Ивентология деловая

Что выберете в этой ситуации? Вы организуете тимбилдинг для крупной компании. Офис компании в Москве, площадка — турбаза в Подмосковье. Вам нужно организовать трансфер. Что выберете: два больших комфортные автобуса на 50-60 человек или много мини-шаттлов? Ответ кажется очевидным, но есть одно «но». На въезде в турбазу стоит шлагбаум, через который огромный автобус не пройдёт. Участникам придётся выходить, и толпой в 100+ человек топать ножками ещё целый километр. Энтузиазма на командные активности в этом случае явно поубавится. Предусмотреть такие важные моменты в организации помогает customer journey map, когда вы подробно прописываете путь гостя. От момента, когда он узнал о событии, до отзыва или решении прийти снова. Это позволяет вам самому «пройти путь ногами участника». Во-первых, это поможет заранее предусмотреть узкие места. Ведь девиз любого организатора: «чем меньше форс-мажоров, тем меньше седых волос». Представьте, вы организуете бизнес-завтрак. Посмотрели путь от метро до ресторана по Яндекс Картам: все ок,10 минут пешком, есть короткий путь. Но в день мероприятия выясняется, что короткий путь перекрывает стройка. И если идти в обход, то можно, во-первых, потеряться в гаражах, во-вторых, измазаться в весенней грязи. И уйдёт на дорогу уже не 10 минут, а все 30. И уже не так всё радужно. Во-вторых, customer journey map помогает позаботиться о госте, дать ему максимум возможностей и эмоций на вашем мероприятии. При этом вы не только закрываете мастхэв-потребности, но и те самые немелочи, которые многое говорят о вашем уровне организации. Пример — наши корзинки заботы на каждой конференции, где можно найти разные полезности: от лака для волос до запасных колготок. Как составить подробный путь гостя? Что ещё он помогает предусмотреть? Ответы на эти и другие вопросы — в докладе «Customer journey maps для мероприятий». Спикер — Лилия Фёдорова. Её опыту можно доверять: в ивентах она уже 10 лет, делала события для QIWI, ЛУКОЙЛа, СберБанка и других компаний. Смотреть доклад: https://youtu.be/ANh3mTyPsHo

Топ-5 ошибок в коммерческом предложении для партнёров Ошибки в компреде могут легко стоить вам партнёрства на шестизначную сумму. Даже если они грамматические, а не смысловые (реальная история моей знакомой). Так что вычитка КП корректором — это мастхэв. Какие ещё ошибки в коммерческом предложении могут отпугнуть партнёров? 1. Перегрузить КП подробностями Понимаю, что иногда хочется уместить в КП всё-всё о событии, но ресурс внимания у любого человека ограничен. Оптимальное количество слайдов в презентации — 10-14, включая обложку и финальную страницу с контактами. По этому же принципу выносим на первый экран только название события и лого. 2. Забить на порядок слайдов Как думаете, что будет важнее человеку, который впервые слышит о вашем событии: почитать про аудиторию, которая ему нужна, или подробную биографию организаторов? Конечно, про аудиторию. Про неё говорим в первых слайдах, в инфу про организаторов ставим на пятое-шестое место. Чтобы правильно сделать акценты в компреде, поставьте себя на место партнёра. Что вам захочется узнать в первую очередь? 3. Использовать устаревший дизайн для презентации Представьте, что вы вызвали такси бизнес-класса, а за вами приехали старенькие «жигули». Примерно так партнёр увидит ваш компред, если не уделить должного внимания презентации. Важно: компред нужно делать в фирменном, узнаваемом стиле. Он должен перекликаться с дизайном сайта мероприятия. 4. Размытые формулировки опций Не просто «брендирование раздатки», а «брендированная страница в блокноте участника, тираж 1500 шт.». Опции должны быть понятны любому человеку, даже если у него нет опыта в организации событий. Про цифры тоже забывать не стоит — с их помощью вы усиливаете компред и показываете, что конкретно получает ваш партнёр. При этом расписывать каждую опцию на полстраницы тоже не нужно, тонкости и нюансы можно уточнить уже на этапе переговоров. 5. Отправить КП в неудобном формате Ссылка на гуглдок или презентация в формате pptx — не самая лучшая идея. Забыли дать права на доступ? Текст «поехал»? Презентация не открылась на компе того, кому отправили? Вероятность того, что ваш компред хотя бы прочитают, резко снизилась. Оптимальный вариант — это аккуратно сверстанный файл или презентация в формате PDF. С ним проблем практически нет.

