SIBMED DIGITAL

Готовим новый проект 🐣

20-21 ноября я в Красноярске. На площадке Сибирского федерального университета проводится II Всероссийская конференция «Территория цифрового РОСТа». Обсудим важные и актуальные вопросы цифровой трансформации университетов. Мое выступление: 21 ноября в 12:40 «Цифровые решения в университет: польза или вред?» В своем докладе покажу и расскажу о цифровых решениях, которые позволяют в короткие сроки достичь заметных результатов. тцроста.рф

🗣️Обмен опытом бесспорно важен: укрепление сотрудничества и налаживание общение для решения схожих задач. Спасибо коллегам из РНИМУ им Н.И. Пирогова🫶

Запускаем новый программно-аппаратный комплекс.

1С и СКУД - интеграция возможна? ДА Назначение прав доступа к различным ресурсам и информационным системам работает в университете с 2021 года. Конечно, плюсы несомненно заметные, права назначаются на основании шаблонов для сотрудников и студентов и исключают дополнительные трудозатраты со стороны службы IT. В системах 1С огромное количество документов проводятся каждый день: приказы на прием/увольнение, кадровые переводы, зачисление/отчисление студентов, заселение и выселение из общежитий и т.д. Почему бы не автоматизировать процесс доступа в корпуса и общежития на основании имеющихся верифицированный данных? 1С и СКУД - две системы, которые могут и знают как общаться между собой по API. Изменение движения документов в 1С изменяют и права пользователей. Это автоматически передается в СКУД. При этом у сотрудников появляется доступ в нужные корпуса с даты трудоустройства по пропуску, у студента с даты зачисления или приказа о заселении в общежития. Также и наоборот - ответственные сотрудники проводят документ об увольнении или отчислении/выселении - доступ в корпуса/общежития сразу ограничивается. Удобно - да. Вся информация, необходимая по сотруднику/студенту - доступна в виде отчетов в 1С. Также предусмотрена возможность информирования ответственных подразделения или сотрудников/студентов по электронной почте или смс. Готовимся к запуску.

Командировки в «Цифре» И так, мы подошли к внедрению еще одного важного и сложного процесса в нашем университете - командировки. Для того чтобы поехать в командировку сейчас, все сотрудники должны создать документ «Решение о командировании». Сейчас: Каждый работник заходит в 1С:БГУ, и заполняет документ «Решение о командировании», далее создается электронный документ и подписывается электронной подписью в соответствии с методическими рекомендациями (Приказ Минфина России #61н от 15 апреля 2021 г). Так мы вели процесс более года. Что нас сподвигло к изменению процесса командирования: 📌Удобство для пользователя. Многие работники не готовы к работе с 1С:БГУ - еще одна новая система, незнакомый функционал, особенно когда ездишь в командировки не часто 📌Документ «Решение о командировании» в 1С:БГУ проходил несколько циклов подписания. Все изменения, производимые в электронном документе, аннулировали ранее проставленные электронные подписи - фактически один и тот же документ подписывался два раза. 📌Отсутствие оперативной информации о состоянии процесса согласования и подписания документа «Решение о командировании», наличии приказа о командировании и факта перечисления аванса. Основная цель, которую мы преследовали, сделать просто и удобно, чтобы каждый работник нашего университета больше не испытывал стресс при оформлении командировки. Как мы изменили этот процесс: 📌Командирующий создает заявление о командировании в своем личном кабинете (lk.ssmu.ru). На основании этого заявления создается документ «Решение о командировании» в 1С:БГУ автоматически. Все статусы документа «Решение о командировании» доступны в личном кабинете сотрудника. 📌Электронный документ согласовывается и подписывается простой ЭП в 1С:Документообороте. 📌Итоговый документ «Решение о командировании» подписывается руководителем в 1С:БГУ. 📌Автоматически создается документ «Командировка» в 1С:ЗКГУ 📌Электронный приказ о командировании отправляется в личный кабинет сотрудника на ознакомление. 📌Все уведомления работник получает оперативно через личный кабинет. Как любая другая система, электронные командировки требуют внедрения. Начнем этот процесс с руководителей структурных подразделений. Какие улучшения мы видим: 📌Сотрудник работает в личном кабинете с привычным интерфейсом. 📌Оперативное уведомление работников. 📌Упрощен процесс согласования и подписания документа «Решение о командировании». 📌В 1С:БГУ работают только бухгалтерия и управление кадрами, что соответсвенно сокращает количество ошибок. 📌Скорость оформления командировки. #электронныекомандировки

