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VLOOKUP फंक्शन कैसे कार्य करता हैं (How Excel VLOOKUP Function Works) इससे पहले कि हम यह जाने कि VLOOKUP का इस्‍तेमाल किस तरह से किया जाता हैं, हमें यह समझना चाहिए कि VLOOKUP फंक्शन कैसे कार्य करता है। VLOOKUP को vertical rows टेबल में ऑर्गनाइज़ डेटा को रिट्रीव करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जहां every row एक नया रिकॉर्ड दर्शाती है। यदि आपका डेटा horizontally ऑर्गनाइज़ है, तो HLOOKUP फ़ंक्शन का use करें। Excel में VLOOKUP का use कैसे करें? (How to use VLOOKUP Function in Excel) किसी वर्टिकल लुकअप फ़ंक्शन का use करने का तरीका समझने से पहले, हमें यह समझना चाहिए कि इसका उद्देश्य क्या है। मान लीजिए कि हमारे पास एक टेबल है जैसा नीचे दिखाया गया है। अब VLOOKUP फ़ंक्शन का use करने के लिए इन तीन बातों को हमेशा ध्यान में रखें – i) VLOOKUP Only Looks Right: VLOOKUP केवल दाहिनी ओर देखता है, VLOOKUP को एक ऐसी टेबल की आवश्यकता होती है, जिसमें lookup values ठीक बाये ब्लाक में होती है | जिस डेटा को आप रिट्रीव करना चाहते हैं, वह राइट के किसी भी कॉलम में दिखाई दे सकती है – ii)VLOOKUP Retrieves Data Based On Column Number जब आप VLOOKUP का use करते हैं, तो समझे कि टेबल के every कॉलम को बाएं से नंबर दिया जाता हैं। किसी विशेष कॉलम से वैल्‍यू को प्राप्त करने के लिए, बस “column index” में उचित कॉलम नंबर एंटर करे – =VLOOKUP(H2,B2:E8,2,FALSE) // Name =VLOOKUP(H2,B2:E8,3,FALSE) // Department =VLOOKUP(H2,B2:E8,4,FALSE) // Salary iii) VLOOKUP has two matching modes, exact and approximate VLOOKUP में दो मोड होते हैं: matching: exact और approximate, जो कि चौथे argument द्वारा कंट्रोल किया जाता है, जिसे “range lookup” कहा जाता है। range_lookup को exact matching करने के लिए FALSE दे या approximate matching के लिए TRUE |1 एक्सेल में TRUE वैल्‍यू को Approximate Match” और FALSE को “Exact Match” के रूप में डिस्क्राइब किया जाता हैं। नोट : range_lookup का डिफ़ॉल्ट TRUE होता है, इसलिए जब आप यहां पर कुछ भी नहीं एंटर करते हैं, तब डिफ़ॉल्ट रूप से TRUE का use किया जाएगा। =VLOOKUP(value, table, column) // default, approximate match =VLOOKUP(value, table, column, TRUE) // approximate match =VLOOKUP(value, table, column, FALSE) // exact match Example 1 – Exact match

ऍम एस एक्सेल में VLOOKUP फंक्शन का प्रयोग कैसे करे| ऍम एस एक्सेल में VLOOKUP फंक्शन का प्रयोग कैसे करे| (How to use VLOOKUP Function in excel) VLOOKUP क्या हैं? (What is VLOOKUP Function?) VLOOKUP माइक्रोसॉफ़्ट एक्सेल में सबसे उपयोगी और important फ़ंक्शन में से एक है। इसे आम तौर पर बड़े डेटा शीट में एक विशेष वैल्‍यू को देखने के लिए use किया जाता है जहां मैन्युअली सर्च करना मुश्किल होता है। VLOOKUP फ़ंक्शन approximate और exact मैच, एवं वाइल्डकार्ड को सपोर्ट करता हैं। VLOOKUP फंक्शन का अर्थ (Meaning of VLOOKUP Function) “V” का अर्थ “vertical” होता है “Vertical” word का अर्थ है कि इसका use वैल्‍यू को वर्टीकली देखने के लिए किया जा सकता है, इसलिए इसका use किसी कॉलम के भीतर वैल्‍यू को देखने के लिए किया जा सकता है। VLOOKUP की परिभाषा (Definition of Excel VLOOKUP) माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के अनुसार VLOOKUP को एक फ़ंक्शन के रूप में डिफाइन किया जा सकता है, “जो टेबल के बाएं कॉलम में एक वैल्‍यू की तलाश करता है और उसके बाद आपके द्वारा निर्दिष्ट कॉलम से उसी रो में वह वैल्‍यू रिटर्न करता हैं। नोट : VLOOKUP फंक्शन का प्रयोग करते time टेबल का डाटा ascending ऑर्डर में सॉर्ट होना चाहिए। Syntax of VLOOKUP Function (VLOOKUP फंक्शन का सिंटेक्स) VLOOKUP का सिंटेक्स चार तरह कि इनफॉर्मेशन से बनता हैं – =VLOOKUP (value, table, col index, [range_lookup]) इस सिंटेक्स में इस तरह से Arguments होते हैं – Value – टेबल के सबसे पहले कॉलम की वैल्‍यू, जिसे खोजना हैं। Table – वह टेबल जिससे इस वैल्‍यू को प्राप्त करना हैं । Col_index – टेबल या रेंज का वह कॉलम, जिससे वैल्‍यू को प्राप्त करना हैं। इसमें दो ऑप्‍शन होते हैं जो वैकल्पिक हैं – TRUE = Approximate Match और FALSE = Exact Match | यदि आप कुछ भी स्पेसिफाई नहीं करते, तो TRUE ही डिफ़ॉल्ट होगा। नोट : याद रखें कि lookup value हमेशा रेंज के पहले कॉलम में होनी चाहिए, ताकि वह सही ढंग से काम कर सके। For example, यदि आपकी lookup value सेल C2 में है, तो आपकी रेंज C से शुरू होनी चाहिए। इस फंक्शन का प्रयोग कैसे करते हैं उसके लिए हमने एक विडियो बनाया है जिसे आप जरुर देखिएगा, आपको आसानी होगी|