Каждый ивентщик желает знать… где найти спонсоров на мероприятие. Если вы тоже хотите без мучений находить компании, готовые к сотрудничеству, видео в конце поста — для вас. Это доклад Андрея Шешенина, ивентщика с опытов 20+ лет. За это время он реализовал больше ста проектов, с бюджетами от $1 000 до $6 500 000. Опыту Андрея можно доверять. Тема его выступления — «Пошаговая технология поиска спонсоров для мероприятия». Что внутри: — Зачем нужны спонсоры. — Что хорошо и что плохо в спонсорах. — Зачем компании выступают спонсорами мероприятий. — Дорожная карта поиска спонсоров. — Анализ возможностей мероприятия. — Технология поиска спонсоров. — Примеры применения технологии поиска. — Ведение работы по поиску спонсоров. — Приёмы выхода на нужные контакты. — 5 ошибок, которые сведут к нулю всю работу. Смотрите, применяйте советы и заключайте контракты со значимыми компаниями. Смотреть видео: https://youtu.be/zjgb2LIsWJA

9 лет Ивентологии Превосходить ожидания. Если страшно — делай испуганно. И не такое разруливали. С этими девизами мы живём уже столько лет. И они работают. Даже в самые стрессовые моменты. Как на Суровом 2020 года, когда упал гугл-диск, где были презентации. Когда упала трансляция. Отваливалось всё, что могло отвалиться. Тогда я в первый и последний раз в жизни прямо днём, на второй день конфы, купила коньяк. Если же говорить про самые мощные события, которые для меня были прям вау, — это наши конференции последнего года. «Суровый Питерский SMM», SOLD OUT, «Белая конфа». Я вижу, как растут люди в команде. Насколько это высокопрофессиональная система, комбайн, который просто фигачит. Спустя почти 10 лет мы пришли в точку, где я уже могу говорить, насколько всё восхитительно по качеству, продукту, реализации — по всему. Мой главный совет тем, кто тоже хочет расти в ивентах и делать это вдолгую, — разберитесь, зачем вы это делаете. Если у вас есть ответ на вопрос «зачем», вы найдёте любое «как». Этот бизнес не про деньги в лёгкости и гарантии. Ивенты — это для очень быстрых и смелых людей, которые любят своё дело. Если бы у меня был шанс дать совет самой себе в далёком 2015-м, я бы сказала: «Почаще себя хвали». И почаще фиксируй достижения, потому что их много. Это реально путь героя — и это важно помнить. Сравнивать себя с собой вчерашним и восторгаться, поражаться, насколько всё далеко зашло. В планах — сделать две новые конференции. Одну этой зимой, вторую — весной 2025-го. Темы пока не озвучиваем. Могу только сказать, что это точно те ниши, где мы можем сделать высококлассные продукты. Таких на рынке пока нет, но они точно нужны.

Рубрика #мелочиНЕмелочи Полезный помощник на событии — бот конференции. Во-первых, он помогает позаботиться об участниках, разгрузить менеджеров и волонтёров. Для этого там собраны подробности по навигации, программе и ответы на частые вопросы. А ещё бот — важная немелочь, которая становится частью «вау»-эффекта. И такой бот всегда можно совершенствовать. Сначала на «Суровом Питерском SMM» мы делали телеграм-бота, который помогал участникам с программой докладов и напоминал о выступлении за 10 минут до начала. В этом году мы решили пойти дальше. Например, на SOLD OUT-2024 мы сделали игру «Феникс» с активностями и челленджами для участников на площадке. И это далеко не всё. Вот какие ещё разделы можно добавить в такой бот: — Навигация — Розыгрыши партнеров — Информация про афтепати — Индивидуальная программа — FAQ — Партнёры — Ситуативный раздел. Например, на наших конференциях мы добавляем карту баров Петербурга :)