Внедрение системы учета локальных нормативных актов Мы начинаем внедрение системы учета локальных нормативных актов. Думаю, каждый из вас сталкивался, когда нужно быстро найти приказ со всеми изменениями. И тут начинается проблема: пытаешься вспомнить примерные даты и названия документов. Всегда понимаешь, что это может быть не полный перечень нужных приказов. В прошлую пятницу провели первое обучение сотрудников нашего университета по работе в новой системе на базе 1С:Документооборот. Удивительно, что интерес проявили многие, хотя уже конец года и важных и неотложных дел становится все больше. Очень важна заинтересованность сотрудников, которые непосредственно будут работать в новой системе. Уже установлена дата перехода на новую систему. Что это означает? Все новые приказы и распоряжения с указанной даты должны быть оформлены по новым правилам в структурированной виде. Все изменения в приказах также оформляются в новой системе. Мы специально предусмотрели возможность сделать структурированный документ для уже утвержденного и подписанного приказа/распоряжения. Для этого необходимо оформить документ по новым правилам и присоединить к карточке подписанного приказа/распоряжения. Это позволяет сформировать единую базу связанных между собой документов. Еще одна особенность системы - сформированный итоговый документ, и для всех измененных пунктов есть ссылки на приказы, которые их изменяют. И так (процесс внедрения): 📌Проводим серию обучения. 📌Вводим систему в тестовую эксплуатацию. 📌Собираем замечания и предложения. 📌Назначаем ответственных лиц. 📌Пишем инструкции. 📌Вводим в промышленную эксплуатацию. #электронныедокументы #внедрение

ЭДО Продолжаю рассказывать, как у нас обстоят дела с переходом электронного документооборота на новую версию. Прошло уже почти три месяца, как мы запустили перенос данных с 1С:Документооборот 2.1 на 1С:Документооборот 3.0. Планировали, что процесс пройдет быстро, так как было проделано много предварительной работы: приведены в порядок справочники, определили те документы, которые переносим. В результате, каждый день мы наблюдали, что сроки переноса все увеличиваются и увеличиваются. Немного переживала. Теперь мы на финишной прямой: все данные перенесены. Ежедневно идет текущая синхронизация. ❗️На что стоит обратить внимание. В новой версии Документооборота 3.0 появилась еще одна задача: у каждого внутреннего документа должен быть свой маршрут согласования. Как у нас было: внутренний документ «Служебная записка» мог пойти по одному из 14 маршрутов согласования в зависимости от целей инициатора. Теперь нам необходимо переосмыслить этот процесс и прийти к формированию этого документа с учетом всех возможных условий (настроить комплексный процесс согласования). Также обстоят дела и с договорами. Как мы планируем запуск новой версии документооборота в университете: 📌Делаем последние настройки системы. 📌Подготавливаем инструкции для пользователей и размещаем их на нашем портале 1c-book.ssmu.ru 📌Проводим обучения сотрудников. 📌Устанавливаем дату «Х» и начинаем работать в новой системе. Параллельно переносим весь разработанный функционал с предыдущей версии. Обязательно делаем акцент на техподдержку: в первое время будет много вопросов от пользователей. Конечно, они со временем кратно уменьшатся. Но первоначально будем стараться помочь каждому в кратчайшие сроки. #документооборот

Сегодня на пленарной дискуссии на Всероссийском форуме «Медицинские университеты в Приоритете 2030» в г.Нижнем Новгороде обсудили актуальную тему цифровой трансформации в университетах. В СибГМУ мы завершили построение сервисной модели университета - основное взаимодействие с целевой аудиторией (абитуриенты, студенты, сотрудники, внешние пользователи) осуществляется через систему личных кабинетов. На сессии представила уникальный и интересный проект: цифровой двойник абитуриента. Подробнее в презентации 👇

Всероссийский форум «Медицинские университеты в Приоритете». г. Нижний Новгород 📆 30 сентября ✔️ 10.00-11.00 Пленарное заседание «Роль программы Приоритет 2030 в стратегическом развитии медицинского образования в России», Евгений Куликов, ректор СибГМУ ✔️ 12.00-13.30 Панельная сессия «Цифровая трансформация в медицинских университетах», Александра Шмырина, начальник управления цифровых технологий СибГМУ ✔️ 12.00-13.30 Панельная сессия «Создание и выпуск своего продукта: миф или реальность», Иван Толмачев, руководитель Научно-технологического центра «Цифровая медицина и киберфизика» СибГМУ ✔️ 12.00-13.30 Круглый стол «Университеты в информационном пространстве», Олеся Воробьева, начальник управления по связям с общественностью СибГМУ ✔️ 14.30-15.30 Экспертная дискуссия «Медицинские университеты в программе Приоритет 2030 трансформация вуза: опыт, ошибки и победы», Евгений Куликов, ректор СибГМУ ✔️ 15.40-16.40 Панельная дискуссия «Проектная деятельность в медицинском университете: достижения и точки роста», Антон Дмитриев, начальник управления проектов и программ СибГМУ. 📆 1 октября ✔️ 10.00-11.30 Панельная сессия «Стратегии развития практико-ориентированного обучения и кадрового потенциала в современном университете», Александра Мелентьева, декан фармацевтического факультета СибГМУ ✔️ 13.30-15.00 Дискуссия «Стратегические проекты в медицинских университетах, лучшие практики», Ольга Федорова, проректор по научной работе и последипломной подготовке СибГМУ. #Приоритет2030