एक्सेल में RRI फंक्शन का प्रयोग कैसे करें एक्सेल में RRI फंक्शन का प्रयोग कैसे करें (How to use RRI Function in Excel) RRI एक नया फ़ंक्शन है जिसे Excel 2013 में पेश किया गया था। यह एक इन्वेस्टमेंट की वृद्धि के लिए समान ब्याज दर लौटता है। इसे ज्ञात करने के लिए इनपुट अवधि की संख्या (number of periods), वर्तमान मूल्य ( Present Value) और भविष्य मूल्य (Future Value) की आवश्यकता होती हैं। यदि आपके पास नकद हैं, जिसकी आप भविष्य में विशिष्ट वृद्धि करना चाहते हैं, तो इसके लिए आवश्यक ब्याज क्‍या होना चाहिए यह आप एक्‍सेल में देख सकते हैं। एक्‍सेल के RRI फ़ंक्शन की मदद से आप इंटरेस्‍ट रेट को कैलकुलेट कर सकते हैं। नोट : RRI फ़ंक्शन केवल Excel 2013 और इसके आगे के वर्जन में ही उपलब्ध है। मान लीजिए कि आपके पास आज कि तारीख में 10,000 रुपए हैं, जिन्‍हे आप 5 साल के बाद 25,000 तक बढ़ाना चाहते हैं। तो आपको इसके लिए कितने रेट ऑफ इंटरेस्‍ट कि जरूरत होगी? Syntax RRI दिए गए ब्याज दर को NPR (अवधि की संख्या), NP (वर्तमान मूल्य), और FV (भविष्य के मूल्य), निम्नलिखित समीकरण का use करके गणना करता है – RRI( nper, pv, fv ) Arguments nper : इन्वेस्टमेंट का पीरियड pv : इन्वेस्टमेंट का वर्तमान मूल्य। fv : इन्वेस्टमेंट का भविष्य का मूल्य। Example : RRI फ़ंक्शन को 10,000 के इन्वेस्टमेंट के लिए आवश्यक ब्याज दर को कैल्‍युलेट करने के लिए use किया जा रहा है, ताकि 5 साल कि अवधि में उसकी वैल्‍यू 25000 तक पहुंच सके। सेल B5 में फॉर्मुला इस तरह से होगा। =RRI(B2,B3,B4) इस फॉर्मुला का रिजल्‍ट त्रैमासिक दर है। जब इसे वार्षिक दर में ट्रांसलेट करने के लिए 4 से गुणा जाता है, तो आंसर 0.2011x 4 = .08 या लगभग 8% है। नोट्स • यदि nper या pv शून्य है, तो RRI #NUM! त्रुटि दिखाता हैं| • यदि कोई निर्दिष्ट तर्क (specified arguments) नकारात्मक है, तो भी RRI #NUM! त्रुटि दिखाता हैं| • यदि निर्दिष्ट तर्कों (specified arguments) में से कोई भी संख्यात्मक मान के रूप में मान्यता प्राप्त नहीं है, तो भी RRI #VALUE! त्रुटि दिखाता हैं|

एक्सेल में FV फंक्शन का प्रयोग कैसे करें एक्सेल में FV फंक्शन का प्रयोग कैसे करें (How to use FV Function in Excel) FV Function – (Future Value) एक्सेल में FV फ़ंक्शन एक वित्तीय फ़ंक्शन है जो निवेश (Investment) के भविष्य के मूल्य को वापस करता है। आप time-time पर, एक स्थिर ब्याज दर के साथ निरंतर भुगतान के निवेश (Investment) के भविष्य के मूल्य को प्राप्त करने के लिए FV फ़ंक्शन का use कर सकते हैं। एक वित्तीय विश्लेषक के रूप में, FV फ़ंक्शन एक व्यवसाय द्वारा किए गए निवेश (Investment) के भविष्य के मूल्य की गणना करने में मदद करता है, एक स्थिर ब्याज दर के साथ time-time पर निरंतर भुगतान करता है। यह कम जोखिम वाले निवेशों का मूल्यांकन करने में उपयोगी है जैसे कि कम ब्याज दरों के साथ जमा या सावधि दर वार्षिकी के प्रमाण पत्र। इसका use ऋण पर दिए गए ब्याज के संबंध में भी किया जा सकता है। क्‍या आप अपने पैसे को Fix of Deposit (FD) में निवेश (Investment) करना चाहते हैं? तो यह फॉर्मूला आपके काम को आसान बना सकता हैं। इस फॉर्मूला कि मदद से आप अलग-अलग बैंक के ब्याज दर कि तुलना कर यह देख सकते हैं कि एक अवधी के बाद आपको कितना पैसा रिटर्न मिलेगा| एक्सेल का FV फ़ंक्शन एक फाइनेंसियल फ़ंक्शन है जो निवेश (Investment) के भविष्य के मूल्य को दिखाता है। आप कांस्टेंट ब्याज दर के साथ, कांस्टेंट पेमेंट को मानते हुए निवेश (Investment) के भविष्य के मूल्य को प्राप्त करने के लिए FV फ़ंक्शन का use कर सकते हैं। इसका उद्देश्य है इन्वेस्टमेंट के फीचर वैल्‍यू को प्राप्त करना। Syntax =FV (rate, nper, pmt, [pv], [type]) Arguments rate – लोन का ब्याज दर nper – पेमेंट की संख्या (या महीनों में निवेश (Investment) अवधि) pmt – every अवधि में पेमेंट किया गया। (आमतौर पर मासिक(| (इस नंबर को निगेटिव एंटर किया जाना चाहिए।) pv – (वैकल्पिक) वर्तमान प्रारंभिक शेष यदि नहीं है, तो शून्य माना जाता है। निगेटिव नंबर के रूप में एंटर किया जाना चाहिए। type – (वैकल्पिक) जब पेमेंट देय होते हैं। 0 = अवधि का अंत, 1 = अवधि की शुरुआत। डिफ़ॉल्ट 0 है। For example मान लेते हैं कि आप 5% की वार्षिक ब्याज दर पर 10 साल के लिए 1000 प्रति माह पेमेंट करेंगे। दिखाए गए उदाहरण में, E3 में निम्न फ़ॉर्मूला है- =FV(A3/12,B3,-C3,D3) ध्यान रखने योग्य बाते- 1. rate और NPR के लिए इकाइयाँ सुसंगत होनी चाहिए। For example, यदि आप 12 प्रतिशत वार्षिक ब्याज पर चार साल के ऋण पर मासिक भुगतान करते हैं, तो दर के लिए 12% / 12 (वार्षिक दर / 12 = मासिक ब्याज दर) और nper के लिए 4 * 12 (48 भुगतान कुल) का use करें। यदि आप एक ही ऋण पर वार्षिक भुगतान करते हैं, तो दर के लिए 12% (वार्षिक ब्याज) और nper के लिए 4 (4 भुगतान कुल) का use करें। 2. #VALUE! त्रुटि – तब होता है जब दिए गए तर्कों में से कोई संख्यां गैर-संख्यात्मक होता है। सरल words में सारांश 1. एक्सेल में FV फ़ंक्शन एक वित्तीय फ़ंक्शन है जो निवेश (Investment) के भविष्य के मूल्य को वापस करता है। 2. FV Function का Syntax =FV (rate, nper, pmt, [pv], [type]) 3. आप time-time पर, एक स्थिर ब्याज दर के साथ निरंतर भुगतान के निवेश (Investment) के भविष्य के मूल्य को प्राप्त करने के लिए FV फ़ंक्शन का use कर सकते हैं। 4. यह कम जोखिम वाले निवेशों का मूल्यांकन करने में उपयोगी है 1.5. इसका use ऋण पर दिए गए ब्याज के संबंध में भी किया जा सकता है।