13 секретов закупки рекламы для мероприятия Пошаговая инструкция, как получить охваты и продажи через блогеров. Делимся докладом для тех, кто понимает: чтобы сделать sold out, сарафанного радио недостаточно. Нужно системное, грамотное продвижение. Один из вариантов — реклама у блогеров и в крупных тематических каналах. Какая реклама работает? Как избежать ошибок? Как делать маркировку? На эти вопросы на SOLD OUT-2024 ответила Рада Радова. Рада — эксперт по работе с блогерами с годовыми бюджетами до 1 млн руб. на проект в нише ивентов. И она уверена, что получать продажи и охваты через инфлюенсеров реально на любых проектах, независимо от бюджета. Что в докладе: — Модели работы с блогерами/каналами. — Как спрогнозировать результаты покупки рекламы. — Воронки и подходы: куда ведём трафик. — Принципы поиска и отбора блогеров/каналов. — Как проверять канал на накрутки. — Сервисы закупки рекламы. — Как стать гуру коммуникации. — Креативы, которые дадут результат. — Закон о рекламе и любовь к маркировке. — Аналитика, масштабирование. В докладе — пошаговый алгоритм из серии «Бери и делай». Смотрите сами и пересылайте знакомым маркетологам. Смотреть выступление: https://www.youtube.com/watch?v=LEb6lSXpiMs

— Скажите мне главные слова! — Мы. Согласны. На бартер. Если без шуток, то умение привлекать партнёров разного уровня на события — суперсила. А если вы ещё и на бартер умеете договариваться, то вы ивентщик высшего уровня. В нашей команде есть такие люди. Благодаря им мы смогли договориться на полный или частичный бартер с 27 партнёрами на форум SOLD OUT. Например, одна из компаний максимально снизила стоимость автоматической регистрации участников. Весь процесс, включая оборудование, программное обеспечение и обучение волонтёров, был на партнёре. Взамен мы предложили подрядчику стенд, рассказали о компании в соцсетях, включили в рассылку и разместили их лого на всех носителях. И это только один из множества примеров. Что можно предложить партнёру по бартеру: — Билеты на событие Подчеркните, что на мероприятии компания партнёра сможет, во-первых, послушать доклады, во-вторых — найти клиентов. — Доступ к трансляции и записи докладов На наших событиях такие записи — это огромная база знаний для специалистов на 70-100 выступлений, которую можно изучать ещё год после события. — Посты в сообществе мероприятия и итоговой рассылке Это помогает привлечь новых клиентов для парнтёра. Однако тут у вас должна быть достаточная база: если в канале мероприятия 100 человек и это не узкопрофильная конференция, профит таких размещений для партнёра сомнительный. К вопросу о том, зачем нужно развивать сообщества мероприятий. — Логотипы на сайте, прессволе, в раздатке Обычно такой вариант больше работает с инфопартнёрами. — Партнёрские опции: стенды, интеграции, видеоролики между докладами Это достаточно дорогая, но разумная история, если партнёр серьёзно вкладывается в ваше событие. Важно: стоимость услуг партнёра по бартеру должна совпадать с ценой ваших опций. Иначе это будет невыгодно ни ему, ни вам.