Доброго времени суток, уважаемые коллеги! Завтра выступаю в Уфе с докладом «Создание маркетлейса программ университета» на конференции "Дополнительное профессиональное образование: реальность и перспективы. Современные подходы к подготовки кадров в сфере ДПО". Будет он-лайн трансляция. Присоединяйтесь! Даты проведения: 20 - 21 сентября 2024 Локации: 20 сентября начало в 10:00 (вр. местное) УГНТУ, г. Уфа, ул. Космонавтов, 1 21 сентября начало в 10:00 (вр. местное) Межвузовский студенческий кампус, г. Уфа, ул. Заки Валиди, д. 32/2. Ссылка для регистрации: https://ipkoil.ru/conferences/2024/reality-and-prospects/

Электронная подпись (ЭП) Один из полезных функционалов в 1С:Документооборот - это возможность использования электронной подписи. В СибГМУ мы уже несколько лет подписываем общеуниверситетские локальные нормативные акты усиленной квалифицированной подписью (Об ЭП здесь 👉Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 N63) Но это один из примеров использования ЭП. Сейчас этот инструмент используется повсеместно во многих информационных системах. Вместе с этим возникает задача получения сотрудниками ЭП. И это, на самом деле, с одной стороны простой процесс, а с другой - вызывающий много вопросов и конфликтных ситуаций. Для первоначального получения ЭП необходимо: 1. Пакет документов; 2. Справка с места работы - с этой задачей нам помогает справится Инфомат (у нас он реализован, посты о нем выше👆🏼 ); 3. Оформление заявки в удостоверяющем центре (в нашем случае - это Казначейство); 4. Подтверждение своей личности в удостоверяющем центре; 5. Получение ЭП и запись на носитель. Для продления ЭП все гораздо проще (это можно сделать только до момента окончания срока действия ЭП): 1. Справка с места работы; 2. Получение ЭП и запись на носитель. С чем столкнулись: ❗️Пользователи не отслеживают срок действия ЭП, вообще. В результате мы всегда попадаем в ситуацию #1: первоначальный выпуск ЭП. А это время, порядка двух недель, возмущение, просрочки подписания и т.д. Для решения этой проблемы сделали функционал в 1С:ЗКГУ, где вносим данные о сроках действия ЭП. Система автоматически шлет сотруднику на почту и в смс уведомления за месяц до окончания ЭП. ❗️Это сигнал к тому, что нужно предпринять действия (ситуация #2) для перевыпуска ЭП до момента окончания срока ее действия. Теперь ответственность сотрудника прийти и перевыпустить ЭП. Да, просто, но очень эффективно!

Ссылка на запись вебинара 👇 https://disk.yandex.ru/i/Q7fyEeeYlWsdMw

❗️Сегодня в 10:00 мск начинаем Ссылка 👇 https://my.mts-link.ru/j/3952709/164601922