एक्सेल में PMT फंक्शन का प्रयोग कैसे करें एक्सेल में PMT फंक्शन का प्रयोग कैसे करें (How To Use PMT Function in Excel) PMT Function एक्सेल में PMT फ़ंक्शन एक वित्तीय फ़ंक्शन है जो ऋण के लिए आवधिक भुगतान लौटाता है। आप ऋण के लिए भुगतान, ऋण राशि, अवधि की संख्या और ब्याज दर का पता लगाने के लिए NPER फ़ंक्शन का use कर सकते हैं। एक्सेल में PMT फ़ंक्शन निरंतर भुगतान और निरंतर ब्याज दर के आधार पर ऋण के लिए भुगतान की गणना करता है। जब भी आप किसी भी लोन टर्म और इंटरेस्ट रेट की तुलना कर वास्तविक मासिक पेमेंट के बारे में जानना चाहते हैं, तो इसके लिए PMT फॉर्मूला का use करे | PMT फ़ंक्शन उस लोन के पेमेंट को कैलकुलेट करता है जिसमें निरंतर पेमेंट और निरंतर ब्याज दर होती है। Syntax =PMT (rate, nper, pv, [fv], [type]) Arguments rate – लोन के लिए ब्याज दर। nper – लोन के लिए पेमेंट की कुल संख्या। pv – वर्तमान मूल्य, या अब सभी लोन पेमेंट कि टोटल वैल्‍यू। fv – (वैकल्पिक) नकद शेष राशि जो आप चाहते हैं। डिफ़ॉल्ट के लिए 0 type – (वैकल्पिक) जब पेमेंट देय होते हैं। 0 = अवधि का अंत, 1 = अवधि की शुरुआत। डिफ़ॉल्ट 0 है। Example : Calculate Payment on Personal Loan PMT फ़ंक्शन का use कर आप यह जान सकते हैं कि आपको विशिष्ट इंटरेस्‍ट रेट और लोन टर्म के लिए इन्सटॉलमेंट कितनी देनी होगी। For example, यदि आप 8 महीने की वार्षिक ब्याज दर के साथ 24 महीने के लिए 10,000 लोन ले रहे हैं, तो PMT आपको बता सकता है कि आपका मासिक भुगतान क्या है। Generic formula =PMT(rate,periods,-amount) दिखाए गए उदाहरण में, D3 में फ़ॉर्मूला है- =PMT(C3/12,B3,-A3) जैसा कि आप देख सकते हैं, जब आप कई लोन टर्म की तुलना एक साथ कर सकते हैं, जिससे कुछ वास्तविकताएं सामने आती हैं। PMT के बारे में कुछ बातें याद रखें- • #NUM! त्रुटि – कब होती है: o दिए गए दर मूल्य (rate value) -1 से कम या बराबर है। o दिए गए nper का मान 0 के बराबर है। • #VALUE! त्रुटि – तब होती है जब प्रदान किए गए आर्गुमेंट गैर संख्यात्मक होते हैं। • मासिक या त्रैमासिक भुगतानों की गणना करते time, हमें वार्षिक ब्याज दरों या अवधि की संख्या को महीनों या तिमाही में बदलने की आवश्यकता होती है। • यदि हम ऋण की अवधि के लिए भुगतान की गई कुल राशि का पता लगाना चाहते हैं, तो हमें पीएमटी को एनपीआर से गुणा करने की आवश्यकता है।

ऍम एस एक्सेल में PROPER फंक्शन का प्रयोग कैसे करें| ऍम एस एक्सेल में PROPER फंक्शन का प्रयोग कैसे करें| (How to use PROPER Function in MS Excel) PROPER फंक्शन क्या हैं? (What is PROPER Function?) Microsoft Excel में PROPER फ़ंक्शन का यूज सेल में स्थित word (Word) के पहले अक्षर को कैपिटल करता हैं और शेष word लोवर केस में सेट करता है। इसमें संख्या और विराम चिह्न प्रभावित नहीं होते हैं। एक्सेल में PROPER फ़ंक्शन का use आपके इनपुट टेक्स्ट को Proper Case में बदलने के लिए किया जाता है। इसका use किसी दिए गए स्ट्रिंग में every word को कैपिटल करने के लिए किया जा सकता है। एक्सेल में PROPER फ़ंक्शन दिए गए टेक्स्ट या स्ट्रिंग में संख्या और विराम चिह्नों को प्रभावित नहीं करता हैं यह केवल पहले कैरेक्टर को Upper case और अन्य सभी अक्षरों को Lower Case में बदल देगा। Syntex =PROPER (text)