История про то, как мы название курса сменили В начале зимы 2023 года я решила полностью обновить курс, где можно было получить весь фундамент знаний и навыков ивент-менеджера. Так как по определённым причинам мы не можем использовать в названии проектов слово «менеджер» (кто из вас знает, почему?), приходится креативить. Большинством голосов тут, в канале «Ивентологии деловой», было выбрано название «Ивент-профи» — с ним мы и начали записывать уроки и продавать участие. В какой-то момент выяснилось, что есть такое агентство (хотя в чате канала никто из сотен участников об этом не вспомнил при голосовании). Моя недоработка в том, что можно было проверить в открытых источниках, свободен ли товарный знак. Но на этапе теста гипотезы (а мы тестировали спрос в ивент-нише на системное обучение в нашем стандарте) я этого не сделала. Директор агентства сама вышла на меня и предложила решить вопрос полюбовно. До запуска оставалось дней 10, менять название точно было не вариантом. Я проконсультировалась со своим патентным поверенным и юристами — проблем возникнуть не могло. У агентства не было на момент моего запуска образовательного продукта и необходимого ОКВЭДа — то есть, дойди дело до суда, мы бы не проиграли (плюс мы тут же подали на регистрацию ТЗ «Ивент-профи с Наталией Франкель» — превентивно, так сказать). Но.. хотелось своё уникальное название (раз уж сначала взяли не уникальное). И точно не хотелось вторичности и ассоциированности, даже если она возникнет у одного человека из тысячи. Сгенерить название, если поставить себе такую цель, мы с Румянцевым можем, нейминг любим. Все названия наших проектов (почти все) клёвые и запоминающиеся — это отмечают и поклонники, и совершенно неаффилированные люди. И вот как-то в начале апреля пошли мы ужинать, взяли лист формата А4 (мы именно так всё придумываем) — и начали мозгоштурмить. Перебирали десятки вариантов, проверяли на сайте c товарными знаками все свои идеи. Придумали заодно и крутое название для новой нашей декабрьский конференции. Как это ни удивительно — но словосочетание «Код события» никому не принадлежало. Хотя оно ёмкое, броское, отражающее суть. Но оно было свободно — и я написала нашей Лизе. Товарный знак отдан в регистрацию, а мы начинаем набор на новый запуск курса, где пошагово учим делать события, которыми можно гордиться и которые снова и снова покупают заказчики. Регистрируйте товарные знаки в нужных вам ОКВЭДах, коллеги )

В поисках спикера: 5 способов найти сильного спеца для нишевой конфы И какой метод мы не рекомендуем Представьте, что вам нужно организовать конференцию для психологов. Или другое нишевое мероприятие, где нужны сильные спикеры. Что будете делать? 1. Можно разместить в своих соцсетях анонсы, в посты прикрепить ссылку на анкету спикера на сайте или в чат-боте. Но это рабочий вариант, если на вас подписана ваша аудитория и у вас уже собрано комьюнити. Так, например, мы отбираем спикеров-ивентщиков на форум SOLD OUT. Но так было не всегда. Рассказываем, какие ещё варианты есть — практически все проверены за годы работы. 2. Обратиться в профессиональные чаты и комьюнити по теме. Если сообщество живое, то оно отличный агрегатор сильных специалистов. Советуем сначала написать владельцу канала или сообщества, где вы собираетесь искать спикера: часто подобные размещения платные. 3. Если среди ваших знакомых есть эксперт в нужной сфере, например, известный психолог с кучей связей, можно обратиться к нему. Важно, чтобы его опыт был подтверждён не только на словах: у него есть крутые кейсы, ученики, книги и далее по списку. Такой человек сможет дать рекомендацию и посоветовать нужных людей. Ещё его можно пригласить в программный комитет: предложить за вознаграждение поучаствовать в отборе спикеров. Мы сами так делаем. Это помогает каждый раз превосходить ожидания участников, потому что сильные специалисты помогают сделать программу ещё более насыщенной и полезной. 4. Искать спикеров на мероприятиях коллег и конкурентов. Ничего страшного в этом нет, потому что спикер обычно не принадлежит конкретному событию. Поэтому приходите, смотрите, кто из спикеров «заходит аудитории» и приглашайте. Можно прямо на месте, а можно внести эксперта в свою базу и вернуться к человеку позже. 5. Статьи и интервью на нишевых порталах, в СМИ и соцсетях. Даже автор любимого подкаста может оказаться потенциально интересным спикером. Есть ещё один способ найти докладчиков на событие. Это спикерские бюро. Но, по нашему опыту, он не работает вдолгую и на объемах. Поэтому если вам нужен глубокий контент, большой и равносильный спикерский состав, лучше использовать другие способы для поиска людей.

Страшный сон ивентщика. Основано на реальных событиях. Как поступите? Представьте ситуацию: вы забронировали площадку под корпоративный тренинг. Приезжаете на место и обнаруживаете, что там уже вовсю идёт подготовка к пышной грузинской свадьбе: организаторы уже начали застройку, привезли оборудование, мимо снуют грузчики и декораторы. Владелец площадки за звонки и сообщения не отвечает. До тренинга остаётся несколько часов. Ваши действия? Пишите ваши варианты в комментариях.