Гараедаги, «Системное мышление. Как управлять хаосом и сложными процессами. Платформа для моделирования архитектуры бизнеса»

По результатам встречи руководителей по процессному управлению и орг. развитию на курорте Клязьма 29 марта было решено создать закрытую группу для координирования дальнейших очных встреч, помощи друг другу по рабочим вопросам и совместных бизнес-проектов. Если вы желаете присоединиться к встречам (поездкам) и интересным активностям в кругу друзей-единомышленников, напишите, пожалуйста, организатору на адрес mail@isaevroman.ru (Исаев Роман). Единственное условие: в закрытую группу включаются руководители и специалисты из любых отраслей, кроме консалтинга, которые очно или заочно знакомы с организатором через проекты, продукты или вебинары компании ORGSTUDIO.RU

Вторая часть (продолжение) материала про искусственный интеллект (ИИ) и процессное управление Пример пункта №5, который реализуется уже сейчас с помощью действующих технологий. 1️⃣ Проведено совещание, на котором назначены новые владельцы нескольких бизнес-процессов в организации. 2️⃣ Технология ИИ-транскрибации из аудиозаписи совещания автоматически формирует текстовый протокол совещания, в котором выделяются строки о назначении новых владельцев. 3️⃣ Строки автоматически преобразуются в скрипты, которые понимает система управления бизнес-процессами или система бизнес-моделирования (далее процессная система). 4️⃣ Скрипты мгновенно подаются на вход в процессную систему, которая самостоятельно устанавливает (привязывает) новых владельцев процессов, а старые версии записывает в историю изменений. 5️⃣ Процессная система рассылает уведомления о сделанных изменениях сотрудникам организации, на работу которых влияют эти изменения. Перечисленные действия 2-5 выполняются без участия человека. Подобных алгоритмов процессного управления с применением ИИ можно построить много для разных задач и ситуаций. Функционал бизнес-аналитиков теперь дополняется настройкой и контролем ИИ-систем. -- Материал подготовлен аналитическим центром ORGSTUDIO.RU

Ближайшее будущее процессного управления с применением искусственного интеллекта (ИИ) 1️⃣ Качественная полноценная модель процесса автоматически генерируется на основе аудио-интервью участников процесса. 2️⃣ Качественная полноценная модель процесса автоматически генерируется на основе старых текстовых регламентов и актуальных требований законодательства или стандартов. 3️⃣ Сгенерированная и доработанная модель процесса сразу же бесшовно отправляется на постоянную роботизацию (исполнение с минимальным участием человека) внутри крупной единой ИИ-экосистемы, в которой была сгенерирована эта модель. 4️⃣ Интеллектуальный помощник (ИИ-система) автоматически мгновенно подсвечивает на модели процесса все операционные риски, проблемы, узкие места и недостатки с учётом множества практик выполнения похожего процесса в других организациях. 5️⃣ ИИ-система автоматически сама актуализирует архитектуру процессов (дерево, владельцы-роли, параметры, связи и т.п.) на основе анализа больших объёмов данных (внутренние отчёты организации всех видов и форм, протоколы совещаний, результаты проектов, изменения внешней среды и т.п.) -- Продолжение далее во второй части. Материал подготовлен аналитическим центром ORGSTUDIO.RU