ऍम एस एक्सेल में PROPER फंक्शन का प्रयोग कैसे करें| (How to use PROPER Function in MS Excel) एक्सेल में PROPER फ़ंक्शन का use करना बहुत सरल और आसान है। नीचे उदाहरण में आप देख सकते हैं कुछ सब्जेक्ट के नाम दिए गए हैं लेकिन every सब्जेक्ट का पहला अक्षर कैपिटल नहीं हैं अब यदि आप कॉलम में स्थित every सब्जेक्ट के पहले अक्षर को कैपिटल करना चाहते हैं तो आप PROPER फंक्शन का प्रयोग कर सकते हैं| तो इस पोस्ट में आप जानेंगे की एक्सेल में word के पहले अक्षर को कैपिटल कैसे कर सकते हैं- • Subject Name A कॉलम में हैं, इसलिए हम कॉलम B में अपना सूत्र लिखेंगे| सेल B2 में, हम एक सूत्र टाइप करेंगे जो Excel को सेल A2 में नाम को कैपिटल करने के लिए कहता है, सूत्र इस तरह दिखेगा: =PROPER(A2) • अब आप इस सूत्र को लिखने के बाद Enter दबा दे आप जैसे ही इंटर प्रेस करेंगे आप देखेंगे की पहले सब्जेक्ट के नाम का पहला अक्षर कैपिटल हो गया हैं| • अब इसी तरह यदि आप बाकि सब्जेक्ट के नाम के पहले अक्षर को कैपिटल करना चाहते हैं तो B2 सेल पर क्लिक करें| • इसके बाद कार्नर में दिखाई देने वाले बॉक्स पर माउस पॉइंटर को ले जाये आप जैसे ही पॉइंटर को चोकोर बॉक्स पर ले जायेंगे तो आप देखेंगे की आपके माउस का पॉइंटर एक प्लस के चिन्ह में बदल जायेंगे| • इसके बाद माउस के पॉइंटर को दबाये रखे और B5 सेल तक खीचकर ले जाये और माउस को छोड़ दे| • अब आप देखेंगे की सभी सब्जेक्ट के नाम का पहला अक्षर कैपिटल हो गया हैं| प्रॉपर फंक्शन से सम्बंधित कुछ उपयोगी बाते – • PROPER फ़ंक्शन केवल टेक्स्ट स्ट्रिंग में every word के पहले कैरेक्टर को प्रभावित करता है। अन्य सभी कैरेक्टर को बदलता नहीं हैं| • यह किसी भी word के पहले अक्षर को कैपिटल करता है जो एक गैर-टेक्स्ट कैरेक्टर को फॉलो करता है। For example: =PROPER(hello,excel) Result Hello,Excel • नंबर, विशेष कैरेक्टर और विराम चिह्न PROPER फ़ंक्शन द्वारा नहीं बदले जाते हैं। • यदि आप एक Null character का use करते हैं, तो यह एक Null character ही लौटाएगा।

How to Embed an object in a worksheet (वर्कशीट में ऑब्जेक्ट एम्बेड कैसे करें) MS Excel में किसी अन्य फाइल को insert करने के लिए इस आप्शन का प्रयोग किया जाता हैं इसके द्वारा हम किसी भी फाइल को Sheet में insert करा सकते हैं| • Spreadsheet cell के अंदर जहां आप ऑब्जेक्ट डालना चाहते हैं वहां क्लिक करें| • Insert tab पर क्लिक करे यहाँ आपको Text group दिखाई देगा जिसमे से Object option पर क्लिक करे| • अब आपको Object dialog box दिखाई देगा जिसमे आप Create from File tab पर क्लिक करें। • इसके बाद Browse पर क्लिक करें, और उस फ़ाइल का चयन करें जिसे आप insert करना चाहते हैं। • यदि आप फ़ाइल की सामग्री दिखाने के बजाय Spreadsheet में कोई आइकन डालना चाहते हैं, तो Display as icon check box का चयन करें। • और यदि आप excel की sheet में फ़ाइल की सामग्री दिखाना चाहते हैं तो आप Link to file check box का चयन करें। • यदि आप कोई चेक बॉक्स नहीं चुनते हैं, तो एक्सेल फ़ाइल का पहला पृष्ठ दिखाता है। • अब आप ok पर क्लिक करें। • OK पर क्लिक करते ही Excel में वह फाइल इन्सर्ट हो जाएगी जिसे आप इन्सर्ट करना चाहते थे|

एक्सेल में First name और last name को अलग कैसे करें एक्सेल में First name और last name को अलग कैसे करें (How to split names in Excel with Text to Columns) एक्सेल एक बहुत ही उपयोगी सॉफ्टवेयर है एक्सेल के माध्यम से हम अपने कार्य को आसान बना सकते है जैसे आपकी वर्कशीट के एक कॉलम में कुछ लोगो के नाम लिखे हैं जिसमे उनका First name और last name है और आप First और Last name को अलग-अलग कॉलम में विभाजित करना चाहते हैं। एक्सेल में इस कार्य को कुछ भिन्न तरीकों से पूरा किया जा सकता है – Text to Columns feature, formulas, and Split Names tool | How to split names in Excel with Text to Columns ऐसी स्थितियों में जब आपके पास एक ही पैटर्न के नामों का एक कॉलम होता है, For example केवल First और last name, या First, Middle और last name, उन्हें अलग-अलग कॉलम में विभाजित करने का सबसे आसान तरीका यह है: • Full Name के कॉलम का चयन करें जिन्हें आप अलग करना चाहते हैं। • Data tab> Data Tools group पर जाएं और Text to Columns पर क्लिक करें। • Convert Text to Columns Wizard करने के पहले चरण पर, Delimited option का चयन करें और Next पर क्लिक करें। • इसके बाद एक या jayada delimiters चुनें और next पर क्लिक करें। हमारे उदाहरण में, नामों के विभिन्न भागों को Space के साथ अलग किया गया है, इसलिए हम इस Delimited को चुनते हैं। Data preview section दिखाता है कि हमारे सभी नाम ठीक-ठाक हैं। • अंत में, आप data format और destination का चयन करें, और Finish पर क्लिक करें। • अधिकांश मामलों में default General format अच्छा काम करता है। Destination के रूप में, उस कॉलम के सबसे ऊपरी सेल को Specify करें, जहाँ आप परिणामों को आउटपुट करना चाहते हैं • आपको first, middle, and last name अलग-अलग columns में विभाजित किया हुआ मिलेगा|