Итоги цифровизации за 2023 год В понедельник на Ученом совете обсудили важную и интересную тему о цифровизации СибГМУ: какие результаты достигнуты и куда мы движемся дальше. С 2021 года мы строим единую цифровую экосистему университета. Что сделано за последний год: 📌Система личных кабинетов. 📌Электронные сервисы выдачи справок, в том числе с ЭП. 📌Электронное портфолио студента. 📌Электронное заявление на согласование опубликование статьи. 📌Электронный сервис подбора персонала. 📌Панель руководителя: различные управленческие показатели и их динамика в разрезе университета, факультетов и кафедр. 📌Показатели эффективности сотрудников. 📌Внутреннее обучение сотрудников - автоматическое подписание на циклы в moodle, в том числе отслеживание активности прохождения обучения. 📌Электронный сервис «Переводы и восстановления». 📌Модуль в 1С «Распределение нагрузки преподавателей». 📌Установлены 3 инфомата для выдачи оригиналов справок для сотрудников и студентов - выдано более 3000 справок. Студенты не обращаются за получением справки в деканаты, а получают их в инфомате. Это экономит время и студентов, и сотрудников деканата. Очень скоро мы запустим долгожданный сервис ❗️Электронные командировки, где сотрудники смогут легко и быстро оформить заявку на командировку, получить в личном кабинете результаты согласования и копию приказа о командировании. В этом году у нас несколько сложных и интересных проектов. Один из них - это автоматизированное составление расписания. Для нас это вдвойне сложней - мы медвуз со своими ограничениями. Этот проект позволит нам упростить процесс составления расписания, сделать его понятным и прозрачным для всех участников, оценить загрузку аудиторного фонда и т д Еще один из уникальных проектов - это цифровые двойники. Мы начали с абитуриентов. Планируем в этом году построить математические модели на основе различных данных для привлечения школьников в медицину. Также в разработке проект по индивидуальным траекториям: через личный кабинет студент сможет выбрать одно из направлений углубленного изучения дисциплин или интересующие его элективы и факультативы. В 1С такие студенты будут объединены в виртуальные группы для дальнейшей возможности составления персонального календаря студента. Для учета и оптимизации поиска внутренних локальных нормативных документов разработан модуль в 1С: Документооборот, где пользователи в структурированной виде создают нормативные акты, а система автоматически собирает итоговую версию документа со всеми изменениями. Такие документы для удобства использования будут доступны в личном кабинете сотрудника. Параллельно в этом году делаем переход на новую версию 1С:Документооборот 3.0 и планируем интеграцию с сервисом «Госключ».

Вебинар «Система учета и обновления локальных нормативных документов. Актуальная версия приказа со всеми изменениями - легко!» 6 сентября 2024 в 10:00 мск Ссылка для регистрации👇 https://my.mts-link.ru/j/3952709/164601922 В компаниях с высоким уровнем управленческой организации часто существует множество ценных документов, знание и использование которых значительно упрощают выполнение задач, в том числе для задач редко встречающихся. Однако отделы, ответственные за поддержание такой документации в актуальном состоянии, нередко сталкиваются с тем, что их труд остается невостребованным — сотрудники попросту не читают обновления. Основная проблема - как собрать из множества изменений действующую редакцию документа и правильно ею воспользоваться. Все эти задачи мы успешно решили, создав на базе системы электронного документооборота нашего университета следующие инструменты: 📌Структурированные шаблоны для создания и ретроввода документов. 📌Систему согласования, подписания и назначения ответственных за документы. 📌Отображение действующей версии документов на сайте и в личном кабинете сотрудника. В планах: 📌Разработка автоматизированного рабочего места (АРМ) для быстрой корректировки документов. 📌Интеграция правовой базы знаний организации с Telegram-ботом для оперативного получения обоснованных ответов на основе нормативных актов с применением искусственного интеллекта.

Личная страница сотрудника на сайте СибГМУ Поддержка в актуальном состоянии персональных страниц сотрудников - задача всегда трудозатратная и вызывающая много сложностей. Делегировать отслеживать страницы сотрудников на руководителей подразделений тоже идея так себе. Это будет выполняться в ручную и с большой задержкой. В процессе создания нового сайта мы решили, чтобы все данные будем брать с внутренних информационных систем. Данные там проверенные и актуальные, постоянно обновляется в паспортная часть: ФИО, должность, звания, телефон подразделения, электронная почта и т.д. Еще одной проблемой стала наполняемость персональной страницы сотрудника. Думаю, у всех существует проблема, что информация о научных достижениях сотрудниках заполняется один раз при создании страницы. Далее информация не обновляется. Мы решили эту задачу! С 2021 года сотрудники ведут личное портфолио в своих личных кабинетах. Конечно, часть данных вносится ответственными подразделениями, часть - непосредственно самими сотрудниками. Из всей этой информации генерируется научный отчет кафедры- что очень удобно. Раньше его формировали вручную. Теперь завкафедры может в любой момент времени сделать такой отчет из системы 1С. Личное портфолио сотрудника автоматически также попадает на его персональную страницу на нашем официальном сайте. Какие плюсы мы для себя выделили: 📌Вся верифицированная первичная информация храниться в наших внутренних системах. При необходимости обновляется ответственными подразделениями. 📌Данные отображаются и в личном кабинете сотрудника, и на персональной страницы сотрудника на официальном сайте. 📌Мы всегда уверены в том, что информация достоверна. 📌Нет необходимости ручных правок. Простые и сложные вещи 🙂