एक्सेल में इंग्लिश टेक्स्ट को हिंदी में बदले आसानी से एक्सेल में इंग्लिश टेक्स्ट को हिंदी में बदले आसानी से (Convert text english to hindi in Excel) आज हम एक ऐसे फंक्शन के बारे में बात करेगे जिसके द्वारा हम गूगल शीट में ट्रांसलेट फंक्शन का प्रयोग करके कई भाषाओ में ट्रांसलेशन कर सकते है| अधिकांश लोग MS Excel का प्रयोग करते है, लोग ऑफिस के काम को तेजी से करने के लिए एक्सेल के कई सारे फंक्शन और फॉर्मूला का प्रयोग करते हैं। क्या आपने कभी सोचा है कि यदि एक्सेल में ट्रांसलेशन का भी कोई Function होता, जिसके द्वारा हम एक साथ कई भाषाओं में ट्रांसलेशन कर सकते। जी हां, Google Sheets में यह सुविधा उपलब्ध है। गूगल शीट MS excel जैसी ही एक शीट होती है जिसमें ट्रांसलेशन का इनबिल्ट फ़ॉर्मूला / फंक्शन दिया गया है। इस ट्रांसलेशन फंक्शन के माध्यम से हम दुनिया भर की कई भाषाओं में ट्रांसलेशन कर सकते हैं। • सबसे पहले अपना इंटरनेट ब्राउज़र खोलें और www.docs.google.com यूआरएल टाइप करें। इसके बाद अपने Gmail अकाउंट से लॉगिन करें। अब आपको Google Doc का होम पेज दिखाई देगा, जिसमें बाईं तरफ ऊपर तीन समांतर लाइन के मीनू पर क्लिक करें। • आपको कुछ विकल्प दिखाई देंगे| जिसमें आपको Sheets विकल्प पर क्लिक करना होगा। इसके बाद गूगल शीट का होम पेज खुलेगा, जिसमें प्लस (+) के निशान पर क्लिक करके एक नई Google Sheet खोली जा सकती है जो बिलकुल MS Excel जैसी होगी। • अब इस शीट में हम गूगल के ट्रांसलेशन फ़ॉर्मूला का प्रयोग करके विभिन्न भाषाओं में एक साथ ट्रांसलेशन कर सकते हैं। Formula Syntax: =GoogleTranslate(“text”, “source language”, “target language”) Syntax के अनुसार इस फॉर्मूला में – • Text = A2 • Source language = “en” (English Language का गूगल कोड) • Target language = “hi” (Hindi Language का गूगल कोड) इसी तरह source_language और target_language बदल कर किसी भी भाषा में ट्रांसलेशन कर सकते हैं। गूगल शीट के किसी भी सेल में उपर्युक्त फ़ॉर्मूला टाइप करके कुछ ही सेकंड में एक भाषा से दूसरी भाषा में ट्रांसलेशन कर सकते हैं। मान लीजिये हमारे पास कुछ persons के नाम इंग्लिश में है और हम उन नामो को हिंदी में लिखना चाहते है तो आप यह काम आसानी से कर सकते है| सबसे पहले स्प्रैडशीट के cell A3 में हम अंग्रेजी भाषा में किसी का भी नाम लिखेंगे जिसका ट्रांसलेशन हमें सेल B2 में हिंदी भाषा में करना है। इसके लिए हमें सेल B2 में बताए Syntax के अनुसार गूगल शीट में गूगल ट्रांसलेशन फॉर्मूला =Googletranslate(A2, “en”, “hi”) टाइप करें और इंटर प्रेस करें|

3. Using Excel Formulas Cells से चयन करने और मैन्युअल रूप से डेटा इंटर करने के अलावा, आप एक्सेल में ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाने के लिए सोर्स फ़ील्ड में फार्मूला का use भी कर सकते हैं। कोई भी Formula जो वैल्यू की लिस्ट लौटाता है, उसका use Excel में ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाने के लिए किया जा सकता है। For example, मान लें कि आपके पास नीचे दिखाए अनुसार डेटा सेट है: उन items की लिस्ट जिनके लिए ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाने की आवश्यकता है| यहां OFFSET फ़ंक्शन का use करके Excel ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाने के चरण दिए गए हैं: • सेल का चयन करें जहाँ आप ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं| • इसके बाद Data tab–> Data Tools –> Data Validation पर क्लिक करे| • Data Validation dialogue box में, Settings tab के भीतर, Validation criteria में List का चयन करें। • जैसे ही आप लिस्ट का चयन करते हैं, Source फ़ील्ड दिखाई देगा|। • Source फ़ील्ड में, निम्न Formula इंटर करें: = OFFSET ($ A $ 2,0,0,5) • Ok पर क्लिक करें। • यह एक ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाएगा जो सभी फलों के नामों को लिस्टबद्ध करता है (जैसा कि नीचे दिखाया गया है)। नोट: यदि आप एक बार में एकाधिक Cells में ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं, तो उन सभी Cells का चयन करें, जहाँ आप इसे बनाना चाहते हैं और फिर उपरोक्त चरणों का पालन करें। सुनिश्चित करें कि cell references absolute हैं (जैसे $ A $ 2) और relative नहीं (जैसे A2, या A $ 2, या A2 A2)।

एक्सेल में ड्राप डाउन लिस्ट कैसे बनाये एक्सेल में ड्राप डाउन लिस्ट कैसे बनाये (How to Create a Drop Down List in Excel) • ड्रॉप-डाउन लिस्ट यूजर को pre-defined list से चयन करने का विकल्प देने का एक शानदार तरीका है। • इसका use यूजर को फॉर्म भरने के लिए, या इंटरैक्टिव एक्सेल डैशबोर्ड बनाते time किया जा सकता है। • ड्रॉप-डाउन लिस्ट वेबसाइटों / ऐप्स पर काफी normal हैं और यूजर के लिए बहुत सरल हैं। इस ट्यूटोरियल में, आप सीखेंगे कि एक्सेल में एक ड्रॉप डाउन लिस्ट कैसे बनाई जाती है| How to Create a Drop Down List in Excel इस पोस्ट में आप तीन तरीकों से ड्राप डाउन लिस्ट बनाना सीखेंगे – 1. Using Data from Cells. 2. Entering Data Manually. 3. Using the OFFSET formula. 1. Using Data from Cells मान लें कि आपके पास नीचे दिखाए अनुसार items की एक लिस्ट है| जिसमें आप ड्राप डाउन लिस्ट बनाना चाहते है तो • सबसे पहले सेल का चयन करें जहाँ आप ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं। • एक्सेल में Data tab–> Data Tools –> Data Validation. Data Validation dialogue box में, Settings tab के भीतर, Validation criteria में list आप्शन का चयन करें। • जैसे ही आप लिस्ट का चयन करते हैं, Source फ़ील्ड दिखाई देता है। • सोर्स फ़ील्ड में, = $ A $ 2: $ A $ 6 इंटर करें, या केवल सोर्स फ़ील्ड में क्लिक करें और माउस का use करके Cells का चयन करें और OK पर क्लिक करें। यह सेल C2 में एक ड्रॉप डाउन लिस्ट insert करेगा। नोट: यदि आप एक बार में कई cells में ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं, तो उन सभी cells का चयन करें जहाँ आप इसे बनाना चाहते हैं और फिर उपरोक्त चरणों का पालन करें। सुनिश्चित करें कि सेल रिफरेन्स absolute हैं (जैसे $ A $ 2) और relative नहीं (जैसे A2, या A $ 2, या A2 A2)। Drop Down लिस्ट का विडियो देखें – 2. By Entering Data Manually उपरोक्त उदाहरण में, cell references का use सोर्स फील्ड में किया जाता है। आप सोर्स फ़ील्ड में मैन्युअल रूप से इंटर करके सीधे आइटम भी जोड़ सकते हैं। For example, मान लें कि आप सेल में ड्रॉप डाउन में दो विकल्प, हां और नहीं दिखाना चाहते हैं। यहां बताया गया है कि आप इसे data validation source field में सीधे कैसे इंटर कर सकते हैं: • सेल का चयन करें जहाँ आप ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं| • इसके बाद एक्सेल में Data tab–> Data Tools –> Data Validation पर क्लिक करे| • Data Validation dialogue box में, Settings tab के भीतर, Validation criteria में List का चयन करें। • जैसे ही आप लिस्ट का चयन करते हैं, सोर्स फ़ील्ड दिखाई देगा| • सोर्स फ़ील्ड में, Yes, No इंटर करें| • Ok पर क्लिक करें। • यह आपके द्वारा सिलेक्ट सेल में ड्रॉप-डाउन लिस्ट बनाएगा। सोर्स फ़ील्ड में लिस्टबद्ध सभी आइटम, अल्पविराम द्वारा अलग किए गए, ड्रॉप डाउन मेनू में अलग-अलग लाइनों में लिस्टबद्ध हैं। • सोर्स फ़ील्ड में अल्पविराम द्वारा अलग किए गए सभी आइटम ड्रॉप डाउन लिस्ट में अलग-अलग लाइनों में प्रदर्शित होते हैं। नोट: यदि आप एक बार में कई cells में ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना चाहते हैं, तो उन सभी cells का चयन करें जहाँ आप इसे बनाना चाहते हैं और फिर उपरोक्त चरणों का पालन करें।

डेटा फ़िल्टर करने के लिए Slicer कैसे बनाएं (Create a slicer to filter data) • Table या PivotTable में कहीं भी क्लिक करें। (यदि आपने एक्सेल में लिस्ट को बनाया है तो पहले आप लिस्ट को सिलेक्ट करके Insert tab>Table पर क्लिक करके लिस्ट को टेबल में बदल ले|) • इसके बाद Insert tab> Slicer पर क्लिक करें| • Insert Slicer डायलॉग बॉक्स में, उन फ़ील्ड को चुनें, जिन्हें आप प्रदर्शित करना चाहते हैं, फिर Ok पर क्लिक करें| • आपके द्वारा चयनित every फ़ील्ड के लिए Slicer create किया जाएगा। किसी भी Slicer बटन पर क्लिक करने से वह फ़िल्टर आटोमेटिकली लिंक किए गए Table या PivotTable पर लागू होगा। Notes: 1. एक से jayada आइटम का चयन करने के लिए, Ctrl दबाए रखें और फिर उन आइटमों का चयन करें जिन्हें आप दिखाना चाहते हैं। 2. Slicer के फ़िल्टर को साफ़ करने के लिए, Slicer में Clear filter चुनें। • आप Slicer Tab (एक्सेल के नए वर्जन्स में), या रिबन पर Design tab (Excel 2016 और पुराने वर्जन) में Slicer को एडजस्ट कर सकते हैं। Note: इसे एडजस्ट और आकार बदलने के लिए Slicer के कोने का चयन करें और दबाए रखें। • यदि आप एक Slicer को एक से jayada PivotTable से कनेक्ट करना चाहते हैं, तो Slicer > Report Connections > पर जाएं, PivotTables को शामिल करने के लिए चेक करें, फिर Ok पर क्लिक करें| Note: Slicer को केवल PivotTables से जोड़ा जा सकता है जो समान data source शेयर करते हैं। स्लाइसर घटक (Slicer components) Slicer आमतौर पर निम्नलिखित घटकों को प्रदर्शित करता है: 1. Slicer Header Slicer में आइटम की केटेगरी को इंगित करता है। 2. फ़िल्टरिंग बटन जो सिलेक्ट नहीं है, यह दर्शाता है कि आइटम फ़िल्टर में शामिल नहीं है। 3. फ़िल्टरिंग बटन जिसे सिलेक्ट किया गया है, यह दर्शाता है कि आइटम फ़िल्टर में शामिल है। 4. Clear filter बटन स्लासर में सभी items का चयन करके फ़िल्टर को हटा देता है। 5. स्क्रॉल बार स्क्रॉलिंग करता है जब Slicer में presently दिखाई देने वाले आइटम्स एक से jayada होते हैं। 6. Border moving और resizing controls से आप Slicer के आकार और place को बदल सकते हैं।

एक्सेल में Slicer का प्रयोग कैसे करें| एक्सेल में Slicer का प्रयोग कैसे करें| (How to use Slicer in Excel) Slicer एक Visual Filter हैं या Interactive Button हैं। जो आपको यह देखने की अनुमति देते हैं कि पिवट टेबल के भीतर कौन से आइटम चुने गए हैं। Slicer का use करके, आप अपने इच्छित Data Types पर क्लिक करके अपने डेटा (Table,Pivot Table, Pivot chart) को फ़िल्टर कर सकते हैं। आप एक्सेल में जल्दी और आसानी से पिवट टेबल को फ़िल्टर करने के लिए स्लाइसर इन्सर्ट कर सकते हैं। Slicer बटन प्रदान करते हैं जिन्हें आप Filter Table या PivotTables पर क्लिक कर सकते हैं। quick filtering के अलावा, Slicer current filtering state को भी इंगित करते हैं, जिससे यह समझना आसान हो जाता है कि presently वास्तव में क्या प्रदर्शित किया गया है।आप Table और PivotTable में डेटा फ़िल्टर करने के लिए Slicer का use आसानी से कर सकते हैं|

Conditional Formatting को हटाने के लिए: • उन cells का चयन करें जिनसे आप Conditional Formatting को हटाना चाहते हैं। • Home –> Conditional Formatting –> Clear Rules –> Clear Rules from Selected Cells • यदि आप संपूर्ण workbook से Conditional Formatting हटाना चाहते हैं, तो Clear Rules from Entire Sheet चुनें।

नोट: यदि आप 5 या 5 से jayada वैल्यू को हाइलाइट करना चाहते हैं, तो आपको मापदंड के साथ फिर से Conditional Formatting लागू करना होगा – Equal To”। स्पेसिफाय वैल्यू से कम नंबर वाले Cells को Highlight करने के लिए इसी प्रोसेस का पालन करें| 3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट करें (Highlighting Top/Bottom 10 (or 10%)) Excel में Conditional Formatting डेटा सेट से top 10 items या top 10% की पहचान कर सकता है। यह उन स्थितियों में मददगार हो सकता है जहां आप बिक्री के आंकड़ों में टॉप उम्मीदवारों का स्कोर या टॉप वैल्यू जल्दी देखना चाहते हैं। इसी तरह, आप किसी डेटासेट में Bottom 10 Items या Bottom 10% की पहचान भी कर सकते हैं। • संपूर्ण डेटासेट का चयन करें। • Home –> Conditional Formatting –> Top/Bottom Rules –> Top 10 Items (or %) / Bottom 10 Items (or %). • आपके द्वारा चुने गए विकल्प के आधार पर, यह डायलॉग बॉक्स ओपन करेगा मान लें कि आपने Top 10 itmes का चयन किया है, तो यह Top 10 items डायलॉग बॉक्स खोलेगा जैसा कि नीचे दिखाया गया है: • इसी के साथ दाई ओर स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं। • अंत में Ok पर क्लिक करें| • यह चयनित डेटासेट में Top 10 Items को तुरंत highlight करेगा। ध्यान दें कि यह केवल उन Cells के लिए काम करता है जिनमें इसका संख्यात्मक मान है। • इसके अलावा, यदि आपके डेटासेट में 10 से कम सेल हैं, और आप टॉप 10 आइटम / बॉटम 10 आइटम को हाइलाइट करने के विकल्प चुनते हैं, तो सभी सेल हाइलाइट हो जाएंगे। 4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट करना (Search and Highlight Data using Conditional Formatting) यह Conditional Formatting का थोड़ा एडवांस use है। मान लें कि आपके पास नीचे दिए गए Products Name, Sales Rep, और Geography के साथ एक डेटासेट है। सेल C2 में एक स्ट्रिंग टाइप करना है, और यदि यह किसी भी सेल में डेटा के साथ मेल खाता है, तो इसे हाइलाइट किया जाना चाहिए। • डेटासेट का चयन करें। • Home –> Conditional Formatting -> New Rule (Keyboard Shortcut – Alt + O + D) • New Formatting Rule डायलॉग बॉक्स में, Use a formula to determine which cells to format’ विकल्प का चयन करें | • Edit the Rule Description’ section फ़ील्ड में निम्नलिखित फार्मूला recorded करें| =AND($C$2<>””,$C$2=B5) • उस फॉर्मेट को सेट करें जिसे आप उन सेल पर लागू करना चाहते हैं ऐसा करने के लिए, Format बटन पर क्लिक करें। यह format cell डायलॉग बॉक्स खोलेगा, जहाँ आप फॉर्मेट चुन सकते हैं। • अंत में Ok पर क्लिक करें| • बस! अब जब आप सेल C2 में कुछ भी recorded करते हैं, तो यह सभी मिलान cells को highlight करेगा। 5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को हटाना (How to Remove Conditional Formatting in Excel) एक बार लागू होने के बाद, Conditional Formatting तब तक बनी रहती है जब तक आप इसे मैन्युअल रूप से नहीं हटाते|

• डुप्लिकेट वैल्यूज़ डायलॉग बॉक्स में OK पर क्लिक करें| • यह सिलेक्टेड डेटा सेट में डुप्लिकेट होने वाली सभी सेल्स को तुरंत Highlight करेगा। 2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट करें (Highlight Cells with Value Greater/Less than a Number) आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन Cells को हाइलाइट करने के लिए कर सकते हैं जिनमें स्पेसिफिक वैल्यू से jayada / कम वैल्यू होती हैं। For example, 50 से jayada नंबर वाले Cells को Highlight करना या 50 से कम नंबर वाले Cells को Highlight करना। • संपूर्ण डेटासेट का चयन करें। • Home –> Conditional Formatting –> Highlighting Cell Rules –> Greater Than.. / Less Than.. • आपके द्वारा चुने गए विकल्प (greater than or less than) के आधार पर, एक डायलॉग बॉक्स ओपन होगा बाईं ओर फ़ील्ड में Format cells that are GREATER THEN: बॉक्स में, नंबर इंटर करें। इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में आप जिस कलर से सेल को Highlight करना चाहते है वह चुने| • इसी के साथ दाई और स्थित फील्ड With: में उन Cells पर लागू होने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाय करें जो कंडीशन को पूरा करते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप कर सकते हैं या कस्टम फॉर्मेट विकल्प का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट को स्पेसिफाय कर सकते हैं। • अंत में Ok पर क्लिक करें| • यह तुरंत डेटासेट में 5 से jayada वैल्यू वाले सभी सेल को हाइलाइट करेगा।

एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग एक्सेल में कंडीशनल फोर्मेटिंग का प्रयोग (Conditional Formatting in Excel) एक्सेल में Conditional Formatting आपको सेल की वैल्यू के आधार पर एक निश्चित कलर के साथ Cells को Highlight करने का कार्य करता है| Conditional Formatting एक्सेल स्प्रेडशीट में सबसे सरल लेकिन शक्तिशाली विशेषताओं में से एक है। जैसा कि नाम से पता चलता है, आप एक्सेल में Conditional Formatting का use उन cells को highlight करने के लिए कर सकते हैं जो specified condition को पूरा करते हैं। Conditional Formatting एक्सेल की एक बहुत ही अच्छी विशेषता है जो आपको सेल में फोर्मेटिंग लागू करने की अनुमति देता है इसका use mostly स्प्रेडशीट में स्टोर डेटा और सूचनाओं को Highlight करने, या अंतर करने के लिए color based formatting के रूप में use किया जाता है। इस पोस्ट में आपको Conditional Formatting से सम्बंधित कुछ उदाहरण दिए गए है जिससे आप Conditional Formatting को बहुत ही अच्छे से समझ सकते है- 1. डुप्लिकेट सेल को कैसे पहचानें 2. Greater then or less then नम्बर की सेल को हाईलाइट कैसे करें 3. टॉप / बॉटम 10 नंबर को हाईलाइट कैसे करें 4. डाटा को सर्च करके हाईलाइट कैसे करें 5. वर्कबुक से कंडीशनल फोर्मेटिंग को कैसे हटाये MS Excel का हमने एक विडियो तैयार किया है यह विडियो आपको MS Excel को समझने में मदद करेगा इसमें हमने MS Excel में Conditional Formatting को समझाया है- 1. डुप्लिकेट सेल को पहचानें (Identify Duplicates cells) Excel में Conditional Formatting का use डेटासेट में डुप्लिकेट की पहचान करने के लिए किया जा सकता है। • उस डेटासेट का चयन करें जिसमें आप डुप्लिकेट को हाइलाइट करना चाहते हैं। • Home Tab -> Conditional Formatting -> Highlighting Cell Rules –> Duplicate Values • Duplicate Values डायलॉग बॉक्स में, सुनिश्चित करें कि बाईं ड्रॉप डाउन बॉक्स में Duplicate सिलेक्ट किया गया है। आप सही ड्रॉप डाउन का use करके लागू किए जाने वाले फॉर्मेट को स्पेसिफाए कर सकते हैं। कुछ मौजूदा फॉर्मेट हैं जिनका use आप Custom Format option का use करके अपने स्वयं के फॉर्मेट बनाने के लिए कर सकते हैं या स्पेसिफाए कर सकते हैं।

• =YEARFRAC(A2,B2)*12 • यह आपको दशमलव में महीने देगा। • यदि आप केवल कम्पलीट महीनों की संख्या प्राप्त करना चाहते हैं, तो आप उपरोक्त सूत्र में INT का प्रयोग कर सकते है| • =INT(YEARFRAC(A2,B2)*12) • DatedIF फ़ंक्शन और YEARFRAC फ़ंक्शन के बीच एक और बड़ा अंतर यह है कि YEARFRAC फ़ंक्शन महीने की शुरुआत के रूप में Start date पर विचार करेगा। For example, यदि Start Date 01 जनवरी है और Last Date 31 जनवरी है, तो उपरोक्त सूत्र से result 1 होगा|

= DATEDIF (A2, B2, “D”) • उपर्युक्त फंक्शन आपको केवल दो तिथियों के बीच के कुल दिनों की संख्या देगा। • Using YEARFRAC Function (Get Total Months between Two Dates) • YEARFRAC फ़ंक्शन का use करके दो तिथियों के बीच महीनों की संख्या प्राप्त करने का एक और तरीका है। YEARFRAC फ़ंक्शन इनपुट आर्गुमेंट के रूप में Start date और Last date लेगा और यह आपको इन दो तिथियों के दौरान वर्षों की संख्या देगा। • DatedIF फ़ंक्शन के विपरीत, YEARFRAC फ़ंक्शन आपको दो तिथियों के बीच एक साल बीतने की स्थिति में दशमलव में मान देगा। • For example, यदि मेरी Start Date 01 जनवरी 2020 है और Last Date 31 जनवरी 2020 है, तो YEARFRAC फ़ंक्शन का result 0.833 होगा। वर्ष मान होने के बाद, आप इसे 12 से गुणा करके महीने का मान प्राप्त कर सकते हैं। • मान लीजिए कि आपके पास नीचे दिखाए अनुसार डेटासेट है और आप Start date और last date के बीच महीनों की संख्या प्राप्त करना चाहते हैं।